Alai Ayerdi, Team Lead Marketing Europa Oeste y Sur de Docuware, ha participado en la VII edición de la guía Easy&Smart 2026, que lanzamos la semana pasada. En esta entrevista, la directiva nos cuenta cómo las nuevas normativas están obligando a las pymes a digitalizar sus documentos, las ventajas de la Ley Crea y Crece y los pasos a seguir antes de automatizar, entre otros asuntos.
MuyPymes: Durante años, la gestión documental se ha visto como un repositorio. ¿En qué momento pasa a convertirse en una capa estratégica para la toma de decisiones en la empresa?
Alai Ayerdi: Ese salto se produce cuando el documento deja de vivir en correos y carpetas, y pasa a capturarse con datos estructurados, conectado a los sistemas de gestión de contabilidad, compras, ventas o recursos humanos. En el momento en que los flujos de trabajo aportan trazabilidad y métricas de ciclo, y esa información alimenta cuadros de mando, la capa documental se convierte en palanca para tomar decisiones informadas. Además, con obligaciones como la factura electrónica y el suministro inmediato de información a la Agencia Tributaria, disponer de documentos convertidos en datos fiables y auditables deja de ser un deseo y se vuelve imprescindible.
Lo vemos claramente cuando el departamento financiero, por ejemplo, identifica descuentos por pronto pago y previsiones de cobro, Compras detecta cuellos de botella y excepciones, o Legal controla renovaciones y riesgos contractuales. Esto ocurre cuando el control de accesos, la conservación y la eliminación con valor probatorio, y la firma electrónica conforme al reglamento europeo de identificación y firmas, están integrados en los procesos. En DocuWare ayudamos a que esa transformación sea tangible para las empresas, convirtiendo la documentación en un activo para la toma de decisiones.
MuyPymes: La Ley Crea y Crece impulsa la digitalización de procesos como la facturación. ¿Crees que las empresas están aprovechando este cambio para transformar su operativa o simplemente están digitalizando el papel?
Alai Ayerdi: Vemos los dos enfoques en España: hay empresas que han ido a lo mínimo para cumplir —emitir y recibir factura electrónica y seguir trabajando igual— y otras que están aprovechando el cambio para rediseñar sus ciclos de compras a pagos y de ventas a cobros. Las que sacan ventaja están depurando datos de proveedores y clientes, automatizando la conciliación entre pedido, albarán y factura, fijando compromisos de tiempos de aprobación, midiendo el porcentaje tramitado sin intervención manual e integrando la factura electrónica con su contabilidad y con un archivo con valor probatorio.
Nuestra recomendación es tratar la Ley Crea y Crece como una palanca de transformación y no como un trámite. Eso implica prepararse para el formato oficial de factura electrónica en España y para los modelos de intercambio que establece la Administración, estandarizar procesos de extremo a extremo y acompañar a proveedores y equipos con formación y gestión del cambio. Quien lo haga reducirá costes, acortará plazos de cobro y mejorará el control, en lugar de limitarse a “digitalizar el papel”.
MuyPymes: ¿Puede el aumento de las exigencias regulatorias impulsar una mejor organización documental o existe el riesgo de que las empresas generen más complejidad que valor?
Alai Ayerdi: En España, el aumento de requisitos como la factura electrónica, el Reglamento General de Protección de Datos, el suministro inmediato de información a la Agencia Tributaria y la conservación con valor probatorio puede ser un gran catalizador si se incorpora al diseño de los procesos y no como un añadido de última hora. Cuando definimos taxonomías comunes, políticas de retención y eliminación, ciclo de vida automatizado del documento, trazabilidad de cada acción y controles integrados en los flujos, el cumplimiento deja de ser una carga y se convierte en orden, visibilidad y capacidad de auditoría en tiempo real.
El riesgo aparece cuando se encadenan herramientas aisladas y controles manuales que multiplican pasos y excepciones. La clave es simplificar: una plataforma única para documentos y procesos, roles y permisos bien definidos, plantillas alineadas con los requisitos de la Agencia Tributaria y de protección de datos, y proveedores con prácticas de seguridad y calidad verificables. Así la regulación impulsa una mejor organización y no más complejidad.
MuyPymes: Muchas organizaciones automatizan procesos sin revisarlos previamente. ¿Está la tecnología resolviendo ineficiencias… o simplemente haciéndolas más rápidas?
Alai Ayerdi: La tecnología acelera lo que tenga delante: si el proceso está mal diseñado, solo hará el desperdicio más rápido. Nuestra experiencia es que, antes de automatizar, hay que revisar de principio a fin cómo se trabaja, eliminar pasos duplicados, unificar variantes entre delegaciones, estandarizar los datos de entrada y depurar maestros de proveedores y clientes. También es clave definir reglas claras, gestionar excepciones, asignar responsables y sustituciones (por ejemplo, en periodos de vacaciones) y decidir qué tareas pueden resolverse sin intervención y cuáles requieren supervisión humana.
Además, conviene medir desde el primer día para demostrar mejora real: tiempo medio de tramitación, coste por documento, tasa de errores y número de incidencias. Recomendamos empezar con una prueba controlada, automatizar lo repetitivo y de bajo riesgo (por ejemplo, el registro, la clasificación y el archivo con valor probatorio) y mantener revisión humana en decisiones con impacto fiscal, laboral o contractual, como discrepancias entre pedido, albarán y factura. Así logramos eficiencia sostenible sin perder control ni calidad, que es lo que las empresas españolas necesitan.
MuyPymes: En el día a día de una pyme, ¿dónde se sigue perdiendo más tiempo en la gestión de documentos y procesos, pese a contar con herramientas digitales?
Alai Ayerdi: En la pyme española se sigue perdiendo mucho tiempo buscando documentos y versiones en correos, carpetas compartidas y chats, con aprobaciones que se quedan paradas cuando alguien está de viaje o de vacaciones. También vemos mucho doble tecleo entre el sistema de contabilidad, los portales de clientes y proveedores, además de un gran desgaste en gestionar excepciones como facturas sin pedido o discrepancias con el albarán. A eso se suma la preparación de auditorías o inspecciones, la recuperación de evidencias para la Agencia Tributaria y el seguimiento de contratos que vencen sin avisos claros, así como altas y bajas de empleados con permisos que se ajustan a mano.
Los atajos más efectivos pasan por capturar datos en origen con formularios, centralizar los documentos en un repositorio con metadatos y control de versiones, y activar flujos con recordatorios, sustituciones y plazos definidos. Añadir firma electrónica, conectar el archivo con el sistema de contabilidad para evitar dobles entradas y usar plantillas preconfiguradas suele dar resultados rápidos: menos búsquedas, menos errores y aprobaciones más ágiles, sin perder el control ni la trazabilidad que exigen las empresas en España.
MuyPymes: La inteligencia artificial aplicada a documentos promete automatizar clasificación, extracción de datos o validaciones. ¿Qué riesgos y límites ves en delegar estas decisiones en la tecnología?
Alai Ayerdi: La inteligencia artificial bien aplicada ya está resolviendo tareas reales: nuestro procesamiento inteligente de documentos convierte facturas, pedidos, albaranes o contratos en datos fiables desde el primer día, aprende con cada corrección y valida la información con reglas de negocio. El resultado es menos tecleo y menos errores, aprobaciones más ágiles y una documentación preparada para auditoría, con trazabilidad completa y archivo con valor probatorio. Todo ello se integra con los sistemas de contabilidad, compras y recursos humanos, de forma que la información fluye y las decisiones se aceleran.
Delegar no significa perder el control. Trabajamos con niveles de confianza configurables, de modo que el sistema automatiza lo repetitivo y pide revisión humana cuando detecta incertidumbre o cambios de formato; cada paso queda registrado para poder explicarlo y auditarlo. La protección de datos es prioritaria: cifrado, controles de acceso, y residencia de la información en España o en la Unión Europea, sin utilizar datos de clientes para entrenar modelos públicos. Así, la inteligencia artificial aporta velocidad y precisión con garantías legales y de seguridad, que es lo que las empresas españolas necesitan.
