Como venimos diciendo desde hace tiempo, ya estamos en la cuenta atrás para la plena implantación de la normativa Verifactu, y cientos de empresas españolas buscan soluciones que les permitan adaptarse a los nuevos requerimientos legales de la Agencia Tributaria.
Una de las claves para el cumplimiento será digitalizar facturas de forma certificada, asegurando su integridad, trazabilidad y compatibilidad con sistemas de facturación homologados.
En este escenario, los escáneres profesionales Epson se posicionan como aliados clave, especialmente aquellos modelos con tecnología OCR avanzada, como el WorkForce DS-C490, el DS-900WN, o el DS-32000 en A3, diseñados para entornos empresariales que gestionan grandes volúmenes de documentación física.
¿Qué exige VeriFactu?
La normativa VeriFactu —regulada por el Real Decreto 1007/2023 y sus desarrollos posteriores— obliga a determinados contribuyentes a registrar y, en algunos casos, enviar en tiempo real a Hacienda, los asientos de facturación generados por software certificado. El objetivo es claro: combatir el fraude fiscal, garantizar la inalterabilidad de los registros y permitir su trazabilidad completa.
Pero ¿qué ocurre con las facturas en papel, recibidas por proveedores o generadas desde departamentos externos? Aquí entra en juego la digitalización certificada, que permite convertir esos documentos físicos en archivos electrónicos válidos legalmente y compatibles con los sistemas VeriFactu.
Escáneres Epson: alta calidad, OCR y automatización
Los escáneres documentales Epson de la gama Sheetfed (alimentación vertical) están diseñados para procesar miles de páginas al día con velocidades de hasta 90 páginas por minuto. Incorporan tecnologías clave para este proceso:
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de alta precisión: convierte las imágenes escaneadas en texto editable.
- Compatibilidad con PDF/A: formato de archivo para conservación a largo plazo, requerido en entornos legales.
- Integración con software de gestión documental y contable: gracias a herramientas como Epson Document Capture Pro, es posible automatizar flujos de trabajo para que cada escaneo se convierta en un paso dentro de un proceso estructurado.
Un ejemplo real: al escanear una factura con el DS-870, el archivo PDF generado con OCR puede enviarse automáticamente a una carpeta de red o servicio cloud, donde un sistema ERP con certificación VeriFactu —como Sage, A3ERP, Wolters Kluwer— lo recogerá para extraer los datos, generar el asiento contable y, si es necesario, comunicar el registro a la Agencia Tributaria.
Digitalización certificada: requisitos y validación
No se trata solo de escanear. Para que una digitalización sea válida a efectos legales y fiscales, debe cumplir una serie de requisitos:
- Integridad del documento: se debe garantizar que el archivo no ha sido alterado desde su creación. Esto se logra mediante técnicas como hash y firma digital.
- Trazabilidad: cada paso del documento (escaneo, lectura OCR, exportación) debe quedar registrado.
- Legibilidad y fidelidad: el archivo debe ser perfectamente legible y reflejar fielmente el original.
- Asociación con un sistema certificado: el resultado final debe ser procesado por un software homologado que pueda generar los registros VeriFactu.
Así, el proceso completo para lograr una digitalización certificada con Epson y cumplir con VeriFactu podría resumirse así:
- Escaneo de la factura en papel con un escáner Epson con OCR.
- Conversión automática a PDF/A con texto extraído y envío a una carpeta monitorizada.
- Procesamiento por software OCR (ABBYY FineReader, Kofax, o el propio Epson Document Capture).
- Extracción de datos y generación de asiento contable en el ERP homologado.
- Firma digital, sellado temporal y trazabilidad dentro del sistema.
- Envío del registro VeriFactu a la AEAT, si es aplicable, o archivo legalmente válido para futuras auditorías.
En definitiva, la integración de escáneres Epson con software homologado no solo asegura el cumplimiento legal, sino que aporta eficiencia, seguridad y automatización. Además, reduce la dependencia del papel, facilita auditorías internas y mejora la trazabilidad documental.
