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Domingo, 25 Julio 2021

Digitalización

Gestión documental en servidores cloud

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La gestión documental tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas: permite avanzar hacia la oficina sin papel, establece prácticas de colaboración dentro de la empresa, ahorra espacio y al integrarse en los programas de gestión de la empresa permite que la organización sea mucho más eficiente y productiva.

Si bien ha funcionado razonablemente bien en un escenario de oficina tradicional, la irrupción de tecnologías como movilidad y cloud computing han convertido en pocos años la gestión documental “on premise” en una opción un tanto obsoleta si tenemos en cuenta las ventajas que ofrece la gestión documental cloud.

¿De qué ventajas hablamos? De la posibilidad para las empresas de disponer de almacenamiento ilimitado para sus documentos, nuevas posibilidades para acceder la información desde distintos dispositivos y mayores posibilidades a la hora de compartir documentos, tanto de forma privada como si es necesario (marketing, presentaciones, etc.) de forma social.

 Gestión documental como servicio

La apuesta pues por la gestión documental cloud ha provocado el nacimiento de la gestión documental como servicio en la que han conseguido destacar tanto proveedores de software (Openkm, Alfresco, Google, Microsoft, etc.) como de hardware, en el que empresas como HP o Fujitsu  integran soluciones de gestión documental desde el punto de entrada del documento (escáneres, equipos multifunción, smartphones, etc.).

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La ventaja de este tipo de oferta es que podemos acceder a soluciones de pago por uso en las que si nuestra casuística se adapta a la plataforma, vamos a poder sacar el máximo partido a la gestión documental a un precio más que razonable.

No obstante, en determinados escenarios puede que la empresa todo lo que necesite sea un repositorio documental y que por lo tanto, soluciones de gestión documental pura le vengan un tanto grandes. Y en estos casos dos son las posibilidades: u opta por un servicio tipo Dropbox/OneDrive ateniéndose a sus limitaciones de espacio/precio o apuesta por una parametrización propia en servidores cloud.

Arsys CloudBuilder y Owncloud

Si optamos por la segunda opción, necesitaremos dos elementos fundamentales: una  solución de software y una plataforma cloud que pueda ajustarse a nuestras necesidades de gestión documental.

Como solución, nuestra recomendación es OwnCloud, un desarrollo open source que podemos instalar en cualquier servidor y que nos permite desplegar la “nube” de nuestra empresa sin depender de ninguna empresa externa.

De esta forma podemos almacenar todo lo que queramos y tener un control total sobre los datos que guardamos. Es por así decirlo, una nube privada como la que usan muchas grandes empresas, sólo que a una escala inferior y muy parametrizable toda vez que su carácter open-source,  ya ha dado lugar al desarrollo de decenas de módulos y aplicaciones que podemos integrar, de la misma forma que podemos desarrollar los propios.

En cuanto al servidor, la apuesta por una plataforma cloud como Arsys  CloudBuilder es clara, ya que en primer lugar vamos a poder escalar siempre que lo deseemos, es decir el espacio nunca va a ser un problema. En segundo término, vamos a garantizarnos que todo lo que almacenamos se mantiene seguro y que incluso si almacenamos información relativa a nuestros clientes, empresas externas, etc. cumplimos con la LOPD desde el momento que todos sus servidores están en España.

Otras ventajas que tenemos al apostar por Arsys CloudBuilder es que podemos utilizar OwnCloud en paralelo a cualquier otra solución cloud con la que queramos trabajar, podemos clonar, copiar y eliminar servidores con un clic, o acceder a copias de seguridad inmediatas de la información que almacenamos.

Si quieres darle una oportunidad, puedes probar Arsys CloudBuilder de forma gratuita haciendo uso de su demo online desde este enlace.

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