ONLYOFFICE es una oficina en la nube que incluye todas las soluciones ofimáticas necesarias para que puedas gestionar documentos, proyectos, equipo y relaciones con clientes en una misma plataforma. ONLYOFFICE cuenta con el apoyo y la experiencia de su empresa matriz, la letona Ascensio System SIA, así como con el feedback positivo de los clientes que ya la han probado.
Uno de los objetivos de la compañía fue extender el servicio a todo el mundo, por lo que la plataforma fue revisada y mejorada, recibiendo gran aceptación por parte de clientes de varios países. Para conocer más en profundidad todas las características y valor diferencial de esta solución, entre otras cuestiones, hemos entrevistado a Lev Bannov, CEO de ONLYOFFICE.
MuyPymes: ¿Cuál es la oferta de valor de una oficina en la nube?
Lev Bannov: Básicamente, una oficina de nube es un sistema de una división del trabajo más profunda. En el pasado, casi todas las empresas tenían que contratar administradores de sistemas que eran responsables del mantenimiento y el funcionamiento fiable de los sistemas informáticos. Hoy en día, todavía existen administradores de sistemas, pero la mayoría de las empresas prefieren delegar parte de su trabajo a los servicios de la nube.
En primer lugar, este modelo de negocio es más asequible y conveniente. También implica accesibilidad: se puede acceder sin esfuerzo a una oficina en la nube desde cualquier lugar, ya sea una oficina física o un hogar. Por supuesto, las soluciones de la nube requieren tener un cliente de escritorio y aplicaciones móviles, tanto para Android como para iOS, para proporcionar un acceso fácil.
En definitiva, una división más profunda del trabajo que ofrecen las tecnologías de la nube proporciona muchas ventajas en términos de comodidad y rentabilidad.
MuyPymes: ¿Qué tecnologías pueden ayudar a aumentar la productividad de los empleados remotos?
Lev Bannov: Lo primero que ayuda a aumentar la productividad de los empleados remotos son las herramientas de colaboración de documentos online, ya que mejoran significativamente el flujo de trabajo dentro de su empresa. Antes, tenías que crear un documento y enviarlo a tus colegas por correo electrónico para que pudieran hacer algunos cambios en él. Con las herramientas de colaboración de documentos online disponibles ahora, puede trabajar en el documento mucho más rápido.
En segundo lugar, las diferentes herramientas de comunicación, como las aplicaciones de mensajería, los chats corporativos y los servicios de videoconferencia, permiten que todo el mundo esté en contacto en cualquier momento.
MuyPymes: ¿Cuáles son las ventajas del SaaS?
Lev Bannov: Las empresas pueden ahorrar en costes laborales ya que no necesitan contratar administradores de sistemas. Sólo tienen que conectarse a las plataformas SaaS y los proveedores de cloud computing se encargarán de los sistemas correspondientes.
MuyPymes: ¿Cuáles son las soluciones web más populares entre los empleados de ONLYOFFICE?
Lev Bannov: Hoy en día hay muchas opciones disponibles. En ONLYOFFICE, utilizamos Telegram como nuestra principal aplicación de mensajería porque nos permite crear grupos para los diferentes departamentos de nuestra empresa, pero algunos empleados siguen utilizando WhatsApp o Viber para comunicarse entre sí. También utilizamos Zoom para celebrar reuniones online.
Sin embargo, cuando se trata de la edición de documentos y la colaboración en tiempo real, utilizamos nuestros editores online. También utilizamos nuestros propios proyectos como rastreador de tareas, y nuestro departamento de ventas se ciñe a nuestro propio CRM.
MuyPymes: En tiempos de trabajo remoto, ¿cómo pueden las herramientas de la nube ayudar a las empresas?
Lev Bannov: Usando el ejemplo de ONLYOFFICE, podemos decir con seguridad que las herramientas de la nube nos permiten mantener nuestra productividad alta cuando trabajamos remotamente. No estamos seguros de si queremos volver a nuestra oficina cuando toda la pandemia haya terminado. Estamos acostumbrados a trabajar desde casa y mantener una reunión online a través del Zoom se ha convertido en algo natural. Las herramientas de la nube que utilizamos nos ayudan a ser productivos y a trabajar de forma eficiente.
MuyPymes: ¿Cómo ayuda una oficina web a ahorrar dinero?
Lev Bannov: Muchas herramientas de la nube están disponibles de forma gratuita. Sin embargo, si utilizas servicios de pago en la nube, todavía puedes ahorrar algo de dinero.
En primer lugar, las herramientas de la nube ayudan a las empresas a reducir los costos de hardware. En lugar de comprar equipos caros, puede centrarse en invertir en el crecimiento de su empresa.
En segundo lugar, el uso de las tecnologías de la nube también conlleva una disminución significativa de los costes de mano de obra y mantenimiento. En el modelo tradicional de SaaS, no es necesario contratar a muchos administradores de sistemas y el hardware es propiedad del proveedor de servicios que se encarga de sus reparaciones o actualizaciones.
MuyPymes: ¿Es complicada la instalación o el uso de una oficina web?
Lev Bannov: No, en absoluto. El SaaS permite a los clientes empezar a trabajar inmediatamente después de registrarse. Además, las últimas tecnologías, como Docker, hacen que la instalación en el lugar sea muy sencilla, y muchos proveedores de alojamiento ofrecen aplicaciones de un solo clic para desplegar rápidamente una solución elegida en un servidor dedicado. Por ejemplo, se puede desplegar fácilmente ONLYOFFICE en AWS utilizando la tecnología de imagen de máquina de Amazon (AMI), y Univention, un proveedor alemán, ofrece aplicaciones virtuales para instalar rápidamente nuestros editores que pueden ser utilizados incluso por aquellos sin ninguna experiencia en TI. La instalación del espacio de trabajo de ONLYOFFICE ofrecido por OVHcloud es extremadamente fácil también.
MuyPymes: ¿Una oficina web ayuda a digitalizar una PYME?
Lev Bannov: Por supuesto que sí. Hoy en día, más y más procesos de negocios están migrando a la nube y el flujo de trabajo de los documentos se está volviendo cada vez más sin papel. Con todas las ventajas que ofrecen las tecnologías de la nube hoy en día, podemos crear diferentes tipos de documentos electrónicos y firmarlos digitalmente usando servicios especiales como DocuSign. No se necesita papel, y esto facilita mucho las cosas.
MuyPymes: ¿Cuál ha sido su principal campaña?
Lev Bannov: Tenemos muchos clientes de diferentes áreas. Estamos muy orgullosos de cada uno de ellos y nos resulta difícil elegir uno para contarle. ONLYOFFICE cuenta con la confianza de más de 7 millones de usuarios en todo el mundo y tiene una gran demanda en los establecimientos educativos, centros científicos y de investigación, organismos gubernamentales, organizaciones deportivas, organizaciones sin fines de lucro, etc. Por ejemplo, nuestras soluciones se aplican con éxito en varias universidades francesas y alemanas (por ejemplo, la Universidad de Nantes en Francia y el Instituto de Tecnología de Karlsruhe en Alemania), multinacionales como Suzuki y Deloitte y empresas tecnológicas como Oracle, infomaniak y Fujitsu, por nombrar algunas.
MuyPymes: ¿Por qué ONLYOFFICE es el futuro del procesamiento de documentos?
Lev Bannov: Creemos que el futuro de ONLYOFFICE en el procesamiento de documentos es brillante. Por supuesto, todavía habrá gigantes tecnológicos como Google y Microsoft, pero ONLYOFFICE es una gran alternativa. Con los procesos de gestión de documentos cada vez más digitalizados, la ONLYOFFICE es y será una gran alternativa para aquellos que necesiten editores de documentos online más privados y seguros.
Además, ONLYOFFICE es una buena opción para las empresas que quieren permitir la edición de documentos en sus propias soluciones. Buscamos la colaboración, no la competencia. Estamos seguros de que nuestros editores serán muy demandados como parte de las soluciones SaaS ofrecidas por otras empresas. La cooperación y la división del trabajo son el futuro del procesamiento de documentos.
