¿Qué sería de una reunión de trabajo sin tener a nuestro alcance la tecnología? Sinceramente, nada. Poco a poco, incluso, se van acoplando nuevas herramientas que van haciendo de nuestras reuniones encuentros más productivos y profesionales. Es por ejemplo el caso de las conferencias múltiples a través del servicio de VoIP Skype, o, las tablets y las nuevas aplicaciones.
Con el objetivo de aprovechar al máximo los últimos avances tecnológicos, Alfresco propone cinco formas de revolucionar las reuniones, a partir de herramientas de las que ya disponemos en la actualidad.
1- Los tablets: Indispensables ya en cualquier reunión, son la herramienta perfecta, no solo por su reducido tamaño, que aporta mayor comodidad, si no también porque son equipos más “sociales», ya que, por su formato, pueden ser utilizados para compartir ideas y fomentar la interacción. En una reunión, el uso de ordenadores portátiles puede frenar la atención de los asistentes, comportándose como un escudo frente a la colaboración, ya que mirando fijamente a la pantalla no están fomentando la conversación ni la colaboración.
2- Las nuevas apps permiten “compartir» las reuniones. La clásica gran pantalla implica que los asistentes se encuentren en modo pasivo. Sustituyendo este tipo de pantallas por una app (por ejemplo, IdeaFlight), los participantes podrán ver la presentación en su tablet, y quien expone puede avanzar las slides, e incluso dar el control a los participantes para que tengan una participación activa. Además, tienen la libertad de volver a pantallas anteriores o siguientes. De esta forma los participantes se sienten como colaboradores, y no como meros invitados.
3- ¿Quieres una pantalla gigante?, utiliza un Apple TV. Se puede ahorrar mucho si, en vez de una sola pantalla gigante, se apuesta por un dispositivo AppleTV o similar para cada proyector LCD que ya tenga la empresa. Con la función AirPlay de Apple y su iOS 5, es posible duplicar cualquier iPad sobre cualquier pantalla conectada a un Apple TV.También se puede conectar desde otros dispositivos Android. Para que un asistente participe activamente en la reunión, solo es necesario dejarle que se conecte de modo inalámbrico desde su iPad o Tablet . Sin preocuparse por los cables, cambios de sitio para ponerse cerca del cable o esperar 5 minutos a que venga el soporte técnico a la sala a fijar la resolución de la pantalla. Así de fácil.
4. El papel ya no es bienvenido en las reuniones, la mejor forma para tomar notas es directamente en los tablets. Con herramientas de anotación manuscrita, los participantes en la reunión tendrán siempre a mano sus notas, y podrán compartirlas fácilmente con los demás, enviándolas por e-mail o incluso mostrándolas en la pantalla para todo el equipo. Incluso, pueden guardarse presentaciones enteras hechas a mano, de forma rápida.
5. Comparte tu presentación, incluso con otros países. Actualmente cada vez son más las reuniones internacionales a través de videoconferencia. Para compartir una presentación en estas reuniones, la mejor forma es a través de un sistema de gestión de contenidos en la nube. De esta forma, cada miembro del equipo puede acceder a la presentación con sólo un navegador webo incluso desde su dispositivo móvil. Y es posible no sólo compartir el contenido de la reunión, sino también comentarios durante la misma, hacer preguntas en tiempo real y poder almacenarlo todo para su posterior análisis.
