En cualquier empresa, el trabajo diario se compone de muchas tareas que deben realizarse en un orden específico y, a menudo, por diferentes personas. Mantener todo organizado y asegurarse de que cada tarea se haga cuando toca puede ser un desafío, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos e información.
Para facilitar esto, DocuWare ofrece una herramienta llamada Workflow Manager o Administrador de Flujos de Trabajo, diseñada para automatizar y controlar cómo se procesan los documentos y las tareas asociadas en una empresa. ¡Descubre de lo que es capaz!
¿Qué es DocuWare Workflow Manager?
Workflow Manager es una función que te permite establecer reglas claras y automáticas para la gestión de documentos dentro de tu empresa. En lugar de depender completamente de la intervención manual a cada paso, esta herramienta utiliza flujos de trabajo digitales que guían los documentos y tareas desde que llegan hasta que se completan.
Así, puedes asegurarte de que, por ejemplo, una factura pase primero por aprobación, luego se envíe para su pago y, finalmente, se archive correctamente, todo siguiendo un proceso definido que es fácil de controlar. Este sistema reduce la carga de trabajo, ayuda a evitar errores y acelera las operaciones diarias, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas que realmente requieren su atención.
¿Quieres saber más?
Componentes de DocuWare Workflow Manager
Workflow Manager se compone de dos partes principales:
1. Workflow Designer (Diseñador de Flujos de Trabajo)
Esta es la herramienta que permite crear y modificar los flujos de trabajo con una interfaz visual. Aquí puedes definir paso a paso cómo deben avanzar los documentos y las tareas, qué condiciones deben cumplirse, y quién debe encargarse de cada tarea.
Existen dos versiones de Workflow Designer:
- Una versión web moderna, disponible solo para clientes de DocuWare en la nube.
- Una versión para escritorio, que se usa en instalaciones locales.
2. Workflow Tasks (Tareas de flujo de trabajo)
Todas las tareas asignadas a cada usuario aparecen organizadas en una lista dentro del sistema, que puede consultarse fácilmente desde el DocuWare Web Client. De esta forma, los empleados siempre saben qué deben hacer y pueden seguir el progreso sin perder detalle.
¿Cómo funciona en la práctica?
Imagina una empresa que recibe muchas facturas. En un sistema tradicional, quien recibe la factura debe enviarla a la persona encargada de verificarla, quién después la pasa a otra para aprobación, y así sucesivamente. A veces, una persona está de vacaciones o no ve la factura a tiempo, y todo el proceso se detiene.
Con DocuWare Workflow Manager, este proceso se digitaliza y automatiza. Por ejemplo:
- Cuando llega una nueva factura, el sistema la asigna automáticamente a quien debe revisarla primero.
- Si esa persona no está disponible, la tarea se reasigna a un sustituto para que no se detenga el proceso.
- Cada paso y decisión queda registrado y el estado actual del documento es visible para todos los involucrados.
- Se pueden enviar notificaciones automáticas por email para recordar a quienes tienen tareas pendientes.
Todo esto hace que los procesos sean más rápidos, transparentes y fáciles de seguir para todos.
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DocuWare Workflow Manager aporta numerosos beneficios, como:
- Ahorro de tiempo y reducción de errores: Se eliminan gestiones manuales, evitando que los documentos se pierdan o que haya retrasos por ausencias o falta de seguimiento.
- Transparencia total: Todos los involucrados pueden consultar en qué punto se encuentra cada documento y quién es responsable de la siguiente tarea.
- Flexibilidad: El flujo de trabajo puede adaptarse fácilmente a las necesidades específicas de cada departamento o proceso, sin necesidad de programar.
- Automatización: Las tareas repetitivas o rutinarias se gestionan de forma automática, acelerando el ritmo de trabajo y liberando recursos para tareas de mayor valor.
- Control y seguridad: Las reglas garantizan que los documentos solo avancen cuando se cumplan ciertas condiciones; además, todo queda registrado para auditorías.
Facilidad para crear y modificar los flujos de trabajo
Con Workflow Designer, la creación de procesos es tan sencilla como arrastrar y soltar elementos en un diagrama visual. No se necesita saber programar ni entender complicadas instrucciones técnicas. Solo identifica los pasos que un documento debe seguir, con quienes deben intervenir y bajo qué condiciones.
Si un proceso cambia, por ejemplo por nuevas normativas o estructura interna, puedes modificar el flujo de trabajo fácilmente para adaptar la operación sin interrumpir el día a día.
Compatibilidad con la nube y sistemas locales
DocuWare Workflow Manager está disponible tanto para empresas que usan DocuWare en la nube como para aquellas que prefieren tener el sistema instalado en sus propias instalaciones. En ambos casos, garantiza el mismo nivel de control y facilidad para gestionar los flujos de trabajo.
Un ejemplo real, el control de aprobación de facturas
Para ilustrar, supongamos que una factura debe pasar por varias etapas antes de ser pagada: revisión, aprobación de pagos y archivo. Con DocuWare Workflow Manager, cuando una factura entra al sistema, se asigna la primera tarea de revisión al responsable.
- Si la persona la aprueba, la factura se envía automáticamente al siguiente responsable para autorización.
- Si la rechaza, el sistema notifica al equipo para tomar acción, y la factura no avanza hasta ser corregida.
- Si un responsable está ausente, una regla automática asigna la tarea a un sustituto para que no se detenga el flujo.
Cada participante en el proceso recibe recordatorios y puede ver su lista de tareas pendientes, asegurando que ninguna factura quede sin procesar.
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Seguridad y control sobre los procesos con DocuWare Workflow Manager
DocuWare Workflow Manager no solo acelera el trabajo sino que agrega un nivel extra de gobernanza al mantener un registro claro de quién hizo qué y cuándo. Esto ayuda a cumplir con normativas internas y externas, además de facilitar auditorías y controles internos.
Implementar Workflow Manager significa hacer que los procesos de trabajo sean más simples, rápidos y confiables. Sin importar el tamaño de la empresa, ayuda a mantener el orden, reduce el riesgo de errores y libera a los empleados de tareas repetitivas.
Además, al ser una solución visual e intuitiva, los departamentos pueden adaptarse rápidamente a los cambios y mantener la productividad sin depender exclusivamente de especialistas en tecnología.
