Una vez al año muchas empresas tienen que hacer inventario, que representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la compañía para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Según las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.
Inventario de Mercancías
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de Productos Terminados
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fábrica
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Cuándo hacerlo
Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que “se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias”, dice José Ramón Márquez de la Cuesta, profesor del Instituto de Formación Empresarial de la Cámara de Madrid. El inconveniente, destaca, “es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas” mientras dure el recuento.
De este modo, si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o mes el recuento de un determinado número de referencias y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total.
Aplicaciones para hacer tu inventario
Cientos de desarrolladores en todo el mundo pasan días creando aplicaciones para hacernos la vida más fácil, por lo que no podemos desaprovechar sus creaciones, especialmente cuando se trata de apps que pueden hacer que el inventario sea algo fácil y agradable.
GLPi
Esta aplicación esta basada en PHP, MySQL y Apache, por lo que tendremos una administración vía navegador web que nos ayudará con la gestión diaria de nuestra base de datos de inventario, lo que además facilitará la tarea de acceso desde cualquier equipo de nuestra empresa sin necesidad de tener que estar físicamente delante del equipo que tiene instalada la aplicación.
Esto nos será muy útil para mantener el inventario al día, puesto que mientras estamos trabajando en una máquina, podemos comprobar que el estado que tiene en el inventario corresponde con lo que mantiene instalado en realidad. Podremos establecer un sistema de permisos que nos permita establecer distintos perfiles de usuarios para que unos tengan acceso sólo para consulta y otros con permisos de modificación.
Entre las principales características de GPLI podemos destacar las siguientes:
- Inventario de los equipos, con posibilidad de incluir componentes de hardware como discos duros, y otros componentes de hardware.
- Inventario de periféricos asociados a los equipos, ya sean monitores, ratones, teclados o altavoces, impresoras, etc.
- Inventario de red donde podremos establecer todos los criterios de conexión de nuestros equipos, IP, dirección MAC de la tarjeta de red, VLAN’s configuradas.
Además nos permite incluir datos administrativos como pueden ser periodos de validez de las licencias de software, garantías y tiempos de caducidad de las mismas, o datos de ubicación de los equipos, para tener controlada su ubicación en esta o aquella oficina. Una opción muy útil para empresas con varias sedes.
También podemos activar la opción de abrir incidencias sobre los equipos. Si el administrador del sistema abre esta opción tendremos además una estupenda opción para tener una buena base de datos de incidencias sobre los equipos y de esta manera tener registrados todos los problemas que han ido surgiendo en la vida de un equipo. Claro que si queremos tener información completa, tendremos que registrar también los “ya que” habituales de todos los servicios técnicos de las empresas.
Por último, podremos asignar las incidencias a un técnico para su resolución, planificar las intervenciones, dejar incidencias en espera, etc. Toda una gama de servicios que puede ser muy interesante para muchas empresas. En este sentido tenemos la posibilidad de añadir costes por intervención, ya sea por horas o fijo o de material.
Real Inventory
El iPad nos permite tener todas nuestras herramientas de trabajo en movimiento, y la revisión de inventarios no es ajena a esto. Con Real Inventory tenemos una aplicación gratuita e interesante, diseñada especialmente para el entorno iOS, que cuenta con integración con otro programa llamado Cashier Live que podemos tener instalado en nuestros ordenadores laborales. Para hacer un monitoreo mientras estamos yendo de ubicación a ubicación.
La aplicación cuenta con varias funcionalidades interesantes para sacarle provecho. Por ejemplo, un scanner nativo de códigos de barras, para poder facilitar el manejo del inventario pero al mismo tiempo estar en movimiento. Lo único “negativo” de Real Inventory, es que necesita de una cuenta de Cashier Live, que no es gratuita, pero al menos podemos probarla en un período gratuito para saber si es lo que realmente nos conviene.
ABC Inventory
El tercer puesto en nuestra lista de mejores aplicaciones de inventario va para ABC Inventory, que, como podemos intuir por su nombre, busca hacer una experiencia simple para todos sus usuarios. Esta aplicación es una buena solución para los negocios más pequeños que no tienen tantas necesidades de inventario, pero igualmente necesitan una herramienta de organización. Una de sus desventajas es que solamente puede ser usada en un único ordenador.
Pero volvamos a considerar que se trata de una solución para negocios pequeños, por lo que no tendrá que ser un impedimento demasiado grande. Más allá de esto, es una aplicación muy completa que nos permite dividir en diferentes compañías, almacenes, monedas, y otras personalizaciones que dependerán de las necesidades del usuario, como por ejemplo, sumar un logo.
PartKeepr
PartKeepr es una aplicación muy específica que nos permite manejar el inventario de componentes electrónicos. Para poder usarla, vamos a necesitar tener seteada previamente una base de datos en MySQL, pero no requiere otros conocimientos adicionales. Está pensada en una escala mucho más pequeña, y muy específica.
De hecho, el nacimiento de PartKeepr, disponible también de forma gratuita, surge de la necesidad de un negocio de mantener un registro cuidadoso de sus partes electrónicas. Una necesidad que podría ser cubierta con un software: el problema es que todavía no estaba disponible. Por eso, lo crearon. Con PartKeepr, podemos crear proyectos, armar libros de inventario, sumar ubicaciones de almacenamiento, y más.
Openbravo
Finalmente, cerramos nuestra lista de las mejores aplicaciones de inventario con Openbravo, una solución poderosa con varias funcionalidades que nos permite mantener actualizados grandes movimientos de productos. Con Openbravo se puede ingresar un producto, ingresar una ubicación, un proveedor, el movimiento de proveedor-almacén-cliente, y más. Además, es Open Source y está basado en la nube.
Los de Openbravo ponen un énfasis en particular en la relación con el cliente. Gracias a este sistema, dicen, las órdenes pueden ser procesadas de una forma más rápida y precisa. Se pueden reducir errores que a su vez reducen gastos innecesarios, como por ejemplo, los errores de envío. También se pueden seleccionar diferentes nuevos productos, y tener un paneo general de cómo viene el rendimiento de la compañía. En definitiva, una solución muy completa y práctica.
