La gestión eficiente de documentación es fundamental para cualquier organización. DocuWare ofrece soluciones avanzadas para archivar documentos de manera automatizada, facilitando la organización, el acceso y la seguridad de la información. Este documento explica cómo funciona el archivado automatizado de documentos a través de varios canales con DocuWare, una herramienta poderosa para optimizar sus procesos administrativos.
Importación de facturas electrónicas
Uno de los principales usos de DocuWare es la importación y procesamiento de facturas electrónicas. Este proceso se realiza de manera automatizada, garantizando que los datos de la factura sean leídos y almacenados automáticamente. Esto es especialmente útil para las facturas electrónicas que contienen metadatos en formato XML. Al importar una factura, DocuWare lee los datos, los muestra como metadatos y almacena los documentos de forma que puedan ser revisados y auditados sin esfuerzo.
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Archivado de documentos desde el correo electrónico
DocuWare ofrece toda clase de facilidades para recibir documentación desde el correo electrónico:
- Email general: DocuWare permite a todos los usuarios de una organización archivar correos electrónicos directamente desde sus cuentas de correo electrónico, ya sea mediante servidores IMAP o Exchange. Para establecer esta conexión, solo es necesario asignar un servicio de correo a la cuenta de correo electrónico. Esta funcionalidad facilita la importación y el almacenamiento de correos electrónicos, permitiendo que todos los usuarios accedan a las conexiones de correo creadas.
- Connect to Outlook: Para los usuarios de Microsoft Outlook, DocuWare ofrece la herramienta Connect to Outlook, que permite una integración directa entre Outlook y DocuWare. Esta herramienta facilita el archivado de correos electrónicos directamente desde Outlook y permite acceder a los mensajes archivados sin salir de la aplicación. Connect to Outlook está disponible para las versiones 2013 y 2016 de Outlook, tanto en 32 como en 64 bits. Además, permite realizar búsquedas rápidas y acceder a correos electrónicos archivados con solo unos clics.
- DocuWare Forms: DocuWare Forms es una herramienta que simplifica la gestión de formularios en empresas y agencias. A diferencia de los formularios rellenados a mano, que requieren un paso adicional de importación, DocuWare Forms permite rellenar formularios web directamente en pantalla. Los formularios preimpresos también pueden integrarse y ser utilizados dentro de esta plataforma. Una vez rellenados, los formularios se archivan automáticamente en un archivador, permitiendo que todos los usuarios autorizados accedan a ellos. Los formularios pueden integrarse en listas de tareas o transferirse a otras aplicaciones mediante Smart Index, facilitando así la gestión de información en la empresa.
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Uso de escáneres
Para archivar documentos utilizando un escáner, DocuWare ofrece una suite de aplicaciones de escritorio llamadas DocuWare Desktop Apps. Estas aplicaciones incluyen DocuWare Scan, Import, Printer y Smart Connect.
- DocuWare Scan: Permite escanear archivos e importarlos directamente al archivador de DocuWare.
- DocuWare Import: Facilita la importación automática de documentos a bandejas de DocuWare o archivadores mediante la supervisión de carpetas en el sistema de archivos.
- DocuWare Printer: Permite imprimir documentos directamente desde otras aplicaciones (por ejemplo, ERP) y guardarlos en el archivador como PDF.
- Smart Connect: Ofrece la capacidad de acceder, visualizar e indexar documentos desde otras aplicaciones con solo tocar un botón.
Estas aplicaciones simplifican el proceso de archivado, asegurando que todos los documentos sean gestionados de manera eficiente y segura.
PaperScan
DocuWare PaperScan transforma un smartphone o tablet en un escáner de documentos móvil. Esta aplicación toma fotografías de documentos y guarda los escaneos en Dropbox, Google Drive o directamente en DocuWare. PaperScan garantiza escaneos nítidos y de alta calidad, ideales para el procesamiento posterior con OCR o el Servicio de Indexación Inteligente. Está disponible para dispositivos Android e iOS, ofreciendo una solución flexible para el escaneo y archivado móvil.
Supervisión de carpetas
DocuWare Import supervisa las carpetas seleccionadas en el sistema de archivos e importa los documentos archivados en ellas a DocuWare. Este proceso puede iniciarse de manera automática o manual, facilitando la integración continua de documentos en el sistema de gestión documental de la empresa.
Impresión y archivado
DocuWare Printer permite imprimir documentos directamente desde sus aplicaciones habituales (como MS Word o un ERP) y archivarlos en formato PDF/A en DocuWare. Solo necesita seleccionar DocuWare Printer en la lista de impresoras y activar el comando de impresión. Esta herramienta es capaz de manejar hasta 10,000 páginas por tarea de impresión, facilitando el archivado de grandes volúmenes de documentos.
El archivado automatizado de documentos con DocuWare ofrece una solución integral para la gestión documental de tu empresa. Desde la importación de facturas electrónicas hasta el archivado de correos electrónicos y formularios, DocuWare facilita el manejo eficiente y seguro de documentos. Las herramientas de escaneo móvil y la supervisión de carpetas aseguran que todos los documentos se integren sin problemas en el sistema, mejorando la organización y el acceso a la información.
Al adoptar DocuWare, tu empresa puede beneficiarse de procesos más eficientes, reducción de errores y un mejor cumplimiento normativo. Con estas capacidades avanzadas, DocuWare transforma la manera en que tu organización maneja los documentos, asegurando que la información esté siempre disponible y protegida. ¿Quieres saber más?
