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Domingo, 4 Diciembre 2022

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La factura electrónica será obligatoria a partir de septiembre de 2023: normativa legal

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La aprobación de la Ley Crea y Crece, por parte del Congreso de los Diputados, ha supuesto la adopción de la factura electrónica, modificando la normativa anterior y ampliando la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales. La fecha establecida para su adopción se ha fijado a partir de septiembre de 2023.

Esta circunstancia garantizará una mayor trazabilidad y control de pagos entre ellas. Asimismo, otro de los objetivos es obtener información fiable y ágil para conocer los plazos efectivos de pago, requisito indispensable para poder reducir la morosidad de manera eficaz.

La implantación efectiva de la factura electrónica se facilitará con los recursos previstos para la digitalización de las pymes en el Plan de Recuperación. En particular, el Programa Digital Toolkit incluirá entre los productos y servicios subvencionables la factura electrónica.

El Gobierno pretende con esta iniciativa promover su uso en las operaciones entre empresas y autónomos como medida de digitalización empresarial y como mecanismo, también, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, con la diferencia que se expide y se recibe en formato electrónico. No obstante, su expedición está condicionada al consentimiento por parte del destinatario. Es decir, es un justificante de entrega de bienes o prestación de servicios, expedida y recibida en formato digital.

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Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica: La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Ventajas

El incremento de la seguridad y el ahorro de tiempo y dinero son los principales motivos que llevan a una empresa a comenzar a facturar electrónicamente. Algunas de sus ventajas son:

Ahorro en costes de facturación: Frente a la factura tradicional, la emisión de facturas electrónicas supone un ahorro de casi el 70%, debido a que se reducen los costes en la manipulación de papel, sellado, gestión de tesorería, etc. Mientras que en la recepción, pasar del papel a lo electrónico permite un ahorro del 65%.

Ahorro de tiempo y optimización de procesos: la facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresa o entre usuario y empresa. En emisión, se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de un minuto y 33 segundos; mientras que con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.

Reducción del impacto medioambiental: La factura electrónica es, además, respetuosa con el medio ambiente. Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kilogramos de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles.

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