Actualmente las pymes lo tienen muy complicado para sobrevivir si no echan mano de la tecnología. No hace mucho, la tecnología más reciente sólo estaba disponible para las grandes empresas. Ahora, los precios han caído tanto que las grandes compañías como Microsoft, Oracle, IBM y SAP intentan llegar al mercado de las pequeñas empresas.
Cada vez con más frecuencia, el software está disponible a través de la web como «software como servicio» o SaaS, reemplazando a software más costoso que se debe comprar e instalar al momento.
Si acabas de abrir tu negocio, es normal que te sientas agobiado con tanta tecnología y no sepas bien como administrar tu negocio de forma eficiente y profesional. Los expertos coinciden en que hay ciertos aspectos básicos que el empresario ha de tener en cuenta:
- En el apartado hardware: Ordenadores de escritorio, ordenadores portátiles, teléfonos y dispositivos inalámbricos.
- En el apartado software: desde un simple procesador de texto a aplicaciones específicas de tu industria.
- Un servidor, que es un ordenador central que comparte datos, archivos y aplicaciones y te permitirá tanto a ti como a tus empleados acceder a Internet o usar la misma impresora.
- En el apartado redes: routers, puntos de conexión e interruptores, que conectan estaciones de trabajo y brindan funciones de seguridad, como firewalls.
Sería interesante que contaras con un consultor informático si es que no tienes ni idea de tecnología. Para encontrar uno, solicita referencias a otros dueños de empresas, o consulta con el grupo de tu industria o asociación comercial para obtener una recomendación. Algunos consultores, muchos de los cuales son dueños de pequeñas empresas, cobran por hora o día; otros cobran una tarifa plana.
Además de los aspectos básicos ya descritos, también necesitarás productos tecnológicos específicos para ayudar a que tu negocio funcione mejor. Lo que necesitas puede variar según tu sector. Por ejemplo, si tu empresa utiliza mucho papel quizás te convenga invertir en un sistema de documentación por imágenes, que te permite convertir papel en archivos electrónicos.
Casi todas las empresas se benefician de un programa de base de datos, que permiten reunir, almacenar y organizar datos, como información de contacto de sus clientes, proveedores y vendedores. Antes de realizar una inversión en un producto específico, considera las opiniones de los usuarios en foros específicos.
En lo que respecta al apartado marketing, en el mercado existen muchos programas que pueden ayudarte a cultivar relaciones con clientes. Cada vez más empresas prueban software para administrar las relaciones con los clientes, o CMR por sus siglas en inglés, que organiza la información de contacto de clientes actuales y posibles, y permite que múltiples usuarios rastreen los hábitos de compras de los clientes. Entre los programas más populares se encuentran los sistemas de administración de contactos SaaS CRM, de Salesforce.com; Dynamics CRM, de Microsoft; Maximizer, ACT y Gold-Mine.
La contabilidad también es un tema que no a muchos empresarios no se le da del todo bien. No hay nada que temer, ya que existen cientos de programas de software de contabilidad que pueden ayudarte a organizar las finanzas de tu negocio, controlar las facturas pendientes y determinar cuánto efectivo tiene disponible tu empresa.
El administrador de libros en línea que lleva la cuenta de los gastos de las empresas también te hará la vida más fácil cuando llegue la hora de declarar impuestos. Muchos propietarios de empresas usan QuickBooks, MYOB, Peachtree o Microsoft Office.
Por otro lado, el dueño de una empresa puede invertir en una tecnología sofisticada llamada software de inteligencia empresarial (BI), que reúne datos de varias áreas, como contabilidad, administración de inventario y ventas, y entrega informes y análisis. La tecnología BI puede ayudar al empresario independiente a determinar qué factores impulsan las ganancias y a determinar qué áreas de la empresa no funcionan bien. IBM Congos, Sage, SAP, MicroStrategy y SAS Institute ofrecen herramientas de BI.
