Las primeras búsquedas que realices en DocuWare serán por palabras o términos concretos. De este modo, al introducir un nombre propio de un empleado o empresa, así como el de un departamento concreto, accederás a todos los documentos relacionados con ese término. ¿No habrá un sistema mejor para hacer búsquedas? (respuesta: sí, los operadores de búsqueda).
El uso de búsquedas «estándares» puede ser adecuado en un primer momento, cuando todavía no haya demasiados documentos digitalizados. Pero, a medida que avance el tiempo y el sistema contenga cientos o miles de documentos más, localizar lo que se busca sólo con palabras concretas puede convertirse en un proceso largo.
Para ello es mejor acostumbrarse a usar operadores de búsqueda en este sistema de gestión documental con los que acotar y definir mejor la búsqueda. Es mucho mejor indicar que se buscan los documentos que contienen al mismo tiempo dos términos de búsqueda que indicarlos sin más y tener que ir revisando los resultados uno a uno descartando todos los no válidos hasta encontrar el adecuado.
Cuando se busque un texto concreto que incluya las palabras AND, OR las comillas ‘»‘ o el signo de interrogación de cierre ‘?’ deben escribirse entre comillas. Por ejemplo, si se busca la cadena ‘night and day’, debe escribirse así:
«night and day»
Si lo que se desea es localizar los documentos que contengan tanto la palabra ‘night’ como ‘day’, debe escribirse de este otro modo, usando uno de los operadores de búsqueda («AND»):
night AND day
Por otro lado, si la intención de la búsqueda es mostrar los documentos que contengan la palabra ‘night’ o la palabra ‘day’, entonces el término de búsqueda será éste:
night OR day
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Si se quiere localizar un texto que contenga comillas, habrá que añadir el carácter ‘\’ antes de cada comilla para que DocuWare sepa que esa comilla es literal, y que no está indicando el comienzo de un bloque de texto. Por ejemplo, si se busca el texto ‘Indicado como «Oferta»‘, habrá que especificarlo así:
Indicado como \»Oferta\»
Y lo mismo sucede con la interrogación de cierre. Si se busca la cadena ‘Ejemplo?123’, podrá hacerse de uno de estos dos modos:
Ejemplo\?123
o
«Ejemplo?123»
Y también con la propia barra inversa, que se especificará como \\ o los paréntesis, que deberán ir prececidos de la barra \( y \) o entre comillas dobles «Listado de proveedores (España)».
| Operador | Texto a escribir | Resultado |
|---|---|---|
| AND | *Luque* AND *Manuel* | Busca todos los documentos que contienen tanto ‘Luque’ como ‘Manuel’ |
| OR | *Luque* OR *Delgado* | Busca todos los documentos que contienen ‘Luque’ o ‘Manuel’ |
| NOT | NOT *Luque* | Busca todos los documentos que no contienen ‘Luque’ |
| EMPTY() | EMPTY() | Busca todos los documentos donde el campo de índice correspondiente está vacío |
| NOTEMPTY() | NOTEMPTY() | Busca todos los documentos donde el campo de índice correspondiente no está vacío |
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