La gestión de facturas es un proceso lento, complejo y costoso si no se dispone de la tecnología adecuada. Afortunadamente, las pymes han tomado conciencia de ello y empiezan a alejarse de las prácticas de facturación manuales o basadas en hojas de cálculo.
Según indican desde Datisa, automatizar los procesos de facturación hace que todo funcione a la perfección sobre todo si se utiliza la factura electrónica. No solo alivia la carga de trabajo en el área administrativa y los costes de gestión asociados, sino que acelera los pagos, mejorando la relación con proveedores y clientes. Pero, además, proporciona mayor visibilidad de los gastos e ingresos y reduce significativamente el tiempo de gestión.
Las herramientas avanzadas de cálculo y facturación acaban con las hojas de cálculo y la facturación manual. Esto implica olvidarse de:
- Introducir a mano los datos contables
- Hacer una verificación cruzada de los detalles de facturación
- Copiar la información a otras aplicaciones
Automatizar los procesos de facturación vía ERP permite calcular las tarifas y facturación conforme al modelo establecido por la organización. Y, generar informes personalizados que muestren qué partes de la operativa genera más o menos ingresos. Con ello será más fácil tomar decisiones concretas, por ejemplo, respecto al inventario o al modelo de precios más rentable.
Automatizar el proceso de facturación hace, también, que el negocio sea más productivo, agilizando las tareas asociadas y que las finanzas de la organización estén siempre sobre la línea de flotación.
El seguimiento de las facturas es otro aspecto clave del proceso. En este punto el ERP también desempeña un papel importante, haciendo que la generación de las facturas sea rápida, fácil y precisa. Las herramientas para generar informes y análisis controlan el historial de pagos y cobros de cada factura. Y hace que los procesos se simplifiquen y se vuelvan más eficientes. En este sentido Isabel Pomar, CEO de Datisa puntualiza “las soluciones automatizadas garantizan que los procesos se lleven a cabo sin problemas también los que tienen que ver con los cobros/pagos atrasados. Y si además sí ponemos en marcha la e-factura, a la que no siempre se le presta la suficiente atención, puede implicar ahorros significativos a nuestra organización”.
Automatizar los procesos de facturación también simplifica y hace más precisa la gestión contable. Un ERP reúne toda la información financiera en una única base de datos centralizada. La información se mantiene consistente y actualizada lo que evita, por ejemplo, dedicar demasiado tiempo a tareas como la conciliación bancaria.
