El objetivo de funcionar sin papel en la oficina no es algo que suene a nuevo, pero lo cierto es que actualmente muy pocas empresas han realizado una transición total de sus documentos basados en papel escrito hacia medios documentales únicamente electrónicos.
Los beneficios de abandonar el papel son varios: Incremento de la productividad, ahorro de costes a largo plazo, agilización de trámites, seguridad, etc. Pero también es cierto que existen grandes obstáculos que debemos aprender a sortear.
Para arrojar algo de luz, DocPath, empresa española especializada en software documental, ha hecho públicos una serie de consejos y sugerencias para que cualquier compañía, que se lo proponga, pueda llegar con éxito a un estado documental basado totalmente tecnologías de la información. La empresa intenta dar las claves exactas para finalizar el proceso en un tiempo razonable con una inversión lo más baja posible a través de una pequeña guía de 8 pasos.
DocPath, empresa española especializada en software documental, ha hecho públicos una serie de consejos y sugerencias para que cualquier compañía pueda llegar con éxito a un estado documental basado totalmente en tecnologías de la información. La compañía intenta dar las claves para conseguir el proceso, en un tiempo razonable con una inversión lo más baja posible, a través de una pequeña guía compuesta de 8 consejos.
La empresa indica que lo primero que debe hacerse es establecer un deadline, es decir, poner un plazo fijo para realizar la conversión, teniendo en cuenta que el proceso suele durar de 6 a 9 meses. El segundo paso, es planificar el proceso de digitalización, para ello clasificaremos únicamente los documentos que por normativa legar hay que conservar para deshacernos del resto. El paso siguiente es implicar a los trabajadores de la empresa en el proceso, después de todo, son lo que van a tener que trabajar con el nuevo medio y después si es necesario, sería útil, formar a los empleados para que se adapten al cambio.
Otro aspecto importante, es dar ejemplo desde la cúpula directiva, los responsables deberán ser los primeros en utilizar medios únicamente electrónicos. Otra sugerencia destacable, es sopesar contratar a una empresa externa que sea experta en el sector, asegurando así, más probabilidades de éxito.
Por último, DocPath, aconseja utilizar la denominada eFactura, es decir, la facturación electrónica, que trae ventajas en agilidad y rapidez de cara a los clientes. Finalmente, una vez que se haya completado la transición con éxito, es importante dar a conocer los beneficios del cambio, proporcionando información económica positiva o información medioambiental, para promover procesos más eficientes de gestión documental.
