A diferencia de los software de contabilidad y facturación tradicionales, los sistemas de gestión integrada almacenan y gestionan toda la información de la empresa en una base de datos única. Como consecuencia, se accede de forma ágil a toda la información relevante del negocio. Además, si algo diferencia a los programas “de toda la vida” de los de gestión integrada, es que crean entornos de trabajo colaborativos gracias a su funcionamiento en la nube.
No obstante, la contabilidad y la facturación son pilares clave para las pymes, Así que, necesariamente, estas organizaciones deben contar con un software centrado en dichas áreas. Ahora, la pregunta es obligada: ¿conviene utilizar un software de contabilidad y facturación o decantarse por los de gestión integrada para pymes?
¿Software de contabilidad y facturación o gestión integrada? Los puntos clave para que te decidas
Aclaramos todas las dudas que puedan surgirte a la hora de escoger el programa más adecuado para tu negocio. Y lo hacemos detallándote las cuatro funcionalidades que todo software debe incluir para que las pymes de la era digital tengan mayores facilidades operativas.
1. Flexibilidad
En líneas generales, los software de gestión integrada combinan toda la potencia de un programa desktop con la flexibilidad de las aplicaciones online. Esta combinación es vital para tiempos de teletrabajo y donde la digitalización empresarial y la automatización de procesos se están convirtiendo en una máxima.
De modo que la flexibilidad operativa se impone frente a programas contables tradicionales. Estos últimos, únicamente centrados en la contabilidad y con funcionalidades mucho más básicas, son un hándicap para el usuario, que acaba contratando otros software complementarios, lo que supone un aumento de los costes.
2. Visión completa del negocio
Como ya hemos avanzado, los sistemas de gestión integrada almacenan y gestionan toda la información de la empresa en una base de datos centralizada. Al usuario se le muestran diferentes vistas de la misma tabla, en lugar de requerir accesos a diferentes tablas. Por lo tanto, se reducen los tiempos necesarios de lectura.
Asimismo, al obtener una visión completa del negocio, se optimiza el rendimiento general de la aplicación y mejora la integridad de los datos, minimizando las posibilidades de pérdida de información. Otro tipo de programas, más limitados, requieren de procesos manuales que pueden dar lugar a error y provocan pérdidas de tiempo evitables.
3. Creación de entornos de trabajo colaborativos
Los sistemas de gestión integrada proporcionan nuevas formas de análisis de datos, facilitando que, por ejemplo, los equipos comerciales dispongan de información financiera que necesiten y viceversa. De este modo, se eliminan las barreras, lo que facilita enormemente el trabajo colaborativo.
Sin embargo, los sistemas de gestión no integrada se lo ponen más difícil al departamento contable. El ejemplo más claro lo encontramos en los procesos financieros, donde intervienen varios actores (la propia empresa, el cliente, el banco, Hacienda, proveedores, etc.). Para conseguir inmediatez en las acciones es imprescindible disponer de conexión directa entre todos ellos.
Contabilidad y facturación sin errores con la gestión integrada
Aquí llegamos al plato fuerte: la contabilidad y la facturación integradas. Esta funcionalidad es la que un software para pymes en la era digital debe incluir. Y el propio término ya te da la respuesta: un sistema de gestión integrada integra, valga la redundancia, la contabilidad y facturación al completo.
Generación de facturas, presupuestos, albaranes, comunicación bancaria automática, control de stock, certificaciones de obra… Y, todo ello, de forma personalizada, ganando tiempo y agilidad en todos los procesos de facturación.
Invertir en nuevas tecnologías es una decisión que ninguna pyme, cuyos recursos son más limitados que los de otras empresas, puede tomar a la ligera. Y no es casualidad que el 69% de los pequeños negocios ya consideren vital contar con tecnología de gestión empresarial que garantice la seguridad de los datos y una gestión automatizada de toda la información, especialmente la financiera.
El mejor ejemplo lo encontramos en Sage 50, un software de gestión integrada que realmente cumple todos los requisitos que las pymes de hoy necesitan.
