La digitalización de las pequeñas y medianas empresas cuenta con numerosas perspectivas para su abordaje. Una de ellas es la gestión documental, que se ha convertido en un aspecto estratégico para la mayoría de estos negocios y profesionales autónomos. Escanear, almacenar, organizar y compartir documentos ya no es una tarea auxiliar, sino un paso crucial para la eficiencia operativa, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.
Uno de los elementos tecnológicos que más impacto puede tener en este proceso es el escáner profesional. Pero, ¿qué características son realmente importantes para una pyme? ¿Y qué modelos se adaptan mejor a cada tipo de actividad? En este reportaje, abordamos los puntos clave a tener en cuenta al seleccionar un escáner para uso empresarial, tomando como referencia algunas de las propuestas del mercado, como la gama de escáneres profesionales de Epson.
¿Por qué un escáner profesional?
Muchas pequeñas empresas aún recurren a impresoras multifunción para digitalizar sus documentos. Si bien esto puede ser suficiente para usos puntuales, las necesidades crecen a medida que aumenta el volumen de actividad. Un escáner profesional aporta ventajas importantes:
- Velocidad y volumen: para que sea realmente profesional, estos equiposdeben ser capaces de escanear decenas de páginas por minuto y miles al día, sin comprometer el rendimiento.
- Calidad de imagen: deben garantizar una digitalización precisa, legible y lista para ser utilizada en procedimientos administrativos, legales o contables, algo vital para algunos sectores.
- Automatización: deberían poder configurar flujos de trabajo, nombrar archivos automáticamente, escanear a la nube o a carpetas compartidas, servicios básicos para un escáner de oficina.
- Compatibilidad: por supuesto, debe poder integrarse con sistemas de gestión documental y ERP, lo cual es esencial para entornos colaborativos.
Factores clave para elegir el modelo adecuado
No todas las pymes tienen las mismas necesidades. Estos son los aspectos principales que conviene evaluar antes de tomar una decisión:
- Tipo de escaneado. La alimentación automática de documentos es ideal para escanear múltiples páginas de forma continua. Una funcionalidad perfecta para empresas que trabajan con contratos, facturas, expedientes, etc. Por otro lado, los escáneres portátiles o planos (de una sola hoja) son adecuados para profesionales que se desplazan o trabajan en espacios reducidos; o bien para quienes deben escanear documentos que no pueden separar sus hojas (libros, fotografías, catálogos, etc).
- Velocidad de escaneado. Para un volumen bajo, basta con modelos de 10 a 20 ppm. Pero si tu empresa gestiona documentos de gran volumen, busca escáneres de 30 a 60 ppm o más.
- Resolución óptica y procesamiento de imagen. La mayoría de escáneres profesionales incluyen funciones de corrección automática, detección de color, rotación de páginas, eliminación de fondos o mejora de texto. Estas características ayudan a obtener resultados de calidad, incluso con documentos en mal estado.
- Compatibilidad con software. Verifica que el escáner sea compatible con tus aplicaciones, especialmente sistemas de gestión documental, contabilidad, CRM, etc. La compatibilidad con controladores TWAIN o WIA es un buen indicador.
- Conectividad. Los escáneres modernos permiten enviar documentos directamente a la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox), al correo electrónico o a una carpeta compartida. También es importante considerar si permite conexión por Wi-Fi o solo por USB.
- Seguridad y cumplimiento. En entornos donde se maneja información sensible, resulta esencial que el escáner pueda integrarse en las políticas de seguridad de la compañía, incluyendo la trazabilidad de accesos o el control de usuarios.
Ejemplos del mercado: el caso Epson
Epson, uno de los principales fabricantes en este segmento, ofrece una gama de escáneres profesionales adaptados a distintos tipos de empresa. Sin ser la única opción, algunos de sus modelos sirven de referencia para ilustrar distintas necesidades:
- Epson WorkForce ES-50: portátil, ligero y alimentado por USB, pensado para profesionales que necesitan movilidad. Escanea una página en menos de seis segundos.
- Epson WorkForce DS-530II: pensado para pequeñas oficinas con un volumen de trabajo moderado. Ofrece hasta 35 ppm y funciones de procesamiento automático que optimizan el trabajo repetitivo.
- Epson DS-790WN: para empresas que gestionan grandes volúmenes de documentación. Con velocidades de hasta 45 ppm y un alimentador automático de 100 hojas, está diseñado para tareas intensivas. Permite trabajar de forma inalámbrica directamente desde aplicaciones móviles.
Todos ellos integran tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permiten convertir documentos escaneados en texto digital editable y buscable, lo que acelera el trabajo con archivos digitales.
Dicho esto, ¿qué perfil de escáner necesita tu pyme, según nuestros expertos? Si eres un despacho profesional (abogados, contables, arquitectos) te vendrán bien escáneres rápidos, con buena resolución y capacidad para integrar documentos escaneados en tu sistema documental.
Por otro lado, si tienes un comercio o eres autónomo del sector servicios te puedes beneficiar de modelos portátiles o compactos que permitan escanear tickets, facturas y contratos sin ocupar mucho espacio. Por último, para empresas con alto volumen de gestión documental o atención al cliente deberíais buscar equipos con alta capacidad de escaneado diario, para digitalizar solicitudes, formularios y expedientes con eficiencia.
En definitiva, la digitalización de documentos no es solo una tendencia: es una necesidad competitiva. Elegir un buen escáner profesional es una inversión que mejora la productividad, reduce errores y permite avanzar hacia una gestión sin papel más ágil y segura.
No se trata simplemente de comprar tecnología, sino de elegir la adecuada según el uso real y los objetivos del negocio. Valorar aspectos como velocidad, calidad, conectividad y compatibilidad con tu flujo de trabajo es esencial para tomar una decisión inteligente.
En un mercado donde opciones como Epson destacan por su variedad y fiabilidad, tomarse el tiempo para comparar y entender lo que realmente se necesita es el primer paso para avanzar hacia una pyme más digital, organizada y eficiente.
Entrevista a Antonio Fernández, Scan Sales Specialist, Epson Ibérica
- ¿Qué aporta un escáner a una estrategia de digitalización de una pyme?
Si hablamos de digitalización documental, todo pasa por el escáner. Es el primer eslabón de la carrera hacia la tan ansiada “oficina sin papel”. El escáner es la puerta de acceso a un buen sistema de gestión documental digitalizada. En este sentido, especialmente para empresas que tradicionalmente han trabajado con documentación en papel (para sus contratos, expedientes, facturación histórica, etc), la elección de un buen escáner puede suponer un plus de eficiencia para su estrategia de digitalización. Es más, lo correcto sería optar por opciones que se manejen bien en entornos de plataforma abierta (Open Platform) para que puedan integrarse perfectamente con los sistemas de gestión de la empresa.
- Cuáles son las características más valoradas en un escáner
Un escáner debe ser, principalmente, rápido, fiable y que garantice la calidad del documento final. Esto es, que suponga un apoyo para la productividad de la persona usuaria, que no incurra en necesidad de “gasto de tiempo” innecesario y que permita compartir documentos legibles, durables y sin fallos de forma sencilla. Así, entre las características esenciales hoy día, diríamos que debería permitir trabajar e integrarse en cualquier sistema de gestión digital, poder escaner y guardar directamente documentos en la nube; o bien enviar directamente el documento digital resultante a cualquier colaborador/a de la empresa.
- ¿Qué profesiones son las más necesitadas de un escáner de alta resolución?
Entendiendo por alta resolución la calidad y fiabilidad de la imagen obtenida, todas. Pero existen algunas con necesidades específicas de tamaño de lectura y digitalización del documento, así como de una resolución fotográfica: aquellas que trabajen principalmente con imágenes en alta resolución o con capacidad de restaurar fallos en la imagen original (fotográfos profesionales, diseñadores, estudios de arquitectura…).
Ahora bien, todos los escáneres de Epson, por ejemplo, garantizan la mayor calidad de escaneado y flexibilidad de trabajo. Incluso en el aspecto del diseño del propio escáner, encontrando escáneres verticales que ocupan muy poco espacio encima de la mesa de trabajo y resultan ideales para entornos con espacio limitado.
