HP JetAdvantage, protección integral para entornos de impresión compartida (I)

En los entornos de impresión profesionales suele ser muy habitual recurrir al modelo de impresoras compartidas, algo comprensible ya que si elegimos correctamente un sólo dispositivo es capaz de cubrir las necesidades de grupos de trabajo relativamente grandes, pero lamentablemente no siempre cuidamos la seguridad como es debido, y eso puede tener consecuencias nada deseadas.

No, esto no quiere decir que apostar por entornos de impresión compartidos sea una mala idea, todo lo contrario, puede conseguir una reducción de costes considerable y ayudarnos incluso a agilizar el ritmo de trabajo, ya que una impresora de gama alta para grupos de 15 personas por lo general ofrece un mejor desempeño que tres de gama baja divididas en una para cada cinco personas.

Con esta idea queremos dejar claro que este tipo de entornos compartidos son positivos y buenos para la empresa, siempre que se planteen y ejecuten adecuadamente, pero presenten un importante desafío en materia de seguridad que debemos entender y al que debemos hacer frente de forma correcta para evitar problemas.

¿Qué problemas puede llegar a causar la impresión compartida?

En esencia podemos destacar tres grandes tipos de problemas:

1. Pérdida de documentos: cuando utilizamos impresoras compartidas es posible que diferentes archivos se mezclen en las colas de impresión, lo que puede facilitar que documentos confidenciales acaben cayendo en las manos equivocadas. También puede ocurrir que imprimamos algo pero nos retrasemos en ir a recogerlo, de manera que el documento queda expuesto en la bandeja de salida y podrá ser sustraído o caer en manos de personal no autorizado.
2. Confusiones y errores de impresión: esto puede generar gastos de importancia al suponer un derroche importante de recursos. Podemos entenderlo mejor con un ejemplo; uno de nuestros empleados va a imprimir etiquetas y avisa en el grupo de trabajo para que respeten su turno, pero su alerta no se oye adecuadamente y otro imprime un documento normal al mismo tiempo. El resultado será un pequeño desastre, dicho documento impreso en papel para etiquetas.
3. Ineficiencias y gastos no deseados: derivada de las dos anteriores, ya que suponen una pérdida de tiempo por parte de nuestros empleados y un malgasto de tóner y de papel. A su vez debemos tener claro que podemos quedar expuestos a sanciones y gastos adicionales a consecuencia de la pérdida de documentos importantes o con información privilegiada o reservada, además de la mala imagen o incluso pérdida de clientes que puede llegar a derivar de aquello.

Continuará…

Más información: HP.