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Sábado, 18 Septiembre 2021

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Estas son las tres tendencias que irrumpirán con fuerza a lo largo de 2020 en la digitalización de documentos

PFU Limited, filial de Fujitsu y líder mundial en la fabricación de escáneres, pone de manifiesto las premisas que jugarán un papel más relevante en el sector para el año 2020.

“A medida que las empresas desarrollen sus estrategias de transformación digital, uno de los puntos claves estará en la correcta integración de los flujos de información -que todavía sigue procesándose en papel- con los sistemas de gestión empresarial. Para dicha tarea será necesario contar con la ayuda de soluciones tecnológicas adecuadas que garanticen la seguridad, la adecuación del proceso a las normativas existentes y por supuesto la eficiencia del proceso. En cualquiera de los casos, las necesidades de los clientes serán las que configuren las demandas en el mercado a futuro”, comenta Jesús Cabañas, director regional de PFU a Fujitsu Company, para Iberia.

Teniendo esto cuenta, éstas son las premisas que jugarán un papel más relevante en el sector para el año 2020.

La calidad de imagen, lo primordial

Las nuevas tecnologías, como por ejemplo la automatización de procesos, dependerá de la capacidad para entender los datos en los que se basan. Por ello será de vital importancia poder capturar los datos de los documentos en papel de forma precisa, clara y eficiente (con la mínima intervención humana) para lo que será necesario una calidad extrema. La calidad de imagen será por tanto la única forma de evitar errores en el proceso de captura de los datos y garantizar la eficiencia del proceso para no tener que revisar y teclear datos a mano.

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Mayor atención a la experiencia de usuario

La facilidad y rapidez que existe hoy en día para que el usuario pueda obtener “feedback” de cualquier tarea -aunque no se haya solicitado- llevará a un mundo en el que los consumidores valoran, sobre todo, la experiencia que reciben de los proveedores. Esto implicará que también cambien de proveedor si no están satisfechos. Por eso las empresas, particularmente las del sector servicios, deberán asegurarse de proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes.

Posibilidad de integración con las soluciones existentes

Hoy en día los cambios tecnológicos suceden tan rápido que muchos CIOs no tienen visibilidad de las necesidades de su organización en los siguientes seis o doce meses. A la vez estos mismos CIOs se encuentran bajo enorme presión para poder ofrecer rápida y eficazmente lo que sus empresas necesitan en cada momento, lo que incluye también lo relacionado con las soluciones para captura y gestión de imágenes.

Pero con tantos productos diferentes disponibles en el mercado, necesitan que estas soluciones puedan adaptarse e integrarse completamente y con total flexibilidad con las infraestructuras de TI que ya tiene la empresa, y tener la garantía de que podrán hacerlo con las futuras. Por esta razón, el sector de la digitalización documental en 2020 deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que puedan alinearse con las necesidades de sus clientes con una mínima interrupción, para los cuales muchos de los principales fabricantes ya estamos preparados.

La seguridad y el marco legal por encima de todo

A medida que se van imponiendo en las empresas los entornos ‘digital-first’ y las políticas de ‘mesas limpias’, aumentará su necesidad de digitalizar los datos de papel. En este proceso proteger la seguridad es muy importante y se deberá garantizar que no se pueda realizar un escaneado no autorizado y que-en el caso de estar en una red empresarial, ya sea física, en la nube, o híbrida- el proceso esté protegido contra ciberataques.

De hecho, tras más de 18 meses desde la entrada en vigor del RGPD, la seguridad de los datos y el cumplimiento con las normas ha empezado a formar parte del ADN de las empresas.  Hay que garantizar que tanto los usuarios que intervienen en el proceso de digitalización, captura de datos y archivo sean los adecuados, que tengan los permisos necesarios y que la infraestructura utilizada esté auditada por los sistemas y responsables de la empresa.

 

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