OpenKM ha lanzado OKMFlow, su nuevo motor de flujos de trabajo nativo, diseñado para revolucionar la automatización de procesos documentales dentro de las organizaciones.
En un contexto donde la eficiencia operativa, la trazabilidad y la reducción de tareas manuales son claves para la competitividad, OKMFlow se presenta como una solución integrada que permite a las empresas diseñar, ejecutar y supervisar workflows personalizados directamente desde la plataforma de OpenKM, sin necesidad de herramientas externas.
“Con OKMFlow damos un salto estratégico en nuestra propuesta tecnológica. Hemos desarrollado un motor que no solo mejora la eficiencia, sino que también otorga mayor autonomía y flexibilidad a nuestros clientes, todo dentro de un entorno plenamente integrado”, afirma Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
Automatización para la eficiencia y la trazabilidad
Los flujos de trabajo automatizados se han convertido en un pilar esencial para los procesos de negocio. Automatizar tareas como la aprobación de contratos, la digitalización de documentos, la tramitación de expedientes o el procesamiento de facturas permite reducir significativamente los tiempos de gestión, minimizar errores humanos, garantizar el cumplimiento normativo gracias a la trazabilidad, fomentar la colaboración entre departamentos y aumentar la transparencia operativa.
Hasta ahora, OpenKM ofrecía integración con motores de workflow de terceros. Aunque funcionales, estas soluciones externas suponían desafíos como una integración parcial, una mayor complejidad en la configuración, una menor capacidad de personalización y una dependencia tecnológica externa. OKMFlow ha sido diseñado desde cero como parte orgánica del sistema, lo que permite una integración completa, una curva de aprendizaje reducida y una capacidad de adaptación mucho mayor a las necesidades específicas de cada organización.
Un motor potente, flexible y visual
Basado en Java 17 y ejecutado sobre servidor Tomcat, el nuevo motor ofrece una interfaz gráfica intuitiva para diseñar flujos, incluyendo nodos de inicio, tareas, condiciones, formularios, transiciones y finalizaciones. La asignación de tareas puede realizarse dinámicamente según roles, selección manual, el usuario iniciador o de forma compartida. Además, las tareas pueden reasignarse incluso mientras el workflow está en ejecución, lo que añade una capa adicional de flexibilidad y control.
La gestión de variables se realiza a través de un sistema de contexto que actúa como un mapa de datos compartido entre nodos del proceso, permitiendo su actualización y persistencia a lo largo de todo el ciclo documental. El motor se integra con sistemas de firma electrónica, envía notificaciones automáticas por correo electrónico, permite la modificación de metadatos y genera logs automáticos. Todo ello se apoya en una base de datos optimizada que asegura un rendimiento eficiente y fiable.
Versatilidad en múltiples sectores
OKMFlow es aplicable a una amplia variedad de escenarios: desde la gestión de calidad documental y el control de versiones, hasta flujos de validación con validez legal, aprobación de presupuestos, contratos o procesos de recursos humanos. Su versatilidad lo hace ideal para sectores como la distribución, la alimentación, el comercio electrónico y cualquier organización que trabaje con tipos documentales bien definidos o sujetos a normativas específicas.
Durante un periodo transitorio, OpenKM mantendrá la compatibilidad entre el motor actual y OKMFlow. Sin embargo, todas las mejoras y desarrollos futuros se centrarán exclusivamente en este nuevo motor, que ya está preparado para integrarse con otros ecosistemas empresariales y escalar en complejidad y volumen sin perder rendimiento.
Entre sus ventajas destaca la autonomía que ofrece al usuario, al permitirle definir sus propios flujos desde una interfaz visual y sencilla. Su escalabilidad permite que las organizaciones crezcan en volumen y complejidad sin comprometer el rendimiento. Además, reduce el tiempo y los recursos necesarios para la puesta en marcha, mejora la seguridad de la información y facilita una gestión eficiente del ciclo de vida documental, desde la creación hasta el archivo.
