La entrada en vigor del sistema VeriFactu marca un antes y un después en la forma en que las empresas deben gestionar su facturación. La iniciativa de la Agencia Tributaria (AEAT) para aumentar la transparencia fiscal y combatir el fraude requiere la digitalización y automatización de los procesos contables, incluyendo todas y cada una de las facturas que se emiten. En el caso de las pymes y los autónomos supone una oportunidad para acelerar su modernización y dar el salto digital que necesitan.
La facturación es siempre un quebradero de cabeza para las empresas. El orden, los pagos, el registro, las normativas, ¡hacienda! Pero es, por supuesto, parte de cualquier negocio. Las normativas de transparencia y antifraude, que pretenden regular y hacer más seguro todo el entorno financiero del país no dejan de avanzar, y las empresas deben hacerlo con ellas. El cambio más importante a corto plazo es la entrada en vigor obligatoria del sistema VeriFactu con fecha estimada del 1 de enero de 2026 (del 29 de julio de 2025, para los proveedores de software) como condición para todas aquellas facturas emitidas electrónicamente.
Salvo algunas excepciones como los territorios forales o los trabajadores por cuenta propia que emitan facturas en papel, VeriFactu -verificación de factura- será obligatorio para todos aquellos contribuyentes que desarrollen actividades económicas, ya sean grandes empresas o autónomos, y ya estén sujetos a IRPF o al Impuesto sobre Sociedades.
Como resumen podemos decir que este nuevo sistema busca sobre todo evitar la doble contabilidad (algo explícitamente prohibido), ya que no permite modificar o eliminar facturas. Por contra, garantiza unos requisitos básicos como son la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad de los requisitos de facturación. En definitiva, el cumplimiento con Hacienda y con la Ley Antifraude, de manera fácil y segura para las empresas. Las que se adapten a este sistema tendrán facturas con un registro de facturación único e inalterable, un código QR que permitirá su verificación en la AEAT, la posibilidad de ser directamente enviada a Hacienda y el sello «VeriFactu», que las acredita como verificadas y auditadas y les da un plus de legitimidad (al ser una empresa que cumple con sus obligaciones fiscales) de cara a sus clientes.
Tecnología como medio, como fin y como solución
Y si muchas grandes compañías ya practican estos principios y modelos desde hace tiempo, para los más pequeños afrontar este cambio puede parecer inabordable. Pero precisamente en el problema está la solución: si la digitalización de todo el proceso es la clave, entonces digitalizar es la solución.
Lo primero será evaluar los procesos y sistemas de facturación actuales ya que, si se utiliza algún software licenciado, es posible que éste realice su propia adaptación a VeriFactu. Si no es así, es importante buscar uno que sí lo haga. En cualquier caso, la manera más sencilla es siempre contar con un sistema informático de facturación (SIF) que lo haga por nosotros y que esté integrado con las plataformas y procesadores de pago que utilice la compañía. Estos SIF, de hecho, están también sujetos a VeriFactu, por lo que garantizarán la integridad, conservación e inalterabilidad de todos sus registros y podrán también enviarlos directamente a la AEAT, evitando la preocupación por este proceso a la dirección de la empresa o al emprendedor.
Entre los beneficios de contar con uno de estos expertos digitales para el proceso no solo está garantizar que la solución de software estará siempre actualizada y libre de posibles errores -como manda la normativa-, sino que también evitarles el dolor de cabeza que supone, para las pequeñas y medianas empresas en general, ese cumplimiento fiscal, puesto que la plataforma digital de gestión de los pagos lo hará por ellos.
Porque no olvidemos que el objetivo de esta nueva ley es digitalizar los procesos financieros y minimizar el fraude. Y esto es también un beneficio para las empresas, que pueden integrar ese tipo de soluciones tecnológicas en todos sus departamentos, desde facturación a pagos, pasando por el resto de procesos administrativos. Todo ello reduce errores, facilita la transparencia y los requerimientos legales. En resumen, no solo garantizará su cumplimiento sino que también proporcionará ventajas operativas y fiscales a las empresas que lo adopten.
Hay tiempo, pero la implementación de VeriFactu es una necesidad inminente para las pymes en España. Prepararse con anticipación, elegir el software adecuado y capacitar al equipo son pasos clave para una transición exitosa. Es una obligación, pero también una oportunidad para modernizar la gestión empresarial y ganar en eficiencia y transparencia.
Luis Fernández de la Regata Lestrade, country manager de GoCardless para España.
