No es la primera vez que hablamos sobre cómo mejorar la gestión de tu e-mail. En los casi cuatro años de vida de MuyPymes os hemos contado cómo crear filtros, cómo lo último que tenemos que hacer al llegar a nuestra oficia en comprobar nuestra bandeja de entrada, o cómo podemos escribir e-mails más productivos.
Hoy simplemente queremos contaron cinco pequeños trucos. Cinco reglas muy sencillas que lo que nos van a permitir es ahorrar tiempo (tanto para el que escribe como para el que lee), y de alguna forma, re-enfocar la relación que mantenemos con nuestro gestor de correo electrónico.
1. No envíes e-mails innecesarios
Casi todos nosotros recibimos a lo largo del día, muchos más correos electrónicos de lo que humanamente podemos procesar. Solo una pequeña parte de los e-mails que recibimos son importantes y de estos, solo unos pocos requieren nuestra atención de forma inmediata o implican una acción por nuestra parte.
Muchos acaban directamente en la carpeta de «e-mails no deseados» y muchos otros, aunque aportan cierta información, acaban siendo una pérdida de tiempo. Antes de pensar en mandar un e-mail, deberíamos plantearnos si merece la pena, si es la mejor forma de entregar la información, etc. Este planteamiento no ayudará a no enviar correos electrónicos innecesarios y nos ahorrará bastante tiempo.
2. Si tu mensaje tiene menos de diez palabras, utiliza el campo «Asunto»
Si simplemente tenemos que hacer una pregunta a nuestro interlocutor, obtener una confirmación por su parte, etc. no hace falta que empleemos un tiempo precioso en componer todo un e-mail.
El campo asunto puede ser más que suficiente para enviar la información que necesitamos obtener. Aunque puede parecer un tanto extraño, finalmente también nuestros interlocutores lo agradecerán, al no verse obligados a abrir un e-mail sin saber exactamente lo que contiene.
3. Enviar un correo electrónico no es siempre la mejor opción
Aunque hoy en día, en el mundo corporativo, se utiliza el correo electrónico para prácticamente todo tipo de comunicaciones, el e-mail no es siempre la mejor opción para según que cosas.
Por ejemplo, si existe un malentendido que conviene aclarar, una llamada telefónica de menos de tres minutos puede ser mucho más efectiva que una larguísima cadena de e-mails.
Si necesitamos una respuesta inmediata, y sobre todo, si necesitamos mantener una conversación confidencial, el e-mail desde luego, no es nuestra mejor opción.
4. Si no vamos a responder, mejor no abrir
Como es normal, la mayoría de nosotros abrimos un e-mail en cuanto «aterriza» en nuestra bandeja de entrada. Sin embargo, resulta mucho más sensato resistir la tentación y a menos que tengamos la intención de responder el e-mail o realizar una acción sobre el mismo, no abrirlo hasta que realmente tengamos tiempo para prestarle atención.
Esto nos ayudará a no «perder» ese e-mail que teníamos que responder desde esta mañana, y a comprobar de un vistazo, cuáles son los correos que tenemos que procesar.
5. Establece un horario para procesar el correo electrónico
Gestionar nuestro correo electrónico debería ser una tarea en sí misma. Más que echar un vistazo a nuestra bandeja de entrada para «ver lo que hay», deberíamos establecer un espacio cada día para dedicarnos exclusivamente a gestionar nuestro mail: responder los necesarios, revisar filtros y etiquetas, etc.
No se trata de obsesionarnos por el control, ni aspirar al «zero inbox» del que tanto hablan los blogs de productividad, sino simplemente, de aprender a agrupar tareas y ser más eficiente.
