La revolución digital ha traído consigo un nuevo quebradero de cabeza para las empresas: cumplir la ley sin morir en el intento. Entre la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la futura normativa europea de inteligencia artificial (AI Act), las organizaciones se enfrentan a un panorama normativo cada vez más exigente. El denominador común es la trazabilidad total. Saber quién accede a qué documento, desde qué dispositivo, cuándo y con qué finalidad ya no es opcional, sino un requisito legal.
“Las regulaciones actuales van mucho más allá del consentimiento o la protección de datos personales. Lo que piden ahora los reguladores es evidencia, trazabilidad y control. En otras palabras, saber exactamente qué ocurre con cada documento durante todo su ciclo de vida”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
De almacenar a gobernar los datos
Hasta hace poco, la prioridad de las empresas era almacenar información de forma segura. Hoy, el desafío es gobernarla. El crecimiento de la nube, la descentralización del trabajo y la adopción de la inteligencia artificial han multiplicado los puntos de acceso y las fuentes de generación documental. El resultado es un entorno complejo, en el que cada correo electrónico, archivo compartido o modelo de IA puede convertirse en un riesgo de incumplimiento.
“Las empresas están produciendo más información que nunca, pero en muchos casos no saben dónde está ni quién la maneja”, señala Gaspar Palmer, que añade que “el problema no es la cantidad, sino la falta de control. Cumplir la ley en este contexto requiere tecnología capaz de ofrecer una visión global, automatizar auditorías y garantizar la soberanía de los datos”.
El impacto del AI Act: transparencia y trazabilidad
El AI Act, aprobado por la Unión Europea, introduce obligaciones inéditas para las empresas que utilizan inteligencia artificial, especialmente en sectores como la sanidad, la banca o la administración pública. Entre sus exigencias figuran la transparencia en los algoritmos, la documentación de los datos de entrenamiento y la auditoría de todo el proceso de decisión automatizada.
En la práctica, esto supone que las compañías deberán demostrar cómo gestionan los datos que alimentan sus modelos de IA, y conservar un rastro documental verificable. “La futura normativa europea obligará a vincular cada decisión automatizada a sus fuentes de datos. Eso significa que los sistemas de gestión documental pasarán a ser piezas críticas en la arquitectura de cumplimiento”, apunta el CEO de OpenKM.
Cinco pilares para un cumplimiento real
Según OpenKM, el cumplimiento normativo ya no puede entenderse como una tarea exclusiva del departamento legal, sino como una estrategia transversal que combina tecnología, procesos y cultura corporativa. En un contexto donde la regulación digital avanza a gran velocidad, desde el RGPD hasta el nuevo AI Act, las empresas deben ser capaces de demostrar con evidencias tecnológicas que controlan su información.
- La compañía propone un modelo de gobierno documental integral basado en cinco pilares fundamentales. El primero es la trazabilidad completa, que permite registrar cada acceso, modificación o flujo de aprobación. Este seguimiento continuo de los documentos garantiza no solo la transparencia, sino también la capacidad de auditar y anticipar riesgos.
- El segundo pilar es el control de versiones y la retención legal, que definen cuánto tiempo debe conservarse cada documento y cómo debe eliminarse de forma certificada. Evitar duplicados, mantener una única versión válida y cumplir los plazos de retención establecidos por la ley son prácticas esenciales para reducir el riesgo legal y operativo.
- El tercer eje es la auditoría y la seguridad por diseño. Para OpenKM, la protección de la información debe integrarse desde la propia arquitectura del sistema. Cifrado, autenticación multifactor, control de roles y registro automático de actividad son medidas que fortalecen la seguridad y garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos.
- En cuarto lugar, la soberanía de datos se ha convertido en un requisito estratégico. Asegurar que la información se aloja y procesa dentro del marco legal europeo es esencial en un entorno donde los datos viajan constantemente entre nubes, servidores y proveedores internacionales. La residencia y el control sobre los datos son hoy sinónimo de confianza y competitividad.
- Por último, OpenKM destaca la integración con la inteligencia artificial como un nuevo desafío regulatorio. Con la entrada en vigor del AI Act, las empresas deberán asegurarse de que sus modelos de IA acceden únicamente a información verificada, actualizada y conforme a la ley. Esto requiere sistemas documentales que ofrezcan metadatos precisos, trazabilidad y control sobre el acceso automatizado.
“Cumplir con la LOPD, el RGPD o el AI Act no consiste en llenar formularios, sino en demostrar con evidencias tecnológicas que la empresa controla su información”, afirma Gaspar Palmer, que considera que “las organizaciones que logren integrar la trazabilidad y el cumplimiento en su operativa diaria serán las que realmente estén preparadas para competir en el nuevo marco digital europeo”.
