Un software de gestión es una herramienta muy útil para cualquier empresa. Consiste en un programa para ordenador que facilita la realización de tareas administrativas. Con esta herramienta se puede desde escribir una carta, hasta hacer una presentación en diapositivas para una reunión.
Los softwares de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación. El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de contenidos y a menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la gestión de activos digitales. Está relacionado con la gestión de recursos digitales, la digitalización de documentos, la gestión de flujos de trabajo y la records management.
Esta herramienta suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios.
Utilidad en pymes
Cualquier tipo de empresa, independientemente del tamaño que tenga, debería preocuparse por llevar correctamente la gestión empresarial con el fin de que pueda repercutir en el buen funcionamiento de esta, por lo que contar con software especializado es imprescindible.
Lo cierto es que llevar a cabo la gestión de una pyme es una tarea que requiere de esfuerzo y dedicación, pero es totalmente indispensable para conseguir buenos resultados, algo a lo que ayuda eficazmente un buen software de gestión de empresas, según asegura El Grupo Informático.
La tecnología e informatización ha hecho posible que existan programas especializados, más o menos potentes, para este tipo de tareas tan importantes, los cuales son adecuados de utilizar porque permiten agilizar cualquier tipo de gestión que si no se usasen.
En el mercado podemos encontrar un amplio abanico de programas adaptados a las necesidades de cualquier pyme, por eso es bastante poco probable no encontrar el software que necesitamos para nuestra empresa porque las opciones son muy variadas.
Existe software gratuito que puede estar bien como punto de partida, pero es más recomendable optar por suites de gestión empresarial de pago que son más completas y, por lo general, ofrecen todo lo que se necesitaría administrar en una empresa.
Ofi ofrece una amplia lista de programas de gestión y contabilidad para distintos tipos de pymes, adaptados a cualquier dispositivo desde donde se quieran utilizar y acceder y con interfaces claras y sencillas para ser usados sin grandes conocimientos.
Uno de los más completos es OfiGes, el software que te permite tener un control absoluto de todo el tema comercial de una organización (almacén, compras, cobros, ventas, etc.). Sus posibilidades permiten que pueda ser utilizado en cualquier empresa sin importar su tamaño o sector al que se dedique, lo cual es muy útil.
Luego se puede optar por herramientas más específicas si las necesidades son otras como, por ejemplo, OfiEtiq, un software de etiquetado electrónico idóneo para crear las etiquetas de un comercio fácil y rápidamente, y de la forma más profesional y cómoda posible.
Si se quiere llevar la contabilidad, OfiConta es un software profesional que ayuda enormemente en esa tarea, aunque si se necesita un programa para llevar a cabo la administración de todo el ciclo de ventas, se puede optar por hace uso de OfiVenta.
Después hay utilidades para negocios concretos, programas llenos de funcionalidades y con todo tipo de parámetros que permiten gestionar hasta lo más mínimo de la empresa. JoyeSof, para gestión de joyerías y OptiSof para administrar ópticas son solo dos ejemplos de herramientas más concretas, aunque hay muchas más adaptadas a cada sector.
Beneficios de su uso
Según la clasificación que establece Bizneo, estos serían los principales beneficios que obtendría una pyme en el caso de usar un software de gestión:
- Menores costes y mayor rapidez, gracias a la automatización de tareas.
- Más publicidad, más clientes y expansión internacional, gracias a Internet.
- Mayor competitividad en el mercado.
- Aumento de la productividad de empresa.
- Ahorro en espacio, al digitalizarse archivos y documentos.
- Servicio al cliente más personalizado y eficiente.
- Autoconocimiento de empresa, gracias a las herramientas de análisis digital.
- Mejor comunicación, tanto interna como externa.
- Mejor imagen de empresa, más dinámica y actual.
