Imagina que en tu trabajo tienes varias aplicaciones. Tal vez usas un programa de contabilidad, alguna herramienta para manejar clientes, o simplemente el correo electrónico. Muchas veces necesitas encontrar documentos importantes como facturas, contratos o correos electrónicos guardados en diferentes lugares. Navegar entre tantas aplicaciones puede ser confuso y te roba tiempo valioso. Aquí es donde entra DocuWare y su función especial llamada Smart Connect, pensada para hacerte la vida mucho más fácil.
Smart Connect fue creada para unir todas tus aplicaciones con DocuWare, el archivo digital donde están tus documentos, sin necesidad de saber nada de programación o informática. Con ella, puedes buscar y guardar documentos de forma automática, olvidándote de copiar, pegar o escribir datos una y otra vez.
¿Qué es exactamente Smart Connect?
Smart Connect es una manera de conectar tu software favorito con DocuWare. Funciona con más de 500 tipos de programas: desde los más conocidos como hojas de cálculo o correos electrónicos, hasta herramientas hechas a la medida de tu empresa. Lo que hace es “leer” la información de la pantalla (por ejemplo, el número de una factura en tu sistema de contabilidad) y usar esos datos para ayudarte a encontrar documentos o clasificarlos en DocuWare automáticamente.
Esta integración se realiza con solo un clic o una combinación de teclas. Cuando activas Smart Connect, los documentos relacionados aparecen de inmediato en la pantalla, ya sean órdenes, contratos, recibos, correos o cualquier papel digital que necesites en ese momento.
¿Cómo te ayuda en el día a día?
Los retos diarios en las empresas suelen ser los mismos: buscar información, guardar papeles, evitar el desorden y mantener todo seguro. Smart Connect resuelve estos problemas de tres formas principales:
1. Búsqueda resaltada (Highlight Search)
2. Búsqueda inteligente (Smart Search)
3. Indexación inteligente (Smart Index)
Cada función tiene el objetivo de ahorrar tiempo y evitar errores típicos de copiar y pegar información.
Descubre lo sencillo que es usar DocuWare
Búsqueda resaltada
Esta función es la más rápida y sencilla. Si estás usando cualquier programa y ves, por ejemplo, el número de una factura, simplemente lo seleccionas (como cuando marcas texto con el mouse) y presionas una combinación de teclas que tú mismo puedes configurar. En segundos, el documento que corresponde se abre en el visor de DocuWare para que lo revises.
No importa si el número está en un correo, un archivo de Excel, o dentro del sistema de contabilidad. DocuWare lo busca y lo muestra, evitando que debas teclear datos. Esta búsqueda se configura una sola vez y ya luego puedes usarla desde cualquier programa.
¿Cómo lo utilizarías? Supón que recibes un correo de un cliente pidiendo información de una factura. Seleccionas el número en el correo, presionas la combinación de teclas, ¡y la factura aparece frente a ti! Todo sin salir del correo electrónico.
Búsqueda inteligente
La Búsqueda inteligente funciona igual de fácil, pero agrega más opciones. Puedes poner un botón dentro de tu programa (como contabilidad o gestión de clientes) para buscar documentos en DocuWare con un solo clic, sin tener que marcar texto primero. Incluso puedes buscar usando varios criterios al mismo tiempo como “tipo de documento: factura” y “proveedor: Suministros industriales XYZ”.
Cada Búsqueda inteligente se configura de manera individual según el programa y las necesidades de tu empresa. Tú decides qué datos se deben enviar a DocuWare para encontrar los papeles correctos. Por ejemplo, puedes buscar todas las facturas de un mes, o todos los pedidos de un cliente específico.
¿En qué situaciones sería útil esto? Imagina que estás en el sistema de contabilidad revisando los movimientos. Necesitas ver la factura de un pago en específico. Haces clic en el botón de búsqueda y DocuWare muestra ese documento sin que tengas que buscarlo manualmente.
Indexación inteligente
Indexar, o clasificar documentos, suele ser tedioso. Es cuando debes escribir manualmente datos como nombre de empresa, número de factura, fechas, etc., para que los documentos sean fáciles de encontrar después.
Smart Index soluciona esto leyendo automáticamente los datos que aparecen en la pantalla de tu aplicación (puede ser contabilidad, nómina o cualquier otra). Cuando vas a archivar o guardar un documento en DocuWare, basta con presionar un botón y toda la información se pasa directa y correctamente, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
Smart Index te ayuda tanto cuando guardas documentos nuevos como cuando organizas los que ya tienes archivados, asegurando que todo quede bien clasificado y listo para futuras búsquedas.
¿Cómo lo usarías para mejorar tu productividad? Acabas de registrar una factura en el sistema de contabilidad. Al usar la función Smart Index, DocuWare automáticamente registra el nombre de la empresa, el monto, la fecha y el número de factura; todo sin que tengas que volver a tipear o copiar datos.
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¿Y la seguridad? ¿Es difícil de configurar?
DocuWare garantiza que solo el personal autorizado pueda ver o clasificar documentos. Cada usuario tiene un perfil que limita o habilita su acceso, así que puedes confiar en que la información está siempre protegida y disponible para quienes realmente la necesitan.
No necesitas ser un experto en tecnología. La configuración es sencilla y guiada. Smart Connect se instala como una aplicación adicional (si tu DocuWare está en la nube ya viene incluido), y luego, desde la parte de configuración en DocuWare, eliges las funciones y las reglas que se ajustan a tus necesidades.
Solo tienes que definir en qué aplicaciones quieres conectar DocuWare, dibujar zonas de lectura (como ventanitas que indican qué datos debe tomar el sistema), y asignar teclas para ejecutar las búsquedas o indexaciones rápidas. Una vez listo, el sistema hace su magia y une todo en segundos.
Ventajas en el mundo real
- Ahorro de tiempo: No tienes que cambiar entre programas, buscar archivos perdidos, ni escribir datos repetidos.
- Menos errores: Al copiar automáticamente la información exacta de la pantalla a DocuWare, se evitan equivocaciones típicas al transcribir información o duplicidad en los datos.
- Más productividad: Puedes dedicar más tiempo a tareas importantes y menos a buscar documentos o mantener el archivo organizado.
- Acceso rápido: Todo está a unos clics o una combinación de teclas. Además, puedes configurar búsquedas y clasificaciones para tu propio ritmo de trabajo.
- Seguridad y control: Solo quienes tengan los permisos ven los documentos, y cada acción queda registrada para mayor protección.
Con Smart Connect, DocuWare transforma el manejo de documentos, haciéndolo intuitivo, rápido y seguro para todos, sin importar el área de la empresa ni los conocimientos técnicos. El objetivo principal es que encuentres lo que buscas y registres lo que necesitas de manera sencilla y sin complicaciones.
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