El otro día dábamos a conocer todos los detalles de la nueva normativa del Gobierno sobre el Registro Horario en las empresas, que entrará en vigor el próximo 12 de mayo. Decíamos que lo novedoso de esta ley estibaba en que, a partir de ahora, se trataba de algo obligatorio para todas las organizaciones, independientemente de los tipos de contratos que tuvieran o del número de trabajadores.
Esto ha provocado cierta incertidumbre en las empresas, sobre todo a la hora de elegir un método para llevar a cabo este registro, lo más rápidamente posible. Lo cierto es que el mercado ya prové de ciertas herramientas desde hace años y que han utilizado ya corporaciones que, por su tamaño o su función de actividad, querían tener un control de las jornadas de sus trabajadores (libros de asistencia, Microsoft Excel, fichaje web…).
Sin embargo, el registro de la jornada laboral es algo nuevo para la mayoría de los negocios. Si es tu caso y andas perdido sobre qué método de registro horario utilizar, aquí te damos una guía para elegir el mejor:
1 – Que sea fácil de instalar
Uno de los principales motivos por el que no se innova más en las empresas es el miedo a pensar que la instalación de las soluciones no sea compatible con nuestro sistema y eso nos haga perder tiempo y «desordenarlo» todo. Así, a la hora de optar por una herramienta informática de Control de Horarios habrá que mirar con lupa aspectos como si tendrás que instalar o no hardware, si se llevará bien con el sistema de tu empresa o si tendrás que esperar mucho para poder utilizarlo.
Si ya dispones de un buen software de gestión, solo será necesario añadir el módulo que necesites, de forma rápida y sin problemas de integración. Si aún usas Excel o cualquier hardware de control de presencia, busca una solución que sea compatible con esto para que no te dé problemas al usarlo y te garantice una instalación rápida y sencilla.
2 – Conocer la metodología de la instalación
La mayoría de los trabajadores no quiere saber cómo funciona un sistema informático, simplemente que le vaya bien y dé los mínimos problemas. Sin embargo, cuando estamos hablando de herramientas informáticas nuevas o sobre las que tenemos que decidir, es bueno saber cómo va instalado u otros aspectos técnicos. Esta información te será muy útil en temas de precio, mantenimiento o recursos propios que deberás gestionar.
No es lo mismo instalar una herramienta en nuestro servidor como cliente, cuyo principal hándicap es que tendríamos que asumir nosotros el coste del hardware, instalación y mantenimiento, que ahorrarnos esos costes, alojándola en el servidor del proveedor, pagando simplemente el servicio, como un alquiler.
3 – Saber el precio y la escalabilidad
No hay que olvidar que, en una empresa, lo que se sale del presupuesto no existe, por lo cual es un factor muy importante a la hora de decantarnos por una u otra solución. Pero no es tan fácil como parece, si tu negocio tiene previsiones de crecer, a corto o medio, plazo, necesitarás que tu IT sea capaz también de crecer contigo, es lo que se conoce como tener una alta escalabilidad.
Como decíamos en el punto anterior, los costes entre instalarla en tu servidor o en el de un tercero tiene diferencias de precios. Quizás te convenga mejor comprar una licencia o, tal vez, pagar un servicio as a service… Para ayudar a aclararte, piensa en si el número de empleados puede exigirte una escalabilidad mayor o si tienes capacidad de reacción en el caso de que haya problemas en el registro.
En conclusión, la nueva normativa sobre el registro de horarios hay que verla como una oportunidad para las empresas de tener un mayor control y transparencia en la gestión de sus trabajadores. La tarea de buscar un buen método de control puede comenzar haciendo un análisis de las necesidades de la empresa (número de empleados, presupuesto…) y de las características del software en cuestión (integración, escalabilidad…). En cualquier caso, recuerda que la normativa entra en vigor este 12 de mayo. ¡Que no te pille el toro!
