Optimizar el proceso de facturación dará como resultado directo el ahorro de tiempo. Pero, también, un ahorro quizá no inmediato, pero sí, muy significativo, de dinero ya que, además de agilizar las tareas, gracias a la automatización de muchas de ellas, también se evitará cometer errores. La mayor precisión en el proceso ahorrará, por tanto, tiempo y dinero.
En este sentido, es importante que las organizaciones con independencia de su tamaño diseñen los protocolos de facturación óptimos. Y que operen conforme a un modelo que les permita planificar y operar de manera reglada y segura, tanto, en el envío de las facturas, como en el resto de las funciones complementarias: cumplimentación de declaraciones trimestrales y anuales, control de gastos, etc. La sistematización del proceso ayudará a ganar velocidad y, también, a evitar posibles descuidos que podrían ocasiones grandes trastornos.
Con respecto a la tecnología que se puede utilizar para optimizar el proceso, los responsables de Datisa ponen el foco en emplear un software de facturación funcional, flexible y fácil de utilizar. Isabel Pomar, CEO de Datisa dice que “utilizar un software de facturación proporcionará muchas ventajas, además, de agilizar el proceso. Entre ellas me quedo con dos muy concretas: la actualización del registro de facturas y la optimización de su rendimiento.”
En relación con los dos aspectos que apunta Pomar, es importante señalar por ejemplo que, trabajar con un software de facturación permite mantener un registro de los trabajos/servicios prestados, asociados a las facturas emitidas, pendientes de emisión, de cobro, etc. Y, por otro lado, el ERP adecuado puede hacer que la factura se convierta en algo más que un documento mercantil.
La factura puede ser también un elemento diferencial para mejorar la identidad de marca de una organización. Un diseño atractivo y la cumplimentación de todos los datos en un formato sencillo y fácil de entender fácil, -cantidad a abonar, forma de pago, vencimiento, desglose detallado de conceptos, datos de emisor y destinatario, etc.- transmiten un mensaje potente sobre la profesionalidad de la organización y transparencia.
Cuatro puntos
Pero, desde Datisa se apuntan. Además del ahorro de tiempo y de dinero, otras muchas ventajas del ERP de facturación al entorno de las pymes. Algunas de las más relevantes se resumen en estos cuatro puntos:
- Incremento de la productividad. Guardar toda la información de cada cliente/proyecto ayuda a automatizar el proceso de facturación.
- Minimización de errores. Una vez configurado el sistema para la automatización de las tareas de facturación, es muy poco probable que pueden cometerse errores.
- Disponibilidad de informes de facturación. Informes que incluyen datos de clientes, histórico de ventas, transacciones, operaciones y evolución o involución de los planes de acción respecto a la planificación de objetivos establecida.
- Permite la integración con otros programas. Como por ejemplo el CRM o un ecommerce, la pyme puede vincular su proceso de facturación con terceros y automatizar operaciones recurrentes.
