viernes , 27 noviembre 2020 Impresion Pyme
  • Cómo la gestión de compras online puede ayudar a lograr los objetivos de la pyme

    Tanto si está comprando para una pequeña empresa como si forma parte de un equipo de compras en una gran organización, armonizar las distintas necesidades de su empresa puede ser un desafío. ¿Cómo ser eficiente centralizando las compras y manteniendo al mismo tiempo la independencia del personal? ¿Cómo puede asegurarse de que todos los miembros de la organización tengan los artículos que necesitan sin sobrecargar al equipo de compras con pedidos?

    La gestión de compras online es una oportunidad para equilibrar estos requisitos. A continuación, analizaremos algunas pautas sobre cómo utilizar un sistema de compras digital para mejorar su función dentro de la empresa y alcanzar objetivos que inicialmente pueden parecer difíciles de compaginar.

    1. Consolidar el gasto de cola

    El gasto de cola, es decir, las compras diarias que no son necesarias para producir, como material de oficina y equipos informáticos, puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza para el equipo de compras. Como el 20% de las compras de gasto de cola se reparten entre un 80% de los proveedores, esta amplia base hace que sea extremadamente difícil para el departamento de compras llevar al día quién en la organización está gastando qué, y dónde se están haciendo estas compras. El equipo de compras puede terminar perdiendo mucho tiempo tratando de localizar estas adquisiciones, que a menudo no tienen un precio competitivo.

    Sin embargo, los empleados quieren sentirse respetados y con confianza para tomar las decisiones de compra de sus propios departamentos. Quieren comprar los suministros según los necesiten, en lugar de tener que pedir permiso al departamento de compras para cualquier mínima adquisición. Un profesor de arte tiene mejor conocimiento para saber qué pinceles son los adecuados, pero a la vez el equipo de compras necesita asegurarse de que los empleados estén adquiriendo los mejores artículos para la organización.

    Esto se puede resolver comprando todos los artículos de gasto de cola de forma online, usando un programa central, transparente y eficiente. Miguel Arguis, director de Tecnologías de Información de Tecnotramit, valora que Amazon Business le permita asignar roles de compras y aprobación para tener un mayor control y una gestión más eficiente de los gastos de cola del día a día. Tecnotramit, empresas de servicios para entidades financieras y compañías inmobiliarias, ya contaba con una cuenta individual en Amazon desde la que Miguel realizaba los pedidos de empresa. Al hacer el cambio a Amazon Business, las compras de empresa se administran fácilmente por 5 personas autorizadas que trabajan en departamentos distintos. Esto les ha permitido mejorar el tiempo de gestión y tener mayor visibilidad del gasto que generan los artículos de gasto de cola de forma online.

    Para Miguel, la principal ventaja de Amazon Business es la posibilidad de descentralizar la búsqueda de compras del departamento que gestiona y de otros adicionales para que estos sean más ágiles en la gestión de compra de sus productos específicos. Los departamentos de Tecnotramit tienen una mayor independencia para hacer sus propias adquisiciones, evitando solicitudes innecesarias y favoreciendo una gestión global centralizada y unificada con Amazon Business.

    2. Comparar los precios de forma rápida y eficiente

    Es importante obtener el mejor valor posible cuando se realizan compras, siendo especialmente relevante en una organización que se rige por políticas estrictas. La empresa líder en comercialización de fertilizantes, Delso Fertilizantes Grupo, se caracteriza por su austeridad y eficiencia para controlar los procesos y recursos. Una filosofía necesaria al estar presente en mercados tan diversos como España, Portugal, Francia, Marruecos y Angola, lo que dificulta la gestión unificada de las compras.

    DF Grupo ha comprobado que, gracias a la integración de servicios y a la fácil gestión de la cuenta de Amazon Business, puede obtener mayor productividad y mejor organización en sus compras. Jorge Sada, Técnico Informático de DF Grupo, trabaja en el departamento de IT dando soporte a más de 250 personas, y ha encontrado en Amazon Business la herramienta idónea para simplificar la gestión de compras para las distintas empresas del grupo. Amazon Business le ofrece a DF Grupo la posibilidad de centralizar en Jorge y otros dos compañeros las compras de diferentes empresas, pudiendo acceder a una gran variedad de artículos y categorías, realizar pagos aplazados, agrupar las compras y concentrar facturas en un solo clic.

    3. Descentralizar el proceso de adquisición

    Suele ser práctico que los departamentos más grandes de una organización puedan hacer sus propias compras, de modo que puedan encargar artículos individuales, en lugar de hacer solicitudes al equipo de compras cada vez que necesiten comprar un cartucho de tinta de impresora o una caja de bolígrafos. Esto tiene ventajas evidentes de ahorro de tiempo para el equipo de compras, pero puede complicarse y ser difícil de rastrear.

    La Universidad de Leicester emplea a 4.000 personas, de las cuales más de 100 tienen tarjetas de compra. La falta de un sistema digitalizado de adquisiciones, sumado al número relativamente grande de personal con responsabilidades en materia de compras, dificulta al equipo el seguimiento de los gastos de toda la institución.

    Para Anthony Midgley, Director de Categorías y Jefe de Sistemas de Compras de la Universidad, la modernización del proceso de compras para que los gastos fueran visibles de inmediato fue sumamente útil. Midgley pudo comprobar en tiempo real cómo el sistema ordenaba los pedidos en lugar de dedicar su tiempo a perseguir los registros cada fin de mes. Esto le permitió usar su tiempo de manera más estratégica, permitiéndole asegurar que el departamento de compras de la universidad funcionara lo mejor posible.

    Otra ventaja de las compras descentralizadas es la posibilidad de que cada oficina y sucursal tenga su propio nombre y dirección de facturación, establecidos por el CPO, dentro de la tienda online. Si se establece el mismo número de factura y las mismas condiciones de pago para todos los pedidos, los gastos pueden ser consolidados de forma fácil. Esto mejora la eficiencia de las compras; los clientes empresariales determinan un ahorro medio del 13% en el coste cuando realizan compras online, en comparación con los procesos de compra manuales.

    Además de mejorar la precisión y la granularidad, esta característica ayuda a proporcionar un mayor control y visibilidad, dando a los CPO una visión general fiable de los gastos de cola y los gastos relacionados, sin tener que microgestionar cada compra de papel de impresora o grapas. Además, los CPO tendrán acceso a una gran cantidad de datos nuevos que les permitirán formular recomendaciones acertadas y demostrar su valor de forma interna. Al mismo tiempo, los empleados con responsabilidades en materia de compras tendrán la libertad de adquirir los artículos que necesiten, demostrando así confianza y estableciendo sólidas relaciones de trabajo entre el equipo de compras y la organización en su conjunto.

    Las compras online ayudan a resolver los problemas de la organización

    A menudo puede resultar complicado conseguir equilibrio para gestionar los numerosos retos y objetivos de una organización. Es importante que el personal se sienta valorado y respetado, que sienta que tienen confianza en él para comprar artículos sin tener que pedir permiso hasta para adquirir un lápiz o un cartucho de impresora. Pero es fundamental para un proceso de compras eficiente que el CPO pueda hacer seguimiento y gestionar todas las compras de forma eficaz, asegurando que la empresa se mantenga en el camino para lograr sus prioridades clave.

    Existen ventajas obvias en la compra online, como muestra el informe Next Generation Digital Procurement de Accenture, las empresas pueden mejorar drásticamente la velocidad, la agilidad y la eficiencia con un sistema de compras online. La digitalización de las compras proporciona a los CPO una ventaja estratégica, ya que les proporciona toda la información que necesitan para ayudarles a preparar su proceso de adquisiciones, a la vez que les garantiza un crecimiento continuo y una ventaja competitiva.

    Christopher KallscheidAsí, con las características adecuadas que permiten al CPO equilibrar el ahorro de tiempo y costes con los requisitos generales del equipo, las compras online ofrecen claros beneficios. Para el Butterfly Patch Nursery, la Universidad de Leicester y Stephenson MAT, el proceso de compra digital ha sido fundamental para ayudar a que el departamento de compras haga avanzar a estas organizaciones.

    Christopher Kallscheid, responsable de Amazon Business en España.

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