Utilizar el papel correctamente es fundamental para conseguir impresiones profesionales, y también para construir un entorno de impresión eficiente, optimizado y bien gestionado. Os recuerdo, antes de empezar, que el papel HP proviene de bosques certificados (es respetuoso con el medio ambiente) y es de alta calidad.

El primer paso para conseguir ese objetivo es tener claro que no todos los tipos de papel son iguales, y que por tanto no podemos utilizarlos de forma indiscriminada. Existen varios tipos que se dirigen a un tipo de trabajos concretos, y que por tanto dan lo mejor de sí cuando se utilizan para fines determinados.

En este artículo vamos a profundizar en esa cuestión. Os detallaremos los tipos de papel más importantes que existen actualmente, centrándonos en los más utilizados, y veremos qué uso debemos darles.

Por el principio, ¿por qué debemos conocer los tipos de papel?

Muy sencillo, porque es una parte fundamental de la impresión. Del papel depende no sólo la calidad que obtendremos al imprimir documentos e imágenes, sino también los costes que deberá soportar nuestra pyme, ya que es un consumible más, y su huella de carbono.

Si utilizamos un papel inapropiado puede que no obtengamos la calidad de impresión que realmente necesitamos, que tengamos problemas frecuentes, o que estemos incrementando de forma innecesaria los costes de impresión de nuestra empresa. Lo entenderemos mejor con un sencillo ejemplo, imagina que utilizas un papel A4 barato con un gramaje muy bajo para imprimir un documento con gráficos, y que dicho papel no absorbe bien la tinta por su extrema delgadez, el resultado final será tan malo que no podremos aprovecharlo.

Dicho esto es un buen momento para entrar a conocer los tipos de papel más utilizados:

• Papel estándar: es el que utilizamos en las tareas de impresión habitual. Sirve tanto para trabajar con documentos internos y externos como para imprimir texto e imágenes. Ofrece una buena relación calidad-precio, pero debemos buscar siempre que tenga como mínimo un peso de 80 gramos por metro cuadrado, ya que eso nos asegurará que tiene una consistencia aceptable y que aguantará perfectamente los procesos de impresión sin curvarse ni arrugarse.
• Papel reciclado: es una opción muy útil para reducir costes de impresión, aunque por razones obvias sólo debemos utilizarlo en documentos internos, aquellos que no vayan a salir del círculo de nuestra empresa. Antes de comprarlo debemos asegurarnos de que nuestra impresora podrá trabajar con él, de que es compatible, y es importante revisar que su gramaje no sea demasiado alto, que su textura sea lisa y que no presenta un acabado irregular, ya que en caso de que así sea podría producir atascos de papel.
• Papel fotográfico: se utiliza para maximizar la calidad de las imágenes y fotos que imprimimos, lo que significa que este tipo está destinado a un uso muy concreto, aunque debemos tener en cuenta algunas cosas: es el tipo de papel más caro de los tres, debe contar con una opacidad mínima, no se tiene que poder a través de él ya que de lo contrario la tinta podría atravesarlo y conseguir un resultado nefasto, y debemos valorar si preferimos papel fotográfico mate o satinado (con brillo), y en este último caso revisar el nivel brillo que presenta y que en ningún caso debe ser inferior a 90 sobre 100.
• Otros tipos de papel: en esta categoría agrupamos diferentes formatos y tipos que cubren necesidades muy concretas, como por ejemplo el papel de etiqueta, que sirve como pegatina, el de formatos A3 o A5, que tienen unas dimensiones diferentes a las del A4, y también los papeles más duros y pesados, conocidos en algunos casos como cartulinas. Antes de utilizarlos debemos tener claro es que nuestra impresora es compatible con ellos, y también debemos buscarlos en tipos con un grosor mínimo que nos asegure que podrá absorber bien la tinta y acomodar la impresión.

¿Cuándo debo utilizar cada uno de esos papeles?

Ahora que sabemos qué tipos de papel existen podemos profundizar en una cuestión muy importante, cuándo es el mejor momento para utilizar cada uno.

Vamos a establecer una división resumida pero muy clara, que os ayudará a establecer un plan de actuación eficaz y totalmente funcional con el que hacer un uso óptimo del papel en vuestra pyme.

• Trabajos de impresión estándar: nos referimos a documentos que pueden incluir sólo texto o también gráficos o imágenes como elemento secundario. Debemos utilizar papel estándar, y su gramaje idóneo es de 80 gramos por metro cuadrado.
• Flyers, diagramas y folletos: en estos casos nos encontramos con un formato que requiere de un papel más consistente. El gramaje recomendable es de 135 a 200 gramos por metro cuadrado.
• Tarjetas de visita y portadas de revistas: pasamos a un nivel superior al anterior. Para sacar adelante esos trabajos lo mejor es apostar por un papel de más de 250 gramos por metro cuadrado.
• Fotografías e imágenes de alta calidad: en estos casos debemos recurrir a papel fotográfico que tenga un buen gramaje y una opacidad suficiente (no debe ser posible ver a través de él).
• Documentos internos: para los trabajos de impresión que no vayan a salir del grupo interno de la empresa y que vayan a tener un ciclo de vida reducido el papel reciclado es la mejor opción.