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Jueves, 18 Julio 2024

Digitalización

Cómo pasar de Evernote a OneNote y por qué hacerlo

onenote_logo

Durante muchos años, en MuyPymes hemos sido fans de Evernote. Hemos defendido la aplicación a capa y espada.  Os hemos convencido de que era la mejor aplicación de productividad del mercado y que eso nunca iba a cambiar. Pero nada es para siempre. La empresa lleva más de un año a la deriva y de la sencillez de sus inicios, se ha convertido en un servicio complejo, al que se han ido incorporando nuevas funciones y características (Work Chat por ejemplo) de dudosa utilidad.

Por si fuera poco y ante la necesidad de contar con nuevos usuarios de pago,  la empresa cada vez es más agresiva hacia los «usuarios gratuitos» de su servicio, apartándolos de todas las novedades e insistiendo en que se pasen a una de sus dos opciones premium. Con estas cartas en la mano, en MuyPymes creemos que ha llegado el momento de decir adiós a Evernote y hola a OneNote, su mayor competidor.

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Razones para el cambio

Si dejamos Evernote por OneNote, no es simplemente porque estemos «resentidos» con el primero, sino porque también consideramos que el segundo tiene mucho que ofrecer. De ser uno más en la familia de Office, se ha convertido en uno de sus principales protagonistas, presentándose como un producto muy maduro.

Por otro lado, no sólo es una aplicación completamente gratuita (Windows/Mac), sino que a su vez, se integra perfectamente en OneDrive, por lo que todo el espacio del que dispongamos en el servicio cloud de Microsoft, es espacio que teóricamente vamos a poder utilizar para almacenar nuestros blocs de notas.

Finalmente, en el cambio de OneNote vamos a ganar espacio y herramientas de edición, lo cual si bien puede ser innecesario para aquellos que se quieren limitar a capturar notas, son de gran utilidad para aquellos que quieren ir un paso más allá.

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Glosario para usuarios de Evernote que no tengan miedo al cambio

Cuando abrimos OneNote a simple vista parece una aplicación muy diferente a Evernote. Y sin embargo tanto la forma de trabajar como la forma en la que se estructura la información, son muy similares.

Blocs de Notas: Corresponden a las «Libretas» de Evernote. En OneNote sólo podremos abrir un «Bloc de Notas» de forma simultánea (que podremos o bien guardar en OneDrive o en nuestro disco duro local) si bien a la hora de realizar una búsqueda, podremos hacerlo de forma simultánea en todos los blocs.

Secciones: Cada bloc de notas podemos dividirlo en todas las secciones que deseemos. Comparado con Evernote, la «Secciones» podrían ser cada una de las libretas que almacenamos bajo una pila.  Dentro de un bloc de notas podemos crear tanto secciones como «Grupos de secciones» de modo que si queremos, podemos añadir varios niveles más de anidación en nuestras notas.

Hojas: En cada una de las secciones podemos crear «Hojas» que corresponden a las «Notas» de Evernote. En las «Hojas» podemos capturar información de la web (o de dispositivos móviles), crear información nueva, introducir archivos adjuntos, grabar nuestra voz, introducir tareas, etc. Como en el caso de las secciones, también podemos «anidar» las hojas, creando varios niveles en función de nuestras necesidades.

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Herramientas de captura y movilidad

Como Evernote, en OneNote disponemos de varias formas de capturar información. Además de sus atajos de teclado para su aplicación de Windows, dispone de extensiones para Chrome, Firefox, Safari e Internet Explorer, además de estar integrado en el centro de la experiencia de usuario en Windows 10.

Dispone de Apps tanto para iOS como Android y Windows Mobile. En su adaptación a las tablets tiene soporte para lápices ópticos, por lo que podemos tomar notas a mano sin tener que abandonar la aplicación. También encontraremos una versión reducida de la App tanto para Apple Watch como para Android Wear.

Si además somos usuarios de otros productos de Office, encontraremos una integración directa en aplicaciones como Outlook, Word o PowerPoint, pudiendo trabajar la misma información con varias herramientas.

Lo único a lamentar es que no hay una forma automatizada se exportar nuestras notas en Evernote para integrarlas en el programa de Microsoft. Así que si queremos dar el salto, tendremos que armarnos de paciencia y seleccionar los elementos que realmente nos merezca la pena migrar. Por lo demás, no encontramos ninguna razón de auténtico peso para no atrevernos.

 

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