¿Eres de los que hace sus facturas con Word o Excel? Pues lamentamos decirte que con la factura electrónica obligatoria ya no podrás hacerlo.
Se trata de la nueva normativa que entrará en vigor en 2026 que está diseñada para mejorar la trazabilidad, reducir el fraude fiscal y agilizar la gestión contable. Pero para que esta transición sea realmente efectiva, es fundamental llevarla a cabo paso a paso, sin errores.
Así que para que estés al tanto, a continuación, te vamos a explicar cómo puedes implementar la factura electrónica en tu negocio de forma ordenada, práctica, legalmente segura y sin gastarte un céntimo. ¡Vamos a ello!
¿Cómo prepararte para pasar a la factura electrónica?
1. Infórmate sobre la normativa vigente
Antes de dar el primer paso, es imprescindible conocer qué implica la nueva normativa sobre factura electrónica. La Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
Esto se hará en dos fases: primero para empresas con facturación superior a 8 millones de euros y, posteriormente, para el resto de profesionales y pymes.
Conocer los plazos y requerimientos técnicos te permitirá planificar sin prisas y evitar sanciones por incumplimiento.
2. Elige un software de facturación electrónica certificado
El siguiente paso es elegir una herramienta fiable y conforme a la normativa. Asegúrate de que el software esté preparado para generar facturas electrónicas en formatos aceptados (como Facturae) y que permita la firma digital, almacenamiento seguro y envío directo a clientes.
Plataformas como Billin ofrecen soluciones completas, fáciles de usar y adaptadas a todo tipo de empresas y autónomos. Además, automatizan gran parte del proceso para que puedas dedicar tu tiempo a tareas más estratégicas.
3. Forma a tu equipo
Implementar un sistema de factura electrónica no se trata solo de instalar un programa. Es crucial que todas las personas implicadas en la emisión, recepción y gestión de facturas estén formadas.
Desde el departamento de administración hasta los responsables de compras y ventas deben conocer cómo generar, validar, archivar y consultar una factura electrónica.
Un error humano puede invalidar una factura, generar problemas de cobro o incluso acarrear sanciones, así que no subestimes la importancia de la formación interna.
4. Realiza pruebas antes del cambio definitivo
Una vez elegido el software y formado el equipo, es recomendable realizar pruebas internas. Emite algunas facturas de prueba, simula su envío y recepción, verifica que todo funcione como debe y que los datos se transmitan correctamente.
Este paso te permitirá detectar posibles errores en la configuración o en los procedimientos antes de poner en marcha la factura electrónica de forma oficial. Es mejor anticiparse a los problemas que corregirlos con urgencia.
5. Informa a tus clientes y proveedores
La transición hacia la factura electrónica también afecta a tus clientes. Comunica con antelación tanto a tus clientes como a tus proveedores que a partir de una fecha determinada empezarás a emitir y recibir facturas electrónicas.
Comparte con ellos los requisitos técnicos o canales de recepción que vayas a utilizar. Una buena comunicación evita malentendidos, impagos y retrasos innecesarios.
6. Mantén una copia segura y accesible
La legislación exige conservar las facturas electrónicas durante al menos 6 años. Asegúrate de que tu sistema de almacenamiento cumpla con los requisitos de integridad, autenticidad y legibilidad. Lo ideal es que tu software guarde automáticamente las facturas en la nube, con copias de seguridad periódicas.
Además, debes garantizar que cualquier factura pueda ser consultada rápidamente, tanto por motivos internos como ante una posible inspección.
7. Actualiza y revisa periódicamente el sistema
La tecnología y la legislación evolucionan. Por ello, conviene revisar cada cierto tiempo que tu sistema de facturación siga siendo compatible con las normativas vigentes.
También es importante aprovechar actualizaciones que mejoren el rendimiento, la seguridad y la experiencia de uso.
La transición a la factura electrónica no tiene por qué ser complicada si se hace de forma estructurada.
Recuerda que no se trata solo de cumplir con una obligación legal, sino de aprovechar una oportunidad para modernizar tu gestión, reducir costes y aumentar la eficiencia de tu negocio.
