Muchos usuarios suelen pensar que se puede hacer todo usando hojas de cálculo, ya que es lo que utiliza desde siempre. Hay que aceptar que se pueden hacer muchas cosas, pero no todas. En lo que respecta a la planificación y programación de proyectos hay algunos requisitos especiales que deben ser abordados con herramientas más específicas. Pero, ¿cómo animar a esas personas a que empiecen a adoptar estas herramientas?
Para muchas personas, un gestor de proyectos no incrementa su productividad sino que reduce la eficacia en el trabajo. En vez de pasar el tiempo solucionando los problemas lo pasan usando el programa. Este es un punto importante a tener en cuenta para asegurarse de que hemos elegido el gestor de proyectos adecuado. Los empleados necesitan que el trabajo se haga rápido y fácil.
Una de las soluciones para que el equipo adopte herramientas de gestión es que su encargado empiece a usarlas. Puede delegar tareas e incluir a los compañeros de trabajo en las conversaciones sobre esas actividades. De esta manera van a recibir notificaciones por correo electrónico con las asignaciones. Con el tiempo, seguro que muchos de ellos acaben sintiéndose más cómodos haciendo el trabajo directo de las tareas asignadas en lugar de responder a los correos electrónicos.
Otra idea es que el encargado identifique y señale los beneficios para que los trabajadores comiencen a usar la herramienta. Concretamente, los usuarios deben encontrar sus propios beneficios y no sólo para la organización. Tiene que ser un «ganar-ganar», tanto para la persona como para la empresa.
Por otro lado, en lugar de identificar los beneficios generales, el encargado puede pedir a los miembros del equipo que identifiquen las dificultades individuales y cosas que encuentren difíciles y que podrían ser resueltas mediante el uso de un gestor de proyectos. Si dicho software existe, entonces será muy probable que la gente lo adopte.
El gestor de proyectos lleva implícita una necesidad: Cuanto más trabajo hay que hacer o cosas a recordar más se necesitará su ayuda. Esto nos da una pista importante: la gente tiende a adoptar una herramienta de software por su propia iniciativa cuando tiene una gran cantidad de trabajo.
A pesar de ello, la gente es reacia a cambiar sus hábitos de trabajo. Algunas personas prefieren usar mensajes de correo electrónico en el trabajo, mientras que otras utilizan hojas de cálculo para administrar sus tareas. Una aplicación de gestión de proyectos es más fácil de usar en caso de optar por cambiar los hábitos.
Lo más importante que hay que recordar, es que al migrar a un software de gestión de proyectos hay que tener el trabajador en mente. Convénceles de que su trabajado será más fácil y seguro que lo acabarán utilizando.
