La idea de una oficina sin papel ha existido desde hace 40 años, aunque paradójicamente durante ese tiempo la práctica de la impresión fue aumentando, según datos de Gartner. Las nuevas tecnologías están reduciendo el uso del papel en el trabajo, aunque este fenómeno no se produce a un gran ritmo. Entonces, ¿Por qué no estamos cumpliendo el objetivo que nos propusimos hace décadas? Nos lo cuenta Luis Heras, director de marketing de Xerox España.
Si analizamos las razones por las que se sigue imprimiendo, éstas apuntan a las barreras que siguen existiendo en las oficinas para digitalizar los documentos. El papel tiene algunos usos que actualmente son difíciles de suplir. Sin embargo, la mayoría sí se pueden, si existe el deseo de crear soluciones para conseguirlo. La innovación que ha traído la movilidad y la nube ofrece una oportunidad única para cambiar el comportamiento en la oficina.
¿Por qué imprimimos?
Ya sea por necesidad, preferencia o por una combinación de ambas, hoy día se imprimen trabajos para:
Leer: Antes había buenas razones por las que se prefería leer en papel: portabilidad, legibilidad y posibilidad de hacer anotaciones. Pero las tabletas han cambiado este juego por completo y hoy existe una amplia gama de dispositivos que permiten acceder a los documentos de forma instantánea e intuitiva.
Anotar: La anotación digital será algo habitual cuando las técnicas digitales de escritura sean muy similares a las del papel, sin interferir en la lectura.
Firmar: Incluso en una industria como la banca, que tiene unos niveles muy altos de transacciones electrónicas, las firmas importantes son en papel.
Compartir: Para compartir se prefiere lo digital. Pero los atributos físicos de una página impresa hacen que el contenido destaque más, sobre todo porque se comparte más a nivel digital.
Guardar: El archivo digital está creciendo muy rápido. Pero los escáneres con reconocimiento de caracteres y los sistemas para aplicar metadatos para su recuperación, no están estandarizados.
El cambio hacia lo digital
La consumerización de la tecnología (incluyendo el importante aumento de los smartphones y las tabletas, así como de las aplicaciones y la nube, han introducido nuevos comportamientos en nuestras vidas. La tableta puede ser considerada hoy en día la mejor tecnología para replicar las experiencias que proporciona el papel.
Esta oleada de cambio tan sólo está comenzando. Los empleados utilizan cada vez más dispositivos móviles para trabajar y quieren la misma experiencia que un ordenador. Por ejemplo, IDC predice que para 2014, el 90% de las organizaciones apoyarán la utilización de las aplicaciones corporativas en dispositivos personales.
La innovación en la movilidad invita al cambio. El papel tiene usos difíciles de duplicar digitalmente pero la mayoría se puede conseguir. La clave está en cómo los empleados realizan sus tareas y reconstruirlo de forma electrónica. Los procesos deben ser fáciles y eficientes no sólo para los trabajadores familiarizados con la tecnología.
Podemos decir que las empresas que se enfrenten al reto de utilizar menos papel tienen mucho que ganar. El cambio tiene riesgos, pero siguen existiendo razones por las que empresas, pymes y autónomos siguen esperando una ‘oficina sin papeles’ durante tantas décadas: obtener un entorno de trabajo más eficiente, productivo, colaborativo y sostenible.
Luis Heras, Director de Marketing de Xerox España
