Hoteles, comidas, cenas, desplazamientos… Los viajes de negocios generan unos gastos que las empresas deben abonar, bien mediante reembolsos a posteriori o bien a través de dietas de viaje. Estas últimas se caracterizan porque el importe es fijo, y lo normal es que se paguen al trabajador antes de salir de viaje.
Además, los viáticos tienen que reflejarse en las nóminas de los trabajadores, aunque tengan la consideración de percepciones no salariales. Esto es así porque no retribuyen el trabajo realizado, sino que compensan los gastos que se producen al desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo. La contabilidad se realizará en la cuenta 640.
Eso no quiere decir que las dietas de viaje coticen o tributen. De hecho, están exentas del IRPF siempre y cuando no superen los siguientes límites:
- 53,34 euros para viajes dentro de España con pernocta y 26,67 euros sin pernocta.
- 91,35 euros para viajes en el extranjero con pernocta y 48,08 euros sin pernocta.
- Los gastos de kilometraje hasta 0,19 euros por kilómetro.
- Para gastos de alojamiento y de transporte público no hay límites.
En este punto es importante dejar una cuestión clara. Las empresas deben contabilizar las dietas correctamente para evitar problemas. Estos gastos de viaje se contabilizan en el grupo 62 del Plan General de Contabilidad (“Servicios Exteriores”).
De cara a comunicar las dietas a la Seguridad Social (mediante ficheros CRA), necesitan tener controlados los justificantes de los gastos. Es fundamental acreditar el día, el lugar y el motivo del viaje. Para ello, los tickets y facturas deben incluir una serie de datos: número, nombre de la empresa, razón social, CIF, datos del establecimiento, fecha, desglose de los conceptos, base imponible y tipo impositivo.
¿Sigues gestionando las notas de gasto de forma manual? Corres el riesgo de que los tickets y facturas acaben deteriorándose o perdiéndose. Tampoco obtendrás trazabilidad de los gastos ni podrás exportarlos de forma automática a tu ERP.
Ventajas de digitalizar la gestión de dietas de viaje
Aquí es cuando cobran especial relevancia las soluciones de digitalización de gastos de viaje profesionales. Como Okticket que, al estar homologada por Hacienda, te permite deshacerte del papel una vez que el gasto se ha subido a la aplicación. Más ventajas:
- Personalización de la app en función de la política de gastos de viaje de tu organización.
- Configuración de diferentes tipos de dieta por empleado e importe.
- Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales… Y la obtención de ventajas fiscales.
- Contabilización automática de los gastos de alojamiento y manutención.
- Información ordenada, algo muy útil ante una inspección fiscal.
- Ahorro de tiempo y recursos. Gracias a la agilidad de la solución, el departamento financiero puede dedicarse más tiempo a gestionar el dato, a sacar predicciones de futuro, a mejorar los márgenes… En definitiva, a dedicarse a otras actividades que reporten un valor añadido a la compañía.
Además, puedes controlar el gasto antes de que se produzca. ¿Cómo? Facilitando a los empleados en movilidad una tarjeta de empresa que permita una configuración personalizada. Con la OKT Card, la tarjeta de débito inteligente de Okticket, puedes establecer límites por usuario, por categoría de gasto, por periodo de tiempo, etc. Los gastos realizados con la tarjeta se concilian automáticamente.
Artículo original de fiscalidad de okticket para la Guía Easy&Smart 2023.
