Como cada año, durante los meses que dura la Campaña de la Renta, son muchos los propietarios de pequeñas y medianas empresas que se ven inmersos en una vorágine de papeleo y trámites administrativos. Sin embargo, son cada vez más los países que adoptan soluciones digitales que permiten realizar estos trámites de forma sencilla y rápida.
Una oportunidad que las empresas no deben dejar escapar, y que además les ayuda a establecer buenas prácticas contables para el resto del año. Sin embargo, ¿qué necesitas para sacar el gurú fiscal que llevas dentro? Desde Sage, queremos compartir algunos consejos para que las pequeñas empresas puedan afrontar la campaña en las mejores condiciones posibles.
Digitalización
Las pymes que todavía dependen de hojas de cálculo y archivadores deben introducir de forma manual miles de datos, lo que consume mucho tiempo y puede conllevar errores. El software de enlace es una excelente manera de iniciar un viaje fiscal digital, liberando a los propietarios de empresas, para que puedan dedicar más tiempo a conocer las necesidades de sus clientes y reforzar los lazos de fidelización con ellos.
Sobrevivir a la declaración de impuestos es más fácil cuando la empresa cuenta con un moderno software de contabilidad basado en la nube. Un software funcional y compatible que le ayude a completar, con total confianza y seguridad, con todos los requerimientos que pide el Gobierno.
El software de contabilidad adecuado permite llevar los registros contables de forma digital y comunicarse de forma bidireccional con la Agencia Tributaria para presentar las declaraciones o recibir información. Una de las mayores ventajas de invertir en un software de contabilidad es su capacidad para detectar errores en los datos y ofrecer sugerencias sobre cómo corregirlos para asegurarse de que se cumple con la normativa.
Mantenerse informado
Estar al tanto de lo que se exige en materia de impuestos y de los plazos de presentación aporta seguridad y confianza. Sin embargo, leer la normativa e interpretar la ley puede dejar a las empresas con más preguntas que respuestas. Con un software construido a partir de un profundo conocimiento de la ley y desarrollado en colaboración con los propios gobiernos, las organizaciones pueden confiar en que la tecnología está categorizando, analizando y presentando sus datos de la manera correcta. Y, gracias a las API, el software puede actualizarse y ajustarse fácilmente en función de los nuevos requisitos.
Sin embargo, mantenerse informado también es imprescindible durante el resto del año. El software de contabilidad puede mostrar los totales del IVA en tiempo real, que son vitales para las finanzas diarias, o mantener los datos fiscales anteriores de forma segura en la nube, para poder compararlos a largo plazo.
También es clave para el cumplimiento: muchos gobiernos esperan ahora que las empresas mantengan registros fiscales precisos, completos y legibles de forma digital.
Aumento de la eficiencia
La campaña de la renta se asocia habitualmente con registros infinitos y largas horas de trabajo. Sin embargo, con la ayuda del software de contabilidad, la preparación de grandes volúmenes de datos para los impuestos debería llevar un tiempo menor.
Por ello, es importante tener preparados los datos con antelación. Cada vez que se realice una transacción, debes guardar una copia digital para registrar y conservar la información que deberá presentarse en la declaración de impuestos. Hoy en día, el software fiscal puede escanear los documentos en papel en el programa y utilizar tecnologías de IA para filtrar la información necesaria de forma rápida y precisa.
Cuando se trata de crear facturas, la tecnología también es un imprescindible en este aspecto. Puedes crear facturas personalizadas y hacer un seguimiento del progreso de los pagos de principio a fin. El registro de estas transacciones en un sistema compatible con HMRC, en lugar de una simple hoja de cálculo, garantizará que todo esté preparado y listo para su presentación al final del año fiscal. La presentación se realiza con unos pocos clics, en lugar de una semana
de pánico.
Este ahorro de tiempo continuo eleva el trabajo de los propietarios de pequeñas empresas y les empuja a alcanzar nuevos niveles.
Cumplir con la normativa
Para tener la tranquilidad de que todo está en regla, las empresas pueden ver su información fiscal recopilada en una sola plataforma a través de su software de contabilidad, generando informes que ofrecen información útil sobre las finanzas de la empresa, ya sea durante la temporada de presentación de impuestos o en cualquier otro momento del año.
Un estudio reciente muestra que el 92 % de las pymes recurre a los servicios de un contable y los nombra su principal fuente de asesoramiento. Tener los registros almacenados digitalmente significa que pueden comunicarse en segundos y ayudar al contable a ponerse al día, dado que rastrea y categoriza todos los ingresos, gastos, ventas y transacciones en un solo lugar. La creación de un informe que sea fácil de entender para ambas partes está a un clic de distancia.
Por ello, integrar un software automatizado en el trabajo diario, que permita gestionar el flujo de caja, obtener información en tiempo real y estar al tanto del rendimiento del negocio es imprescindible para tomar el control de sus finanzas, no sólo cuando se acerca la campaña de la renta, sino todos los días del año.
