La adopción de una política de impresión eficiente puede ayudarnos a reducir de forma sencilla y sin esfuerzo los costes de impresión. Es un primer paso importante si queremos empezar a ahorrar, y resultará especialmente efectivo en pymes y oficinas que cuenten con varios trabajadores.
Al establecer una política concreta de impresión eficiente que deberá ser seguida por todos los trabajadores estamos fijando unas reglas de «uso óptimo» del entorno de impresión, gracias a las cuales nuestros empleados tendrán claros qué deben y qué no deben hacer a la hora de imprimir.
Es una manera muy sencilla de optimizar un entorno de impresión y de empezar a ahorrar, ya que no implica ningún requisito especialmente complejo y bastaría con exponer las pautas básicas de esa política en una reunión de apenas unos minutos.
Si queréis empezar a aplicar una política de impresión eficiente y necesitáis una base sobre la que trabajar tranquilos, a continuación os damos todas las claves que debéis agrupar:
- Pensar antes de imprimir: Si podemos trabajar con comodidad en formato digital y no es imprescindible imprimir no lo haremos.
- Ajustar fuentes y calidad de impresión: Debemos concienciar a los empleados a ajustar bien los documentos y la calidad antes de imprimir. El modo borrador se debe utilizar siempre que sea posible
- Imprimir a doble cara: La impresión a doble cara también se debe utilizar siempre que sea posible ya que ayuda a reducir el consumo de papel en un 50%.
- Utilizar los modos de ahorro energético de la impresora: Estos modos están pensados para reducir el consumo de electricidad y pueden marcar una diferencia considerable en la factura de la luz.
Es recomendable además que todos los empleados tengan unas nociones básicas para la utilización y el mantenimiento básico de las impresoras, sobre todo si éstas tienen funciones específicas de seguridad y de gestión. Dedicar unas horas a la formación puede ahorrarnos muchos quebraderos de cabeza, así que tenedlo en cuenta.
