Los viajes de negocios son una parte esencial del crecimiento empresarial, pero también implican desafíos y riesgos que deben gestionarse con precisión. En este marco, el Duty of Care subraya la obligación legal y moral de las empresas de proteger la seguridad y el bienestar de sus empleados.
Un deber cada vez más necesario
El Duty of Care es la obligación legal y moral que tienen las empresas de velar por la seguridad, salud y bienestar de sus empleados mientras realizan actividades relacionadas con el trabajo, incluyendo los viajes. Aunque su aplicación varía según la jurisdicción, en términos generales implica que la organización debe identificar riesgos, prevenir incidentes y ofrecer apoyo en caso de emergencias.
Este deber se ha vuelto más relevante que nunca tras la pandemia del COVID-19, la creciente inestabilidad geopolítica y el incremento de amenazas como desastres naturales, ciberataques o disturbios civiles. La gestión eficaz del Duty of Care no solo protege al empleado, sino que también reduce la exposición legal de la empresa y refuerza su reputación corporativa.
Los viajes de negocios, ya sea a nivel nacional o internacional, exponen al personal a múltiples riesgos:
- Problemas de salud o accidentes.
- Inseguridad en destinos de alto riesgo.
- Desastres naturales o condiciones climáticas extremas.
- Problemas logísticos, como cancelaciones o pérdida de documentación.
- Riesgos psicosociales, como estrés, aislamiento o fatiga.
Frente a estos escenarios, las empresas no pueden permitirse la improvisación. Un protocolo sólido de Duty of Care es una herramienta esencial para prevenir y gestionar estas situaciones.
¿Cómo se implementa?
Las organizaciones que apuestan por una gestión responsable de sus viajes corporativos suelen integrar el Duty of Care en sus políticas internas de forma estructurada. Algunas de las acciones clave incluyen:
- Evaluación previa del viaje. Antes de aprobar un desplazamiento, se deben evaluar los riesgos del destino, incluyendo aspectos sanitarios, seguridad local y condiciones logísticas. Para ello, muchas empresas utilizan plataformas de inteligencia de riesgos o consultan fuentes como la OMS, el Ministerio de Asuntos Exteriores o informes de seguridad privada.
- Formación y sensibilización del viajero. Es fundamental que los empleados conozcan los protocolos, los riesgos y los canales de emergencia disponibles. Algunas organizaciones ofrecen sesiones informativas, cursos e-learning o manuales de viaje específicos por destino.
- Seguimiento y localización del viajero. La tecnología permite hoy rastrear en tiempo real la ubicación del viajero, algo clave en caso de crisis. Aplicaciones móviles, software de gestión de viajes y sistemas de alerta temprana se están convirtiendo en aliados habituales del travel manager.
- Plan de respuesta ante emergencias. Debe existir un protocolo claro que incluya números de contacto 24/7, servicios médicos, evacuación, asistencia legal y psicológica. Una red de proveedores locales confiables puede marcar la diferencia en situaciones críticas.
- Cobertura de seguros. Los seguros de viaje corporativo deben estar actualizados e incluir coberturas adaptadas al contexto actual: enfermedades contagiosas, repatriación, asistencia médica, cancelaciones por fuerza mayor, etc.
En definitiva, el protocolo Duty of Care en los viajes de empresa ya no es una opción, sino una obligación estratégica. En un entorno laboral donde el talento busca cada vez más organizaciones responsables, contar con un protocolo de cuidado del viajero no solo protege, también proyecta una imagen de liderazgo y compromiso.
Las empresas que comprendan esto estarán mejor preparadas para navegar un mundo donde los riesgos son inevitables, pero no incontrolables.
