Domingo , 4 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Gestionando tu empresa desde un smartphone (I)

    smartphones

    Los smartphones se han convertido en una herramienta imprescindible para emprendedores y empresarios. Porque más allá que un elemento de comunicación, los smartphones son cada vez más ordenadores personales con los que podemos gestionar varios aspectos de la vida de nuestro negocio. Tanto es así que podemos caer en la tentación de preguntarnos si realmente podríamos gestionar nuestra utilizando únicamente un smartphone.

    En MuyPymes hemos querido aceptar el reto y comprobar hasta qué punto con la ayuda de las apps podemos controlar nuestra empresa sin movernos del sillón. Para ello, hemos dividido el experimento en la siguientes categorías: Comunicación, Ofimática y Productividad, Finanzas, Marketing y Ventas, Recursos Humanos, Utilidades.

    Comunicación

    Comenzamos en primer lugar por la categoría menos problemática y más natural el smartphone: la comunicación. En este terreno las opciones que tenemos son casi infinitas. Correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, VoIP…todos estos aspectos están cubiertos gracias a aplicaciones como Gmail, Outlook, Mail, Skype, Hangouts, iMessage, Viber y tantas otras que entran dentro de esta categoría.

    Incluso desde un punto de vista más profesional encontramos soluciones como Cisco Webex o BuroVoz, una app española que nos permite realizar llamadas certificadas y válidas para su presentación ante un tribunal.

    Ofimática y productividad

    Ofimática y productividad son dos de los campos que más nos va a interesar poder gestionar desde nuestro smartphone y que creemos que al menos en parte, están bien cubiertas. En áreas como la gestión de tareas (Omnifocus, Things, Wunderlist, Todoist), la toma  y gestión de nuestras notas (Evernote, OneNote, Google Keep) y el acceso a nuestros documentos en la nube (Dropbox, Google Drive, Box.com, SugarSync, Ubuntu One, SkyDrive) no encontramos ninguna razón para no confiar en nuestro smartphone.

    La cuestión es más peliaguda en el campo ofimático. Desde luego, tenemos soluciones como Office 365, iWork o QuickOffice, pero por las características propias de estos dispositivos están orientadas más a la visualización y consulta de documentos que a la edición de los mismos, por mucho que podamos hacer pequeños retoques aquí y allá.

    Las opciones en este campo no obstante van más allá de la clásica suite de productividad. Existen soluciones como Camscanner que transformar nuestro teléfono en un completo escáner de documentos, DocuSign nos permite firmar y enviar documentos sin necesidad de imprimirlos por no hablar de la gran cantidad de opciones disponibles para gestionar archivos PDF.

    Finanzas

    En el campo de las finanzas sería necesario distinguir dos áreas diferentes: las apps que nos permiten controlar nuestros gastos de empresa y aquellas que con una visión más general se integran en el ERP o en el programa de contabilidad de nuestra organización.

    En el primero de los casos las posibilidades son muchas y la competencia es feroz. Apps como Expensify nos permiten desde introducir manualmente nuestros gastos hasta fotografiar tickets y facturas para escanearlos automáticamente y ofrecernos reportes semanales o mensuales. De forma similar, apps como Budgt o Spendee nos ayudan a ajustar nuestros gastos en función de nuestro presupuesto y de una forma parecida a lo que hace Mint en Estados Unidos, apps como Fintonic se integran con nuestra banca virtual para ofrecernos un análisis más completo de nuestra situación económica.

    En el campo de los ERP, grandes del sector como Sage, SAP o Unit4 ofrecen apps propias para casi todas las plataformas, entendiéndolas como en el caso de las apps ofimáticas más como herramientas de consulta que como apps con las que introducir datos y trabajar si bien es cierto que la mayoría de estas apps suelen contar con sistemas de alertas que permiten tomar rápidamente decisiones de negocio.

    En este campo tendríamos que hablar también de los medios de pago y la gestión de los mismos. Por un lado tenemos las distintas apps que nos ofrecen las entidades bancarias. Por razones de seguridad, su funcionalidad aquí es bastante limitada, siendo en la mayoría de los casos una pálida imitación de sus versiones web. Sus funciones suelen limitarse a la consulta y no nos suelen permitir opciones tan básicas como por ejemplo, realizar una transferencia.

    Por otro lado en este campo se imponen apps que nos permiten utilizar nuestro smartphone como medio para aceptar pagos, transformando nuestro terminal en un TPV. Destacan apps como iZettle o SumUP y pronto se espera que se incorporen nuevos actores a este sector.

    Hasta aquí la primera parte de nuestro especial “Gestionando tu empresa desde un smartphone”. En la segunda parte, ofreceremos las opciones disponibles en marketing y ventas, recursos humanos y utilidades para nuestra empresa.

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