A la hora de imprimir toda pyme tiene muy en cuenta los gastos que ello supone, y por eso es habitual intentar reducir al máximo posible la impresión a color, una realidad sobre la que queremos hacer una reflexión en este artículo.
Es importante tener claro que el color y la calidad de impresión son dos elementos fundamentales para conseguir trabajos de impresión totalmente profesionales, y que los mismos suponen una inversión importante que debemos conocer y saber utilizar.
Imprimir en color y con mayor o menor calidad afecta en primer lugar a los costes que debemos soportar en nuestro entorno de impresión, esto es evidente incluso a simple vista.
Si imprimimos todo en color y con calidad alta estaremos consumiendo una mayor cantidad de recursos, en este caso consumibles, y lo iremos notando en los gastos mensuales.
Por ello es muy posible que nos veamos tentados y que acabemos imprimiendo más en blanco y negro y recurriendo a calidades inferiores de impresión, pero debemos ser cautos y hacerlo únicamente cuando realmente sea una buena idea.
En este sentido entran en juego lo que conocemos como documentos internos y documentos externos. Ambos cumplen funciones diferentes, y por tanto debemos tenerlo en cuenta a la hora de imprimir en color y con una calidad concreta.
Los documentos internos son aquellos que se utilizarán entre trabajadores de nuestra empresa, y que por tanto no irán a parar a manos de clientes reales o potenciales.
Esto quiere decir que son aquellos que no saldrán del círculo de nuestra empresa, y que por tanto juegan un rol secundario, por así decirlo.
Dichos documentos no necesitan generar ningún tipo de impacto y tienen una función muy sencilla, así que en la mayoría de los casos podemos imprimirlos en modo borrador y con calidades inferiores, especialmente si van a tener un ciclo de vida corto.
En los documentos externos por contra debemos tener especial cuidado, ya que son aquellos que no quedan en el círculo de la empresa y que van dirigidos por tanto a personas ajenas a la misma, como clientes, por ejemplo.
Ese tipo de documentos hablan de nosotros, de nuestra empresa, transmiten al cliente cómo cuidamos y hacemos las cosas, y son por tanto una inversión clara que debemos cuidar.
Podemos entenderlo mejor con un ejemplo: cuando presentamos un proyecto impreso en color y alta calidad a un cliente estamos haciendo como dijimos una inversión, ya que con ello hacemos que la documentación sea más atractiva para el cliente y da una buena imagen de nuestra pyme, algo que puede ayudarnos a cerrar un contrato.
Sobre esta base debemos tirar de sentido común y utilizar el color y una determinada calidad de impresión sólo cuando realmente sea necesario.
Para completar el artículo os dejamos un resumen con todas las cosas que puede aportar el color a nuestros documentos:
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