El último año ha sacado a la luz las carencias digitales de las compañías en muchos aspectos de negocio. La falta de herramientas o de procedimientos bien definidos ha dificultado la gestión de la actividad empresarial, en un contexto donde los equipos estaban más dispersos que nunca. Esta nueva realidad ha servido como punto de inflexión para muchas compañías españolas que, tras un ejercicio de autorreflexión, se preparan para afrontar la siguiente etapa de una manera más rentable, eficiente y digital.
Según datos de Pleo, startup fintech creada para simplificar la gestión de los gastos de las compañías, la administración de gastos de empleados es, precisamente, una de las áreas menos modernizadas: tan solo el 30% de las empresas españolas cuenta con procedimientos digitales, lo que no implica que estén bien estructurados y definidos.
El estudio, en el que han participado CFOs y responsables financieros de España, resalta que un 77% cambiaría sus procesos de gestión de gastos de empleados, en búsqueda de soluciones más ágiles y adaptadas a la nueva realidad laboral. En otros países europeos, como Reino Unido, este porcentaje se reduce al 33%. Sin embargo, en los negocios españoles la gestión de expenses afecta a la rentabilidad empresarial: para el 34% se trata de un proceso ineficiente, tedioso o una pérdida de tiempo. Para una compañía de 1.000 empleados la gestión manual implica un coste de alrededor de 19€ por reporte y, además, uno de cada cinco de estos informes contiene errores.
Ventajas de la gestión digitalizada de gastos
La implementación de estos sistemas puede aportar grandes beneficios, tanto a nivel de administración empresarial como para el día a día de los empleados.
En términos de negocio, se consigue un mayor control y transparencia sobre todos los movimientos, lo que permite ajustar las previsiones y costes de cada proyecto o departamento según sea conveniente.
Paralelamente, se agiliza el trabajo de los equipos financieros y responsables de equipo, al eliminar la necesidad de clasificar y aprobar individualmente los gastos de cada empleado. De esta manera, se favorece que estos profesionales dediquen sus horas de trabajo a actividades más estratégicas que contribuyan al desarrollo del negocio.
Por otra parte, para el resto de empleados, las soluciones digitales eliminan la obligatoriedad de rellenar hojas de gastos, favoreciendo un reporte más rápido y sencillo. Además, evitan que los trabajadores asuman compras de trabajo con dinero personal.
