DocuWare permite llevar a cabo, de forma completamente automatizada, la gestión digital de los procesos en pequeñas y medianas empresas, ofreciendo diferentes maneras de optimizar tareas. A continuación, veremos dos de las opciones más sencillas y utilizadas, que pueden implementarse rápidamente para automatizar flujos de trabajo. El objetivo es solicitar la aprobación o revisión de documentos por parte de otros miembros de la empresa. Existen dos métodos principales para lograrlo: pedir dicha aprobación en el momento de archivar el documento o hacerlo después, cuando se considere necesario, con el documento ya digitalizado y almacenado.
Automatizar flujos de trabajo al archivar un documento
En esta modalidad, se define un flujo de trabajo, es decir, una serie de condiciones o aprobaciones que un documento debe cumplir al archivarlo. Para ello, primero se selecciona “Iniciar flujo de trabajo” en el cuadro de diálogo de almacenamiento. Luego, se elige uno de los flujos disponibles, como “Solicitar aprobación” o “Solicitar revisión”. Una vez almacenado el documento, aparecerá una tarea relacionada en la barra de acciones.
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Al desplegar esa tarea, se mostrarán las opciones disponibles. En este caso, seleccionamos “Seleccionar receptor” para añadir a todos los miembros de la empresa que deban recibir el documento para leerlo o editarlo. El campo “mensaje” permite agregar información sobre el motivo del envío y las expectativas. También es posible definir un plazo de tiempo para la acción y decidir si todos los receptores deben completar la tarea o si basta con que lo haga alguno de ellos. Solo queda hacer clic en “Confirmar”.
Desde este momento, el flujo de trabajo está activo. Quien lo creó verá la tarea pendiente en la lista “DW – Documentos – Estado de asignaciones”. Los receptores, por su parte, recibirán una notificación automática por correo electrónico para acceder a la tarea y al documento desde un enlace.
Crear un flujo de trabajo usando un sello
También es posible iniciar un flujo de trabajo a partir de un documento ya archivado. Para ello, se debe localizar el documento, abrirlo en el visor y hacer clic en el icono de sello en la barra superior de acciones. Se selecciona la opción “DW – Iniciar flujo de trabajo”.
Al seleccionar esta opción, se coloca el sello en el documento. Las mismas opciones del flujo anterior estarán disponibles y podrán aplicarse sobre cualquier documento del sistema, pero ahora no en el momento del archivado sino posteriormente.
Los pasos a seguir son los mismos: elegir los receptores, redactar el mensaje, establecer la fecha límite y decidir si es suficiente con que uno de los destinatarios complete la tarea o si deben hacerlo todos.
Completar una tarea asignada con la gestión digital de los procesos
Al recibir una tarea por correo electrónico—como la revisión o aprobación de un documento—basta con hacer clic en el enlace proporcionado para acceder a la lista de tareas. También es posible acceder directamente desde DocuWare Client, usando el botón desplegable “Tareas” del menú superior.
El proceso está diseñado para que la revisión y aprobación de documentos sean acciones simples y rápidas, proporcionando siempre una visión global del progreso y las tareas pendientes. Tras tomar una decisión, el sistema solicitará un comentario y se podrá finalizar la tarea haciendo clic en “Confirmar”.
Una vez finalizada, el documento desaparece de la lista de tareas pendientes y la persona que asignó la tarea verá los cambios reflejados en “DW – Documentos – Estado de asignaciones”. Si solo una persona debía aprobarla, la verá como completada; si varios empleados debían hacerlo, deberá esperar a que todos completen la tarea.
DocuWare mantendrá la tarea completada durante 30 días en la lista “DW – Documentos – Estado de asignaciones”, facilitando así la revisión posterior y el seguimiento de lo realizado y pendiente.
Finalizar el flujo de trabajo
La persona que inició el flujo de trabajo recibirá una tarea automática una vez que los receptores hayan completado lo asignado. Además, recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace a la tarea generada, al igual que lo hicieron los receptores.
En este momento, el creador podrá revisar el resultado del flujo y, si está conforme, solo tendrá que hacer clic en “Confirmar” para cerrar la tarea y darla por concluida definitivamente.
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