Lunes , 5 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • Especial Evernote: mejora la gestión de libretas y etiquetas

    evernote_libretas

    Evernote es desde hace tiempo uno de los grandes de la productividad personal. No sólo nos ayuda a organizar nuestra información personal sino que gracias a iniciativas como Evernote Business va a servirnos para organizar toda la información de nuestra empresa, además de coordinar el trabajo de nuestro equipo.

    Si bien es cierto que trabajar con Evernote es relativamente sencillo, también lo es que si no tenemos claras algunos principios básicos desde el principio, podemos convertir nuestro archivo digital en un auténtico “monstruo” que nos va a resultar difícil de manejar. Así pues, antes de lanzarnos a capturar toda la información que se cruce en nuestra pantalla, quizás deberíamos que tener en cuenta lo siguiente.

    Libretas versus etiquetas

    Una de las grandes tentaciones del usuario novato de Evernote es la de crear un buen número de libretas en las que almacenar todo tipo de notas, desestimando en cambio el poder que tienen las etiquetas para ayudarnos a clasificar y encontrar nuestra información personal.

    Y sin embargo, nuestra experiencia indica que una gran organización de Evernote se basa en tener únicamente las libretas imprescindibles y apostar en cambio por un buen sistema de etiquetado, que es en realidad lo que nos va a ayudar a sacar el máximo partido de esta aplicación. Como vemos en estas imágenes, extraídas del libro “The Evernote Bible” mientras que las libretas son como vecindarios en los que se aísla información, las tags son los elementos que nos permiten conectar los elementos  comunes en distintas libretas.

    Esto quiere decir que si por ejemplo una de las etiquetas que incluimos en una nota es “Madrid”, el resultado de una búsqueda en Evernote nos ofrecerá las notas que incluyan esta etiqueta, bien en una libreta en concreto o mucho más útil, en el conjunto de nuestras libretas. Dicho lo cual, existen algunas prácticas que nos van a ayudar a trabajar mejor con nuestras etiquetas.

    Buenas prácticas de etiquetado

    Aunque la libertad es lo que manda a la hora de etiquetar nuestras notas, sí que es verdad que podemos mejorar la forma en que etiquetamos nuestras notas si seguimos los siguientes criterios.

    Información general

    Es la etiqueta que incluso puede sustituir a una libreta. Si es una nota estrictamente relacionada con nuestro negocio por ejemplo, es la que va a encabezar el etiquetado de la nota.

    Información detallada

    Suele ser la única información con la que el usuario medio etiqueta sus notas. Suele estar relacionada con el contenido de la misma y aunque proporciona una información valiosa que tiene que estar, por sí misma no es suficiente para un buen sistema.

    Fuente

    ¿De dónde viene la información que estamos almacenando? Si recopilamos información de determinadas fuentes con regularidad, resulta muy útil disponer de una etiqueta que nos permita acceder rápidamente al contenido de estas fuentes, especialmente si como vemos a continuación, empleamos términos especiales de búsqueda.

    Proyecto

    Si la información que estamos recopilando está relacionada con un proyecto determinado, deberemos usar una etiqueta común que englobe toda la información que necesitamos para trabajar en dicho proyecto.

    Personas

    Si la información hace referencia a una persona, o proviene de una persona determinada, etiqueta al canto. Si por ejemplo trabajamos con cincuenta clientes distintos, un sistema de etiquetado que incluya nombre de cliente y proyecto nos ahorrará un tiempo muy valioso en nuestras búsquedas.

    Lugares

    Ídem que “Personas”.

    Búsquedas más sencillas

    Una vez que hemos establecido un buen sistema de etiquetado, las futuras búsquedas que hagamos para localizar nuestra información serán mucho más sencillas. Buscar en Evernote también tiene sus trucos, pero en este artículo sólo vamos a ver los más básicos:

    Intitle:

    Si iniciamos una búsqueda con la cadena “Intitile:textoabuscar” obtendremos como resultado únicamente las notas que contienen  el término que estamos buscando en el título de la nota. Si estamos seguros de que la palabra se encuentra ahí, es sin lugar a dudas la mejor forma de buscar.

    tag:

    Si hemos realizado un buen trabajo en el apartado anterior, vamos a sacar un gran provecho de la búsqueda con “tag:”. Con esta cadena podremos tanto buscar las notas a la que se haya asignado una tag en concreto (sin tener para ello que desplazarnos al menú específico para ello) como, mucho más interesante realizar búsquedas dentro de una tag.

    Por ejemplo puede que nos interese saber que facturas están relacionadas con un cliente determinado. Una búsqueda normal nos va a ofrecer mucha más información de la que necesitamos, pero si establecemos una búsqueda del tipo “tag:facturas nombrecliente” las encontraremos en un segundo.

    Operador –

    Pero podemos acortar mucho más la búsqueda. En el caso anterior puede que nos interese extraer sus facturas menos las del mes en curso (por ejemplo diciembre). En este caso podemos echar mano del operador “-” para realizar la búsqueda, escribiendo la expresión “tag:facturas nombrecliente -diciembre” (que funcionará obviamente si tenemos todas estas etiquetas creadas).

    Hasta ahora hemos visto como una buena organización de nuestras etiquetas nos va a ayudar a sacar un gran partido a Evernote, pero hay mucho más que podemos hacer y que os contaremos en próximos artículos.

     

     

    También te gustará

    holiday-gifts

    Diez regalos tecnológicos con los que conquistar a un emprendedor

    Para bien o para mal las navidades ya están aquí. Y tanto si nos hace …

    Suscríbete gratis a MuyPymes

    Suscríbete gratis a MuyPymes

    Cada mañana te llegará un mensaje con un resumen con los nuevos artículos publicados. Sin publicidad.

    Gracias por suscribirte a MuyPymes.