El ahorro, de tiempo y dinero, es un argumento irrebatible a la hora de decidir si una empresas migra a un servicio de factura electrónica o sigue facturando utilizando el papel. Una decisión que sigue condicionada por no pocos tópicos como un mayor control fiscal, importantes inversiones en aplicaciones informáticas, en formación y personal especializado, complejidad para comunicarse con diferentes sistemas de facturación electrónica y puntos de entrada institucionales facturas…Y sin embargo según explican en SERES, las empresas que apuestan por la factura electrónica consiguen ahorros importante en seis campos diferentes.
Ahorro en costes de facturación
Frente al a factura tradicional, la emisión electrónica de facturas permite un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costes en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc.
En su recepción, pasar del papel a la factura electrónica supone que los costes estimados para su introducción en los sistemas internos, validación y macheo, gestión de pago, archivo, etc., se reduzcan drásticamente, permitiendo un ahorro del 65% de los costes.
Ahorro en costes de gestión o costes por factura
La emisión de facturas tiene un coste por unidad de 4,45 euros cuando se realiza en papel y de 1,64 euros cuando se utiliza el formato electrónico. La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los 7,22 euros en papel a solo 2,27 euros en formato electrónico.
Ahorro en costes de almacenamiento
Abandonar el papel y comenzar a facturar electrónicamente supone liberar cajones, archivadores…en definitiva, ganar espacio. Al reducirlo, se puede llegar a alcanzar unos ahorros del 81%.
Ahorro en tiempo
La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa.
En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos. En cambio con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
En recepción, con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual. En el caso de la factura electrónica el tiempo se reduce hasta los 2, 30 minutos.
Ahorro por eliminación de tareas rutinarias
Consecuencia directa de lo anterior, por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Esto permite a las empresas reducir tareas improductivas y enfocarse en labores que generen mayor eficiencia a la gestión.
Ahorro medioambiental
Por último, se calcula que por cada millón de facturas de papel se precisan de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm en emisiones de CO2.
