Las aplicaciones de escritorio de DocuWare son herramientas diseñadas para ayudar a las pymes a gestionar sus documentos de manera más eficiente y ágil. Estas aplicaciones facilitan que los usuarios escaneen, editen, envíen y guarden documentos directamente desde su ordenador, integrando todas estas funciones dentro del entorno de DocuWare. A continuación, te mostramos cómo estas herramientas pueden mejorar el trabajo diario en tu pyme, detallando sus funciones principales y el proceso de instalación.
Funciones principales de las aplicaciones de escritorio de DocuWare
1. Conectar con Outlook
La herramienta «Connect to Outlook» permite guardar correos electrónicos directamente en DocuWare desde el menú de Outlook. Es especialmente útil para pymes que gestionan gran cantidad de correos y requieren almacenarlos de forma segura y fácilmente localizable. Así, puedes archivar mensajes importantes con un solo clic y mantener toda tu información organizada.
2. Editar y enviar documentos
Con la función «Edit & Send» puedes editar documentos dentro de DocuWare y enviarlos de manera inmediata. Por ejemplo, puedes abrir un PDF, modificarlo y enviarlo sin necesidad de utilizar otros programas. Esto reduce el tiempo invertido y disminuye los errores al mover archivos entre diferentes aplicaciones.
Descubre lo sencillo que es usar DocuWare
3. Importar documentos automáticamente
La aplicación «Import» facilita la importación automática de documentos a DocuWare desde una carpeta específica de tu ordenador. Todo archivo guardado en esa carpeta se sube a DocuWare sin intervención manual, lo cual es muy ventajoso para pymes con grandes volúmenes de documentos digitales, como facturas o contratos, asegurando que ningún archivo quede fuera del sistema.
4. Imprimir y guardar documentos como PDF
La herramienta «Printer» permite imprimir documentos desde cualquier aplicación y guardarlos automáticamente como archivos PDF en DocuWare. Es ideal para digitalizar documentos en papel, como formularios o facturas, y transformarlos en archivos electrónicos fáciles de gestionar y almacenar.
5. Escanear documentos directamente
Con la aplicación «Scan» puedes digitalizar documentos y transferirlos a una bandeja o archivo en DocuWare directamente. Esto resulta muy útil en oficinas que aún manejan documentos en papel, ya que facilita su archivo y posterior búsqueda en formato digital.
6. Exportar datos de índice
La función «Export» sirve para exportar los datos de índice de los documentos y transferirlos a otras aplicaciones que utilices en tu pyme, como bases de datos o programas de contabilidad. Así puedes mantener la información sincronizada y exacta en todos tus sistemas.
7. Smart Connect
«Smart Connect» te permite acceder a documentos relacionados de DocuWare desde otras aplicaciones con solo presionar un botón. Esta integración facilita la ubicación y consulta rápida de documentos relacionados, sin necesidad de realizar búsquedas complicadas.
8. Integración con Windows Explorer
La aplicación «Windows Explorer Client» posibilita gestionar los documentos de DocuWare directamente desde el Explorador de archivos de Windows, como si fueran archivos locales. Esto facilita el acceso y organización de los archivos, trabajando con ellos tal como lo harías normalmente en tu ordenador.
Cómo mejorar el flujo de trabajo en tu PYME
Además de las aplicaciones mencionadas, DocuWare incluye herramientas administrativas como el «Workflow Designer». Esta herramienta es fundamental para crear y modificar flujos de trabajo automatizados, lo que permite optimizar tareas repetitivas en tu empresa. Por ejemplo, puedes configurar un flujo que procese facturas de forma automática, ahorrando tiempo y minimizando errores.
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Cómo instalar y configurar las aplicaciones de escritorio de DocuWare
Para comenzar a usar las aplicaciones de escritorio de DocuWare, sigue estos pasos sencillos de instalación y configuración:
- Accede al menú principal: Inicia sesión en el cliente de DocuWare y haz clic en tu nombre de usuario para abrir el menú principal.
- Instala las aplicaciones: Elige la opción «Desktop Apps» y selecciona «Install Desktop Apps» para descargar el instalador de las aplicaciones de escritorio.
- Ejecuta el instalador: Una vez descargado, haz doble clic en el archivo de instalación y selecciona las aplicaciones que necesitas utilizar.
- Configura las aplicaciones: Después de instalar, enlaza las aplicaciones desde el menú principal del cliente web. Ve a «Desktop Apps» y luego a «Link Desktop Apps» para completar el proceso.
Adoptando estas herramientas, tu pyme podrá gestionar la documentación de manera más profesional, segura y eficiente.
