El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con papel.
Dicha relación además debe cumplir tres requisitos:
- Debe ser detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
- Debe ser ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
- Y, por supuesto, debe ser valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.
Hay que tener en cuenta que según el primer apartado del artículo 25 del Código de Comercio, el Libro de Inventario y Cuentas Anuales es obligatorio para todas las empresas. Dispone, asimismo, de dos partes, como su propio nombre indica: Inventario y Cuentas Anuales.
Además, el libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Libro de inventario
La parte que corresponde al libro de inventario, tal y como detalle Iberley, deben contener:
- Un balance inicial detallado, se trata de una relación detallada de bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo su actividad y/o del ejercicio.
- Una valoración de dichos elementos. En esta valoración deben constar los precios unitarios, las cantidades parciales, el valor total de cada elemento y el valor total del conjunto de elementos que conforman el inventario.
- Un balance de comprobación de sumas y saldos: recoge todas las cuentas con saldo de la empresa, tanto las de balance como las de ingresos y gastos.
- Un inventario de cierre: relación de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio. Para su formulación se presenta un balance de comprobación de sumas y saldo a máximo nivel de detalle a la que se adjuntará un inventario de existencias a cierre del ejercicio.
Asimismo, también debe incluir una estructura de un inventario, que consta de dos partes: encabezamiento y cuerpo. El encabezamiento contiene los siguientes datos: Inventario (general o Parcial) de la empresa en la fecha de elaboración. El cuerpo, por su parte, contiene todo el detalle del inventario en un formato que incluye concepto, unidades, precio unidad y total.
Cuentas anuales
Por otro lado, la parte correspondiente a las cuentas anuales debe tener:
- Balance de situación, donde se comprende el Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Se trata de una “fotografía” de la empresa en un momento determinado, habitualmente el cierre del ejercicio.
- Cuenta de Resultados, donde se recoge el resultado del ejercicio, formado por la diferencia entre ingresos y gastos, excepto cuando proceda su imputación al patrimonio neto.
- Estado de Flujos de Efectivo (EFE), donde se ponen de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la empresa, a fin de informar sobre los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
Asimismo, debe incluir el Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (ECPN). Consta de dos partes:
- a) Estado de ingresos y gastos reconocidos, que refleja los cambios en el Patrimonio Neto de la empresa dentro de un determinado ejercicio. Se distinguirá entre los recogidos en la Cuenta de PyG y los recogidos en el Patrimonio Neto.
- b) Estado total de cambios del Patrimonio Neto, donde se recogerán todos los movimientos habidos en el Patrimonio Neto, por lo que se incluirá el total de la primera parte.
Y por último, una memoria del ejercicio, donde se amplía, pormenoriza, completa y mejora la información contenida en los restantes documentos que forman las cuentas anuales.
Legalización del libro de inventario y cuentas anuales
Todos los empresarios que, de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio, tienen que llevar la contabilidad, deben elaborar un Libro Diario y un libro de Inventario y Cuentas Anuales. El artículo 27 de la mencionada ley señala que dichos libros deben presentarse en el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa y, en los supuestos de cambio de domicilio, tiene pleno valor la legalización que se hubiera efectuado por el Registro de origen. Esta presentación es lo que se conoce como la legalización de los libros. Estos libros se llevan al Registro Mercantil para que éste anote la presentación en sus registros, los diligencie y los selle. Este trámite ha sido concebido para dar autenticidad al contenido de los libros.
Según la web ionos.es, el plazo para presentar el libro de Inventario y Cuentas Anuales es de 4 meses después del cierre de ejercicio. El libro de inventarios y cuentas anuales tiene que legalizarse obligatoriamente. No obstante, las normas contemplan sanciones en caso de que no se depositen las Cuentas Anuales pero no en el caso de que no se presenten los libros contables.
Libros obligatorios de una sociedad mercantil
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros oficiales.
Hay varias legislaciones (mercantil, contable y fiscal) que regulan los distintos tipos de libros y sus requisitos formales, y esto, en muchos casos, genera dudas para muchos empresarios.
Tal y como asegura la web cuentica.com toda sociedad mercantil tiene que tener los siguientes libros en materia contable, mercantil y fiscal.
- Libros Contables obligatorios:
- Libro diario
- Libro de inventarios y Cuentas anuales
- Libros Mercantiles obligatorios:
- Libro o libros de actas
- Libro registro de socios
- Libros Fiscales obligatorios:
- Libros de IVA (si corresponde)
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