Uno de los problemas a los que se enfrentan muchas pymes es la falta de automatización de sus procesos. A diario repiten una y otra vez las mismas tareas, y esto en campos como el marketing supone una gran inversión de tiempo que podría emplearse en tareas más productivas.
De la mano de OPEN Forum hoy os ofrecemos cinco consejos para otptimizar y automatizar vuestros procesos de marketing y ventas, en áreas como la obtención de leads, la creación de una campaña de fidelización o la automatización del flujo de trabajo.
1. Conecta tu página web con tu base de datos
Si nuestra página web corporativa dispone de algunos campos a través de los cuales nuestros visitantes (potenciales clientes) pueden suministrar sus datos de contacto para, por ejemplo, suscribirse a nuestra newsletter, recibir información o cualquier otro tipo de acción, una forma de ahorrar tiempo y automatizar el proceso de marketing es asegurarnos de que los datos que se introducen en la web se cargan automáticamente en nuestra base de datos, sin que tengamos que replicarlos de forma manual.
Para ello, si optamos por adquirir un CRM ésta es una de las opciones que debemos comprobar. Gracias a esta funcionalidad podemos mantenernos en contacto con nuestros leads de forma automática y ahorrar más de un 20% del tiempo que dedicamos a tareas repetitivas y rutinarias como copiar datos.
Además, y quizás más importante, nos aseguraremos de que no existen disonancias entre nuestra base de datos y los leads que se recogen en la web, de forma que si por un casual nuestro servidor deja de funcionar o tenemos problemas técnicos, siempre nos aseguraremos que no perdemos ningún contacto.
2. Haz un seguimiento de todos los leads
Cualquier profesional del marketing nos dirá que no todos los leads que recibimos tienen el mismo peso o importancia. Algunos pueden mostrarse dispuestos a comprar un producto de forma inmediata, o en breve. Otros en cambio, puede que sólo estuviesen «de paso».
Cuando realizamos un seguimiento manual de nuestros leads, es cierto que solemos prestar atención casi exclusiva a nuestros «hot leads» es decir, aquellos en los que confiamos que vamos a realizar una conversión en breve. Sin embargo, al automatizar la recogida de datos tal y como explicamos en el punto 1, tenemos la capacidad para hacer un seguimiento de todos los leads que llegan a nuestra web, y no sólo de aquellos que nos parecen «más interesantes».
Volviendo al ejemplo anterior, una buena política de comunicación es suscribir automáticamente a nuestra newsletter a todos aquellos que nos piden información sobre un producto, un servicio, etc. Eso sí, si optamos por esto deberemos cumplir escrupulosamente con la LOPD, solicitando permiso para enviar nuestra newsletter y borrando de nuestra base de datos a aquellos que no quieren recibirla. Todo este proceso podemos automatizarlo gracias al uso de auto-respondedores, del que ya hablamos hace unos meses en MuyPymes.
3. Fideliza a tus clientes
La mayoría de las empresas invierte mucho más esfuerzo en captar a nuevos clientes que a fidelizar a los que ya tiene. La principal razón es que el marketing de fidelización requiere tiempo, tiempo que muchos piensan que estaría mejor empleado consiguiendo nuevos clientes a través de campañas de captación.
Sin embargo, en buena medida, también podemos automatizar nuestro marketing de fidelización, dándole además un toque personal. Correos electrónicos, postales, correo postal, mensajes de voz… son sólo algunas de las herramientas que podemos utilizar. Para ello, nada mejor que comenzar creando una campaña de marketing dirigida a nuestros clientes, basada en nuestra base de datos y que puede contener elementos tan simples y efectivos como:
- Una carta de bienvenida
- Una carta «personalizada» escrita por el manager de la empresa.
- Un detalle anual (incluso electrónico como un christmas navideño)
- Una encuesta de satisfacción transcurrido el primer mes como cliente.
Un buen CRM es capaz de gestionar toda esta información y envíos con unos pocos clics de nuestro ratón.
4. Automatiza tu flujo de trabajo
La mayoría de los pequeños empresarios realizan al cabo del día una serie de tareas repetitivas y rutinarias que les toman buena parte de su jornada laboral. Si te encuentras en esta situación, sigue el consejo que nos ofrecen desde OPEN Forum: dedica una mañana (o unas horas) a pensar cómo puedes automatizar ese flujo de trabajo que te roba tiempo de tareas más importantes.
En el terreno del marketing, hay una serie de tareas que necesitan ser realizadas una vez que recibimos un nuevo lead. ¿Hay alguna forma de automatizarlas? Hemos hablado antes de los autorrespondedores pero existen más posibilidades de automatización.
Muchos programas de ventas, facturación, etc. incluyen workflows predefinidos, e incluso podemos grabar nuestros flujos de trabajo de forma personalizada. Si optamos por un software en concreto debemos conocerlo a fondo, exprimir todas sus posibilidades, especialmente las que nos hacen ganar tiempo.
5. Apuesta por la factura electrónica
En MuyPymes hemos hablado en otras ocasiones de la factura electrónica. Pese a que la facturación electrónica tiene que mejorar (de momento sigue siendo un tanto farragosa), bien aplicada puede suponer un importante ahorro no sólo de tiempo (podemos emitir una factura con dos clics) sino también de costes.
