Hace casi dos años os hablamos cómo el método de las 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) era uno de los métodos más eficaces para organizar nuestro escritorio y por lo tanto convertirnos en personas más productivas. ¿Pero qué ocurre si queremos aplicar esta metodología a espacios más grandes? Digamos a una oficina entera. Podemos desde luego hacerlo, pero también podemos hacer mucho más. En Lifehack nos dan algunos consejos que podemos aplicar.
Purgar nuestra oficina
En este primer punto se concentra mucho de lo que aprendimos con el método de las 5S. Deshacernos de todo aquello que no necesitamos, de lo que no queremos, de lo que nunca utilizamos.
No hace falta que lo hagamos todo a la vez, ni en todos los espacios de nuestra oficina al mismo tiempo. Vale la pena pensar zona por zona, sobre todo aquello que no necesitamos y que por lo tanto vamos a tirar. Esto incluye todo: muebles, equipamientos, equipos tecnológicos, plantas, elementos decorativos, etc.
Establecer zonas de trabajo
Cuando pensamos en el conjunto de nuestra oficina, observaremos que normalmente cuenta con los siguientes elementos: uno o varios espacios de trabajo principales (normalmente se corresponden con los escritorios), zonas de referencia (archivadores, carpetas, estanterías) y una o varias zonas de materiales (armarios, cajones, etc.) Cada elemento tiene que estar, en la medida de lo posible, en el área que le corresponde.
Proximidad
El equipamiento, los materiales de referencia, y los «repuestos» que utilicemos con más frecuencia serán los que debamos situar en la zona más próxima a nuestra zona de trabajo. Aquello que rara vez o de una forma únicamente puntual vayamos a utilizar, podrán tener un espacio propio más lejano.
Etiquetas
Elige una etiquetadora que sea sencilla de utilizar y pasa a la acción. Etiqueta estanterías, bandejas de entrada, cajones, armarios, etc. No sólo vamos a recordar donde se encuentra cada cosa, sino que va a servir de ayuda visual para el resto de trabajadores que necesiten buscar o tomar prestado algo que se encuentre en nuestro espacio de trabajo.
Archivado
La gestión documental está avanzando a marchas forzadas hacia la era digital y cada vez tiene menos sentido mantener un archivo de papel. Esto no quiere decir que haya desaparecido totalmente esta necesidad, pero sí que llega el momento de hacernos la siguiente reflexión: ¿Qué podemos mantener de forma digital? ¿Tenemos archivos duplicados? ¿Qué archivos/archivadores ya no vamos a usar y únicamente pertenecen al pasado?
Vacía tu escritorio
Vacía completamente todo lo que hay en tu mesa. Vacía cajones y deja que todo se extienda sobre el suelo. Ahora vuelve a poner en tu mesa únicamente aquello que necesitas, los elementos que son imprescindibles en tu día a día.
Organiza tu escritorio
Ahora que sólo has dejado lo esencial, puedes organizarlo mucho mejor. Utiliza para ello elementos como bandejas o organizadores de escritorio para almacenar los objetos más pequeños.
Ordena tus cajones
Los objetos que están relacionados deberían estar en el mismo cajón (sobres con sellos, post-its con cuadernos, etc.) También podemos utilizar organizadores para agrupar objetos similares como clips, grapas, etc. Además deberíamos poder contar con un cajón para objetos personales.
Varias bandejas de entrada
Si trabajamos con varias personas, puede ser útil disponer de una bandeja de entrada para cada una, de forma que nos sea más fácil identificar documentos, tareas, proyectos, etc.
Acabar con los montones de papel
Nuestra nueva oficina está concebida para no almacenar más montones de papel innecesarios, pero aún tenemos que lidiar con los que hemos ido formando en el pasado. Poco a poco revisa todas esas montañas de papel que se han ido formando a lo largo del tiempo. Guarda y organiza lo importante, tira a la basura el resto.
Correo
No permitas que el correo que almacene en tu bandeja de entrada (tanto en la física como en la electrónica) e intenta decidir desde el primer momento que vas a hacer con los nuevos elementos: actuar, leer, archivar, delegar o eliminar.
Fechas de caducidad
No tenemos por qué mantener sobre nuestra mesa ese documento que nos han dejado hace dos meses. Cada elemento que «aterriza» en nuestro escritorio debería de tener su propia «fecha de caducidad». Si pasado un tiempo prudencial no hemos hecho nada ni hemos actuado sobre ese «papel», deberíamos eliminarlo.
Podríamos para ello apuntar fechas clave sobre el mismo documento para entender una vez hecha una revisión, cuando empiezan a sobrar.
Revistas y catálogos
En el mercado existen cajas especialmente diseñadas para almacenar revistas y catálogos que no queremos tirar. Antes de utilizarlas, asegúrate que de verdad necesitas guardar ese documento para un uso futuro.
Fichero de lectura
Utiliza un archivador especial para todos aquellos documentos o materiales que necesitan una lectura por tu parte, pero que no son realmente urgentes.
Archivado de proyectos
Cuando termines de lidiar con un proyecto determinado, agrupa todos los materiales que has utilizado en una única carpeta, archivador, caja, etc. y guárdalos fuera de tu espacio de trabajo, de modo que únicamente se mantengan a tu alcance aquellos sobre los que estás trabajando actualmente.
Revisa una vez más tu escritorio
Al final de cada jornada laboral vuelve a echar un vistazo a tu escritorio. ¿Está todo cómo y dónde debería? Esto te ayudará a comenzar mejor tu próximo día de trabajo.
Archivado semanal
No permitas que todo lo que has conseguido, desaparezca al cabo de unos días. Revisa una vez a la semana todos esos papeles que se han ido amontonando. Archiva los que necesites, tira los que no.
