DocuWare, reconocido líder en la gestión documental, proporciona funcionalidades avanzadas para la gestión de versiones que permiten a las PYMEs seguir los cambios realizados en sus documentos con gran precisión. Este sistema facilita la evolución de los documentos de manera automática y mantiene un detallado historial de modificaciones. Además de ofrecer claridad sobre las transacciones, estas características ayudan a las PYMEs a cumplir con regulaciones y a mejorar sus estándares de administración documental.
¿Qué es la gestión de versiones en DocuWare?
La gestión de versiones en DocuWare es una herramienta esencial que permite a los usuarios supervisar y administrar efectivamente las modificaciones en documentos a lo largo del tiempo. Esta capacidad ofrece la ventaja de almacenar múltiples versiones de un mismo documento dentro del sistema de gestión, presentando una clara línea temporal de los cambios efectuados.
Con la gestión de versiones, cada modificación queda registrada, permitiendo el acceso tanto a las iteraciones actuales como a las previas. Esto es particularmente útil para las PYMEs que necesitan un registro detallado de cambios por motivos de cumplimiento normativo, auditoría, o simplemente para evitar la pérdida de información crucial.
DocuWare permite a los usuarios optar por la gestión de versiones manual o automática. La gestión manual ofrece un control preciso sobre cuándo crear nuevas versiones, permitiendo añadir comentarios y seleccionar números de versión. Por otro lado, la gestión automática asegura que cada edición de un documento genere una nueva versión sin intervención manual, optimizando así el flujo documental y minimizando los errores que puedan cometer todas las personas implicadas.
En resumen, la gestión de versiones aporta claridad y orden al manejo documental, facilitando el seguimiento de las operaciones llevadas a cabo en un proceso o proyecto meses o años atrás, cuando sea necesario recuperar los pasos dados y quizá nadie recuerde qué se hizo y por qué. Esto puede ser especialmente útil en situaciones en las que las premisas iniciales de un proyecto vayan cambiando con el tiempo y se modifiquen plazos, características o importes de unas operaciones y sea crítico poder documentar, tiempo más tarde, quién tomo qué decisiones.
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La gestión de versiones también facilita una colaboración segura entre todos los trabajadores de una PYME al evitar que se produzcan accesos simultáneos cuando se modifican documentos de cualquier tipo, promoviendo un entorno más eficaz y organizado.
Cómo implementar la gestión de versiones en DocuWare
Implementar la gestión de versiones en DocuWare requiere ciertos pasos para asegurar su correcta integración y configuración dentro del flujo de trabajo de la PYME. en un futuro artículo se explicará todo este proceso en detalle. Por ahora resaltaremos los pasos que es necesario dar:
- Habilitación y configuración.
- Ajustar otras configuraciones, como la «Visualización de Versiones» y el mecanismo de «Check-in/Check-out».
- Definir los derechos de usuario necesarios.
Las funciones avanzadas de gestión de versiones son un componente clave para las PYMEs que buscan un control detallado sobre su flujo documental. Estas herramientas mejoran la visibilidad y el control sobre los cambios en los documentos, protegiendo tanto la integridad como la historia de cada documento. Algunas de las más destacadas son el historial de versiones o el control de cambios y comentarios, como se ha visto anteriormente.
Una práctica muy recomendada es realizar copias de seguridad regularmente, no solo de las versiones más recientes, sino también de las iteraciones anteriores, asegurando así que no se pierda información importante en caso de fallos del sistema.
Promover una cultura que valore la precisión y transparencia en la documentación mejorará significativamente la utilización del sistema. Fomentar prácticas rigurosas y transparentes de documentación contribuirá a un entorno donde la colaboración y eficiencia se potencien mutuamente.
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