¿Cuántos gestores de tareas has probado en todos estos años? ¿A cuántos les has dado una oportunidad real? ¿Y cuántos has desechado porque no ofrecían lo que necesitabas en ese momento? No es fácil. Por un lado porque aunque la mayoría comparten una filosofía similar, en realidad todos ponen su foco en un grupo determinado de usuarios: desde los auténticos apasionados del GTD a los más principiantes.
Pero por el otro porque a diferencia de otras aplicaciones, los gestores de tareas no nos atan. Es muy fácil saltar de uno a otro sin llegar a perder nada importante por el camino. Y eso provoca que siempre queramos probar algo nuevo: la promesa de que esta vez sí, seremos productivos de verdad.
La realidad sin embargo es que para que un gestor de tareas funcione, es necesario tener dos cosas: la actitud mental adecuada y un cierto nivel de compromiso. Porque poco importa que apuntemos en una lista todo lo que tenemos o queremos hacer, si en realidad basta muy poco para que nos saltemos algunas tareas y finalmente, las olvidemos por completo.
¿Cómo podemos escoger el gestor de tareas ideal? ¿Cómo saber el que que va a funcionar para nosotros? En primer lugar teniendo en cuenta las siguientes claves.
- Saber para qué queremos un gestor de tareas: ¿lo necesitamos para apuntar una pequeña lista de recados? ¿lo precisamos para nuestro trabajo? ¿queremos organizar un proyecto en concreto? Cada programa tiene un propósito determinado.
- Tener paciencia: no es fácil cambiar de mentalidad. Un gestor de tareas nos exige constancia y paciencia. Es fácil perder el interés tras el entusiasmo inicial. ¿Nuestro consejo? Escoger una aplicación y comprometernos a utilizarla pase lo que pase, todos los días, durante un mes.
- Aprender el método: utilizar un gestor de tareas es algo más que apuntar lo que tenemos que hacer. Pasa por saber definir nuestros objetivos, determinar nuestras prioridades y entender lo que tendríamos que estar haciendo en cada momento. No lo vamos a aprender en un día. Es un proceso continuo de prueba y error.
En segundo lugar, utilizando las herramientas adecuadas. Y aquí os vamos a ayudar. Hemos dividido los principales gestores de tareas en cuatro categorías diferentes: uso personal ligero (para los que sólo quieren acordarse de algo de vez en cuando), uso personal intenso (para los que quieren planificar mejor su vida diaria), uso profesional ligero (para aquellos que tiene que enfrentarse a un proyecto determinado) y uso profesional intenso (para aquellos que tienen que trabajar con varios proyectos de forma simultánea). Para cada una de las categorías hemos escogido a un ganador y recomendamos otras tres alternativas.
Uso personal ligero: Google Tasks
Google Tasks solía ser el patito feo de los gestores de tareas. De hecho, hasta el últmo rediseño de Gmail, ni siquiera Google recomendaba esta aplicación, proponiendo en cambio el uso de Google Keep. Sin embargo desde hace unos meses Google Tasks ha cambiado por completo.
Sigue siendo una aplicación sencilla, pero gracias a su diseño renovado y su mayor integración en Gmail, empieza a merecer la pena. Su nueva aplicación para dispositivos móviles se integra bien con otros productos de Google (como Google Assistant) lo que le convierte en el candidato ideal para aquellos que sólo necesitan una aplicación que les recuerde algunas cosas al cabo del día.
¿Alternativas? Microsoft To-Do, Recordatorios de Apple, Clear.
Uso personal intenso: Bullet Journal
Bullet Journal lleva tu productividad a otro nivel. Y lo hace no con una aplicación para dispositivos móviles, sino con toda la potencia y flexibilidad del lapiz y el papel. El método, del que os hablamos en este artículo práctico, se presenta como una técnia de organización personal que combina la en la sencillez de un cuaderno, la organización de tareas, notas, eventos y proyectos.
Lo mejor de Bullet Journal es que permite construir un espacio propio para reflexionar, que se aleja de las restricciones que imponen la mayoría de apps. El método que es bastante sencillo de implementar pero que puede convertirse en todo lo complejo que queramos y exige como casi todos, cierta disciplina.
¿Alternativas? Things 3, Wunderlist, Strikethru
Uso profesional ligero: Trello
Trello es un gestor de tareas basado en la filosofía Kanban, en el que los proyectos se presentan como tableros que se dividen en columnas sobre los que tenemos que situar distintas fichas. En cada una de las fichas (tareas) podemos incluir texto, imágenes, pegatinas, otras tareas, etc. Tenemos la posibilidad de compartir cada tablero con otras personas, además de conectarlos con servicios externos como Google Drive.
La forma de trabajar de Trello resulta mucho más visual que la de otros gestores de tareas y favorece la visión de conjunto. Por este motivo, resulta ideal para trabajar sobre un proyecto en concreto, aunque tal vez por lo mismo, no lo es tanto cuando lo que tenemos que hacer es gestionar de forma simultánea distintos proyectos.
¿Alternativas? Any.Do, Zenkit, MeisterTask
Uso profesional intenso: Todoist
Sobran las presentaciones. Todoist es uno de los gestores de tareas de referencia en el mundo profesional. La aplicación ofrece prácticamente todo lo que le podemos pedir a un gestor de tareas: integración con servicios externos, compartir tareas y proyectos con un equipo de trabajo, soporte para atajos de teclado, facilidad de uso, disponibilidad para todo tipo de plataformas, etc.
Destaca sin embargo por la potencia que ofrece cuando es necesario trabajar con varios proyectos de forma simultánea. No sólo porque gracias a su uso de etiquetas y prioridades nos ayuda a tener una visión más clara sobre el progreso de nuestro trabajo, sino también porque gracias al uso de la integligencia artificial es capaz de determinar qué deberíamos estar haciendo y cuándo lo podemos hacer.
