A casi todos nos pasa lo mismo. Abrimos un correo electrónico que contiene 16 párrafos y se nos cae el alma al suelo. ¿De verdad tenemos que leer tanto? ¿Por qué nos hacen perder el tiempo de esa forma? ¿No podrían decir lo mismo utilizando mucho menos espacio? Los e-mails largos están empezando a ser percibidos casi como un ataque personal y en último extremo, como una auténtica falta de respeto a nuestro valioso tiempo.
Y no, no estamos exagerando. Cuando en nuestra bandeja de entrada llega ya no uno, sino dos, tres o veinte e-mails de «grandes proporciones» el problema del tiempo deja de ser anecdótico para convertirse en un problema real. Así que ¡Guerra a los correos electrónicos interminables! que en general son tan largos porque el que los escribe, comete alguno de los siguientes errores:
- Convertir lo que debería de ser un correo electrónico en un ensayo. ¿Es necesario? La respuesta obvia es NO, siempre es NO, sin peros, sin excepciones.
- No va al grano. ¿Qué intenta decirnos? ¿Por qué hay contradicciones en su texto? No necesitamos una introducción del problema, ¡No es una obra de teatro!
- Demasiadas preguntas. Seamos serios, no vamos a pasarnos una mañana respondiendo a sus preguntas. Una pregunta a la vez por favor.
Lo normal es que estos correos enormes tarden en ser respondidos (si es que lo son), para mayor frustación de su autor que mascullará un «¡Con lo que me ha costado y ni siquiera me responde!» totalmente injustificado. Así que para evitar esta situación incómoda para todas las partes, presentamos nuestra ¡Increíble guía para escribir e-mails más cortos y con sentido! Una guía que para responder de forma coherente al espíritu de este artículo, también será muy corta.
1. Cinco oraciones
Ni una más. Si piensas que no puedes contarlo en cinco frases, piénsalo otra vez. Para saber más sobre este método, os recomendamos leer five.sentec.es
2. Al grano
Antes de ponerte a escribir, piensa seriamente lo que quieres comunicar. Si para comunicarlo necesitas más de cinco oraciones, es que todavía no sabes exactamente cuál es el asunto principal de tu comunicación.
3. Una pregunta
El receptor de nuestro e-mail estará más que dispuesto a responder a nuestra primera pregunta, pero no tanto si le formulamos catorce. Como mucho, podemos estirarnos hasta las dos preguntas.
4. Edita
¿Hemos dicho ya que tu e-mail tiene que tener cinco oraciones? Si has escrito ocho es que sobran tres.
5. Enlaza
Si necesitas proporcionar información adicional, existen enlaces, archivos adjuntos y más recursos que puedes utilizar fuera del texto.
