En las empresas donde se manejan grandes cantidades de documentos, es muy importante que los datos que se ingresan sean correctos y estén bien organizados. Esto ayuda a evitar errores que pueden ser costosos y a que los procesos sean más eficientes. Para facilitar esto, DocuWare ofrece una herramienta llamada DocuWare Validation.
¿Qué es DocuWare Validation?
DocuWare Validation es un sistema que revisa los datos que se ingresan al guardar un documento, para asegurarse de que sean correctos antes de almacenarlo en el sistema. Funciona como un filtro que compara esos datos con reglas que se configuran según las necesidades de la empresa. Si un dato no cumple con esas reglas, el documento no se guarda y el usuario recibe un aviso para corregir la información.
Por ejemplo, se puede programar para que no acepte fechas que sean anteriores al día actual o que ciertos valores no excedan un límite máximo permitido. También puede verificar información consultando otras fuentes de datos, como un sistema de clientes (CRM), para comprobar que un número de cliente coincida con un nombre específico.
¿Cómo funciona DocuWare Validation?
La validación sucede en el momento en que se intenta guardar o actualizar un documento. DocuWare revisa cada dato importante y lo compara con las reglas establecidas. Si algún dato no es correcto, informa al usuario en ese momento para que pueda hacer la corrección.
¿Quieres saber más?
Las reglas pueden ser muy simples o complejas, y los técnicos pueden adaptarlas para que hagan exactamente lo que la empresa necesita. Algunas validaciones comunes son:
- Comprobar que las fechas sean correctas y estén dentro de un rango permitido.
- Verificar que los números o cantidades no superen ni queden por debajo de ciertos valores.
- Asegurarse de que ciertos datos estén relacionados de manera lógica, por ejemplo que un número de cliente coincida con el nombre correspondiente.
- Consultar sistemas externos para validar que los datos son verdaderos y actuales.
Tecnología detrás de la validación
Una innovación importante en DocuWare Validation es que ahora funciona a través de un servicio web específico para cada cliente. Esto significa que la validación se realiza usando un sistema conectado a través de una API estándar llamada REST. Las principales ventajas que tiene esto son importantes. En primer lugar, que la lógica de validación no está dentro de DocuWare, sino que se maneja en un sistema aparte, diseñado y mantenido por la empresa o sus socios tecnológicos.
Además, que cada vez que se guarda o actualiza un documento, DocuWare envía los datos a este servicio para su revisión y espera la respuesta antes de continuar. También es interesante que el sistema de validación puede desarrollarse en el lenguaje de programación que prefiera el equipo técnico, como C#, Java, Python o cualquier otro. Y, por último, que puede funcionae tanto en instalaciones locales como en la nube. Cualquier empresa que use DocuWare, no importa qué opción de DocuWare utilice (On-premises o Cloud), puede usar esta validación automatizada.
Cómo se configura
Para activarlo, los responsables de TI o administración deben configurar DocuWare para que llame a ese servicio de validación cuando se guarden los documentos. Esto se hace en la configuración de DocuWare, definiendo qué datos deben ser validados y cómo se conectará el sistema de validación externa.
Es un proceso que requiere conocimiento técnico para asegurar que las reglas y la conexión funcionen correctamente, pero una vez configurado, ofrece grandes ventajas para toda la empresa.
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Un ejemplo de uso
Supongamos que una empresa gestiona facturas y quiere asegurarse de que la fecha de la factura no sea futura ni mayor a 30 días desde la fecha actual y también que el número de cliente ingresado coincida con el que aparece en su sistema de clientes (CRM).
Cuando un empleado intenta guardar una factura, DocuWare envía estos datos al servicio de validación. Si la fecha o el número de cliente no cumplen las reglas, el sistema mostrará un mensaje explicando el error, para que se pueda corregir antes de guardar.
Integración con herramientas modernas
Gracias a que usa una API estándar, el servicio de validación puede integrarse con sistemas de desarrollo y despliegue modernos como Jenkins, Azure DevOps o contenedores Docker. Así, el equipo técnico puede actualizar o mejorar las reglas sin afectar el uso normal de la plataforma DocuWare.
DocuWare Validation es una herramienta esencial para mejorar la calidad y seguridad de la gestión documental. Permite a las organizaciones comprobar automáticamente los datos que se ingresan, evitando errores y mejorando los procesos. Además, su arquitectura moderna y flexible hace que sea fácil de integrar y mantener.
Para los equipos de TI, ofrece una forma sencilla de estandarizar reglas complejas y garantizar que la información almacenada sea confiable y cumpla con las políticas de la empresa. Con DocuWare Validation, las empresas aseguran un repositorio documental ordenado, seguro y eficiente, apoyando su transformación digital y el cumplimiento normativo.
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