Actualmente nos encontramos ante un reto de transformación y de resiliencia que está siendo especialmente duro para las empresas de determinados sectores y para aquellas pymes que no están digitalizadas.
Ante este escenario, Microsoft, junto con su red de partners IAMCP, ha puesto en marcha la iniciativa solidaria Todos desde casa. Para conocer todos los detalles de este programa, que sigue activo y está teniendo una acogida espectacular, hemos entrevistado a Enrique Ruiz Pérez, director de tecnología de partners de Microsoft en España.
MuyPymes: ¿Cómo surge la iniciativa «Todos desde Casa»?
Enrique Ruiz: Se trata de una iniciativa que surge en España con la llegada de la COVID-19. En esos momentos, desde Microsoft ya dimos algún paso adelante, ofreciendo nuestra plataforma Teams de forma gratuita, al igual que nuestras herramientas de ofimática, a todas las empresas que lo necesitaran. Los fabricantes de TI teníamos claro que había que ayudar en esa situación.
Y es que sabíamos que había muchas pymes que no estaban preparadas para el confinamiento y el teletrabajo, viéndose en la tesitura de cerrar el negocio, al no poder operar de forma normal. Lo cierto es que, para muchas de ellas, la tecnología sería una solución, pero, o no la tenían o no la conocían. De ahí nuestro ofrecimiento tecnológico al lado de nuestro ecosistema de partners para poder ayudar en todo lo posible.
Desde Microsoft canalizamos toda esa solidaridad para ayudar, en principio, a pequeñas empresas, aunque luego lo ampliamos a los centros educativos y a la administración local, sobre todo pequeños ayuntamientos con pocos recursos. Dar acceso a la tecnología y explicar el cómo funciona ha sido el salvavidas para muchos de estos casos.
Nosotros creamos la plataforma en tiempo récord y empezamos inmediatamente a darle difusión y recibir peticiones de empresas que no sabían ni en qué consistía el teletrabajo.
Es decir que, mientras nosotros ofrecíamos la tecnología, nuestros partners hacían lo propio con su conocimiento y asesoría. Nos hemos reunido más de 100 organizaciones, 80 partners dando sus recursos desinteresadamente, tales como asistencia telefónica gratuita, a los que se sumaron expertos en TI que, en sus ratos libres también querían ayudar. Estos últimos se enfocaron en los foros, respondiendo preguntas y aclarando dudas. Poco a poco también se unieron a nosotros organizaciones del sector público: administraciones regionales, el Gobierno central, asociaciones de empresa (como por ejemplo CEPYME) y otras regionales… Estamos muy orgullosos de lo que hemos organizado y nuestra capacidad de unificar ayudas y esfuerzo de todas estas organizaciones y personas.
MuyPymes: ¿Qué entienden algunas pymes por «teletrabajar»?
Enrique Ruiz: Muchas empresas, cuando le preguntábamos si teletrabajaban, ellos entendían que estaba relacionado con las llamadas de móvil. Las pymes más pequeñas no sabían ni lo que era Microsoft Teams por lo que, por mucho que les dijeras que era gratis, realmente no lo usaban. Por eso, el papel de nuestros partners fue crucial, y los pequeños empresarios, al enterarse de todo lo que podían hacer con las herramientas de colaboración y productividad se sorprendían mucho ya que para ellos se trataba de una realidad desconocida.
Además de esta labor de divulgación, la IAMCP de España ha logrado reunir a todas las organizaciones que hemos mencionado antes. Nosotros desde Microsoft hemos puesto a disposición la plataforma, el acceso a la tecnología y ellos su expertise, por ejemplo grabando cursos formativos, respondiendo en foros a las empresas sobre cómo solucionar ciertos problemas, etc… ofreciendo en total hasta cuatro horas gratis de asesoramiento.
MuyPymes: ¿Os ha sorprendido que hubiera tal desconocimiento de lo que implica teletrabajar?
Enrique Ruiz: Lo cierto es que nos lo esperábamos porque en España no teníamos una situación muy madura en este sentido. Nosotros hacemos un seguimiento de cómo va Europa en materia de digitalización, siguiendo el índice DESI de la Unión Europea (Índice de la Economía y la Sociedad Digitales) donde se clasifican a los países, según la digitalización de las empresas.
Mientras que las grandes corporaciones aprovechan la tecnología y la usan como una ventaja competitiva, las más pequeñas no, como mucho tienen un ordenador y un Excel para hacer la contabilidad. No suelen conocer las herramientas de productividad y colaboración, como Teams. En España más del 98% de las empresas son pymes y, según el índice DESI, estamos en la posición 11, muy por detrás de la que deberíamos tener por PIB, población, etc… Los países más avanzados nos llevan mucha delantera, por eso no nos ha sorprendido encontrarnos este tipo de respuestas.
MuyPymes: ¿A cuántos usuarios habéis llegado con esta iniciativa?
Enrique Ruiz: Como hemos dicho, la plataforma presta ayuda de forma muy diversa: ofreciendo contenidos, resolviendo dudas, etc… y los meses más activos fueron marzo, abril y parte de mayo. Después, ha bajado un poco la intensidad, pero sigue habiendo mucha actividad. En estos meses, hemos llegado a ver más de 15.000 usuarios único por mes, en la línea de lo que esperábamos.
Concretamente, respecto a la ayuda telefónica gratuita, hemos recibido muchas peticiones: el 85% provenían de empresas de menos de 20 empleados; el 15%, de centros educativos y un 2%, de ayuntamientos. Las preguntas eran de todo tipo, les explicamos desde dónde podían empezar y sobre todo si tenían a disposición ordenadores porque uno de los principales problemas es que los empleados no tenían PC en casa. Ante esta situación, nuestros partners les han ayudado ofreciéndoles ordenadores prácticamente a precio de coste.
También explicamos en muchas ocasiones cómo usar determinadas herramientas, activar las versiones gratuitas y recomendaciones a nivel de directivos, sobre cómo coordinar equipos diversos.
De hecho, una de las grandes problemáticas de estas pymes era con respecto al control de sus trabajadores, no sabía si su equipo estaba trabajando realmente y no dedicándose a otros asuntos. Nosotros les orientamos en este aspecto, sobre todo, a trabajar en función de objetivos y no en horas, entre otras cosas, ya que entre nuestros partners contamos con varios especialistas en la producción, la transformación de las organizaciones, nube pública, etc… y se han podido ofrecer múltiples soluciones.
Con respecto a las consultas por región: el 31% de las mismas han venido de Madrid, el 21% de Barcelona mientras que el resto nos ha llegado de toda España.
Y en cuanto a los temas más preguntados han sido, por ejemplo, cómo usar herramientas de productividad, de comunicación, compartir documentos, cómo usar Microsoft Teams, pero también cuestiones sobre plataformas cloud, como Azure, sobre todo con respecto al escritorio virtual, que han sido muy demandado para poder trabajar en remoto.
Como hemos dicho antes, la administración central y regional también ha colaborado en «Todos desde casa». Por ejemplo, con la Comunidad de Madrid (CAM) hemos usado su plataforma de Madrid Conecta para crear un ciclo de webinars para contar a las pymes trucos para trabajar mejor, mantener la productividad, etc… y que se van a mantener durante todo junio y julio.
MuyPymes: ¿Creéis que todo esto va a tener recorrido?
Enrique Ruiz: Nuestro presidente, Satya Nadella, ya dijo que, en dos meses, habíamos acelerado la transformación digital lo que nos hubiera costado dos años, en circunstancias normales. Lo que ha pasado ahora ha supuesto un paso hacia adelante muy veloz y, en la mayoría de los casos, va a permanecer.
Está claro que habrá empresas que quieran volver a lo de antes, pero, de forma general, se ha producido un cambio en la organización de los equipos, como el de trabajar en un entorno distribuido. De hecho, toda la formación que hemos dado, de forma acelerada, va a contribuir a que las empresas puedan pensar en cómo aprovecharse de ello de una forma no tan precipitada. Nosotros les animamos a que sienten estas bases para que la transformación la hagan con solidez.
Uno de los problemas más comunes con los que nos hemos encontrado es el de la seguridad. Las pymes mandaban información confidencial usando herramientas de mensajería móvil para particulares que intercambiaban credenciales de forma muy improvisada. Les hemos enseñado a hacerlo de forma segura.
Lo cierto es que todo el mundo piensa que esto puede volver en cualquier momento y que, en este respiro que estamos teniendo, los responsables de las empresas están pensando ya en cómo afrontar la nueva ola, de una forma más sólida para que se quede dentro de la cultura empresarial.
MuyPymes: ¿Cuáles son las tecnologías en las que más puestas están las pymes y cuáles en las que menos?
Enrique Ruiz: En el caso de la seguridad, las medianas empresas reconocen su utilidad y es muy importante para ellas. En el caso de las pymes y micropymes, nos encontramos que esto no es así y, por tanto, necesitan cambiar ciertos hábitos ya que pueden ser muy críticos para su negocio.
Con respecto a la productividad pasa lo mismo, las empresas más pequeñas desconocían Teams, de hecho, nunca habían hecho una videoconferencia. Hay que decir que también les afecta la brecha generacional así que, con el apoyo de nuestros partners, hemos realizado cursos formativos que normalmente no ofrecemos para un nivel cero de informática.
MuyPymes: Ahora se os abre un mercado muy amplio donde presentar herramientas de productividad y colaboración…
Enrique Ruiz: Según nuestros datos, el uso de Microsoft Teams, a nivel mundial, ha crecido un 1000%. Son muchas las empresas que han subido sus sistemas a la nube para permitir esa conectividad tan necesaria, y que les ha ayudado a asegurarlas y protegerlas. Y todo esto va a permanecer en el tiempo.
Aquí, los partners han hecho una labor tremenda: trabajando los fines de semana, haciendo tres turnos diarios, etc. porque todo ha venido de golpe y es muy loable que ellos mismos hayan dado el paso de participar en estas iniciativas. En otros países han creado plataformas similares, pero no me consta que hayan tenido tanto éxito como nosotros. Te sientes muy orgulloso viendo cómo se han portado todos.
De momento, no tenemos fecha de finalización de la plataforma «Todos desde casa», así que, mientras sigan llegando peticiones, la mantendremos abierta.
MuyPymes: Además, no hay que olvidar que no todos los trabajadores tienen las mismas necesidades tecnológicas…
Enrique Ruiz: Probablemente, el miedo más grande que tienen las empresas al teletrabajo es el de no poder controlar el rendimiento de sus trabajadores y, por eso, no daban el paso adelante. Es cierto que, a algunas empresas les va a costar seguir este camino porque muchas incentivan en función de las horas de oficina, ahora tendrán que cambiar eso, porque han descubierto una vía que desconocían y les ha gustado.
En muchos casos, ha sido la única manera de mantener viva la empresa, para ellos era, o el teletrabajo o el cierre. Ahora también ven que es posible que nos vengan situaciones similares, por lo que es el momento de dejar la improvisación, coger oxígeno y hacer sólida esta nueva estrategia
